Продуктивная встреча почти никогда не случается сама собой. Чтобы все прошло эффективно, нужно приложить усилия: сначала все спланировать, затем модерировать, в конце прийти к решениям, а главное, четко их зафиксировать, чтобы никто ничего не забыл.
Как подготовиться, если вы организуете встречу
Напишите участникам план встречи:
- какие задачи вы будете обсуждать;
- кто отвечает за каждый блок;
- сколько времени потребуется на вступление, обсуждение каждого вопроса и итогов.
Помните, что хорошая рабочая встреча занимает меньше часа, в идеале — если вы уложитесь в 30–45 минут. Так коллеги с большей вероятностью сохранят концентрацию, а если впереди новое обсуждение, у них будет время отдохнуть.
Задайте название, которое отразит цель и ожидаемый результат. Например: «Обсуждаем график отпусков» или «Выбираем спикеров на конференцию».
И не забудьте ссылки на нужные материалы и документы. Проверьте, чтобы доступ был открыт для всех участников.
Чтобы достичь целей, модерируйте обсуждение
Это поможет не отклоняться от темы и не выбиваться из тайминга.
- Если встреча онлайн, включите запись.
- В самом начале озвучьте цель, план и ожидаемые результаты.
- Договоритесь поднимать руку, чтобы взять слово, и говорить, только когда предыдущий участник закончил свою речь.
- Старайтесь придерживаться расписания. За 2–3 минуты напоминайте, что пора переходить к следующему блоку.
- Останавливайте затянувшиеся дискуссии и споры. Перспективные идеи не по теме стоит записать и отложить на будущее.
Как записать итоги и что делать дальше
По ходу обсуждения фиксируйте самые важные моменты: что нужно сделать, кто отвечает за каждую задачу, какие по ним сроки, кто координирует весь процесс и т. д.
В конце встречи убедитесь, что все согласны с итогами и ни у кого не осталось вопросов. Договоритесь, как будете отслеживать выполнение задач. Например, сделаете таблицу с общим доступом или заведете отдельный чат. Также можно сразу запланировать следующую рабочую встречу, если она необходима.
После встречи напишите письмо участникам и другим вовлеченным коллегам. Включите в него:
- краткие заметки по рассмотренным темам и принятые решения;
- намеченные шаги, сроки реализации и имена ответственных;
- отложенные вопросы, к которым вы вернетесь позже;
- дату и тему следующей встречи.
Проанализируйте результативность встречи
По возможности запросите обратную связь у команды и дополните свое мнение. Тут помогут вопросы:
- Удалось ли принять все необходимые решения?
- Насколько эффективно участники провели время?
- Что вы сделали хорошо, а что можно улучшить в будущем?
Хороших встреч!