Нужно ли как-то специально организовывать деятельность по регламентации процессов в компании? Ответ зависит от модели управления в вашей компании. Если управление в компании ориентировано на процессную модель, то без выделения отдельного направления деятельности по регламентации процессов (нормативной методологии) не обойтись.
Оффтоп - мы запустили спецпроект! Telegram-канал "Бумажный мир" - экспертный канал о работе с документами и архивной отрасли! Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты! Подписывайтесь.
Существует два подхода организации направления методологии: централизованный и децентрализованный.
Централизованный подход предусматривает создание отдела методологии, ответственного за регламентацию процессов и создание единой нормативной базы компании.
Преимущества централизованной методологии
- соблюдаются общие правила и методы разработки регламентирующих документов;
- есть возможность централизованно контролировать нормотворческую деятельность;
- отдел методологии выступает в качестве непредвзятой и незаинтересованной стороны в решении спорных вопросов между подразделениями, которые могут возникать при описании взаимодействия подразделений-участников процесса.
Недостатки централизованной методологии
- ресурсы отдела могут не обеспечивать реальную потребность в регламентации,
- заявки на разработку регламентирующих документов выполняются не сразу.
Децентрализованный подход предусматривает создание регламентирующих документов владельцами процессов, то есть на местах. При этом обязательно должен быть назначен ответственный за регламентацию процессов, который будет консолидировать деятельность разработчиков локальных нормативных актов в подразделениях. То есть некая централизация все равно потребуется.
Преимущества децентрализованной методологии
- быстрое реагирование;
- возможность очень детального описания процедур деятельности соответствующего структурного подразделения за счет знания узкой специфики.
Недостатки децентрализованной методологии
- невысокое качество регламентирующих документов, поскольку этот вид деятельности не является для владельца процесса профильным.
Вывод
Процессный подход к управлению требует создания специального направления деятельности – нормативной методологии. Есть разные способы организовать работу по регламентации процессов. Выберете наиболее подходящий для вашей компании.
Материал подготовлен партнёром "Делис Архив", к.и.н., директором DocManagement Consult Софьей Ульянцевой.
DocManagement Consult – это команда методологов, экспертов в области управления документами и системных архитекторов по ведущим системам электронного документооборота, разработчик проекта ГОСТ Р «Эталонная модель цифрового документооборота организации»