К одному из постов о необходимости использования проектного управления в образовании прилетел интересный комментарий такого формата: “Раньше жили без проектов, вот и нечего начинать!” Категорично не согласен с этим мнением.
Недавно решил актуализировать знания по проведению событий и мероприятий. У нас в технопарке это значимый объем работы по привлечению ребят в научную, техническую и IT-сферу. А я пропагандирую идею, что участники наших мероприятий должны сами захотеть прийти на событие, а не как это часто делается - “из-под палки”. Если мы лишаем ребят права выбора, то изначально негативно настраиваем аудиторию, хоть подростковую, хоть взрослую.
Для проектирования интересного мероприятия нужно учитывать ряд существующих ограничений, обычно это бюджет, время и качество проводимого события. И вот тут включаются механики проектного управления, если у нас есть ограничения, тогда нужно задачу трактовать как проект и использовать методы проектного управления. Если же нет ни одного ограничения (любое количество времени, “многа деняк”, и суперспециалисты), тогда у вас все получится, но в жизни так не бывает. Поэтому приходится изучать проектное управление. Хочу сказать, что это действительно полезные инструменты, они могут пригодиться, думаю, в любой сфере, начиная с образования и заканчивая бизнесом.
Ниже приведу приемы и методы, которые позволяют реализовать классный проект, делать это буду на примере, организации образовательного события (форума или школьной конференции). И остановлюсь на наиболее значимых этапах.
1. Исследование целевой аудитории. Когда мы планируем событие, нужно первым делом изучить ЦА (целевую аудиторию), причем, очень детально: пол, возраст, социальный статус, род деятельности, достаток, интересы, семейное положение. Когда прошу сделать это студентов - они указывают интервалом, но это неправильно, нужно выявить типичного участника мероприятия, чтобы понять, какую пользу мы можем ему оказать своим мероприятием, если пользы не будет, тогда
никто не пойдет на наше мероприятие.
2. Мозговой штурм (поиск формата). После подробного описания нашего участника, мы поймем, как с ним работать: какое содержание и какой контент ему выдать, каких спикеров пригласить, каким должен быть дизайн события и др.
3. Четкая цель по SMART - обязательный атрибут проекта. Этот инструмент у всех проектных управленцев уже в горле сидит, но он работает. На самом деле, есть и другие методики постановки цели - SMARTER, метод Кавасаки, но начать стоит со SMART. Считаю, что правильно поставленная цель, это уже половина проекта. В постановке цели нужно практиковаться, и со временем вы научитесь ставить точные, классные цели, не только для себя, но и для своей команды.
4. Показатели результата. Одна из самых больших ошибок при проектировании мероприятия — это отсутствие количественных и качественных показателей, которые расскажут вам о достижении цели. Это обязательно должно быть заложено в цель, в пункте "измеримость". Пропишите, какое количество участников вы хотите видеть, чем вы им поможете быть полезны, что в них измените, за что они вам будут благодарны. В качестве показателей могут быть: регистрации на мероприятие, участники, лиды, анкеты обратной связи, мониторинг соцсетей, индекс лояльности, анализ отзывов.
5. Команда. Обязательно обозначьте состав вашей команды, отметьте те навыки, профессиональные знания и опыт, который необходим для реализации вашего проекта. Распишите командные роли и зоны ответственности. Распределите задачи. Все это поможет работать эффективно и слаженно. Для образовательного мероприятия может понадобиться: контентный менеджер, дизайнер, продюсер, редактор, видео-команда, координатор работы со спикерами. Продумайте инструменты для коммуникации команды: внутри команды, для внешней коммуникации, для мозговых штурмов, ведения документации и отчетности.
6. План. Это основной документ вашего проекта, который включает все необходимые задачи проекта, ответственных, все дедлайны. Желательно прописать финальный продукт по каждой из задач. Хорошим примером плана будет - диаграмма Ганта, которая позволит руководителю проекта контролировать общий ход реализации проекта и понимать последовательность задач.
7. Бюджет это самая сложная составляющая мероприятия, но при планировании стоит помнить, что не всегда вы все делаете за свои деньги. Всегда можно найти партнеров, спонсоров, волонтеров. Если цель вашего мероприятия, действительно, значима, тогда они обязательно найдутся. При составлении бюджета образовательного мероприятия стоит помнить про: застройку/аренды помещений, видео(трансляции/запись), промо материалы (сувениры/брошюры/раздаточный материал), продвижение, еду, трансфер спикеров и дизайн события.
8. Риски. План проекта обязательно должен предусматривать риски. Во время подготовки может произойти многое: заболел ведущий, затянулось согласование, затянулась печать полиграфии, цены выросли, бесплатное продвижение не сработало и многое другое. В этом случае, лучше сразу прописать запасной вариант, а в голове лучше держать пару таких вариантов.
9. Аналитика. Часто организаторы не проводят анализ мероприятия после, не обсуждают с командой удачные и неудачные решения, не собирают банк ошибок. Если вам предстоит с этой командой еще делать проекты - обязательно рефлексируйте. Это еще хороший способ мотивации команды, а сбор и анализ ошибок позволяет усваивать уникальный опыт. Но стоит помнить несколько моментов, к которым всегда нужно быть готовым: “всем не угодить” - найдутся те, которые обязательно оставят негативные отзывы. Это нужно принять, как данность. Все может пойти не по плану - тут ориентируемся на ходу. Денег чаще требуется больше, а любого спикера лучше перепроверить.
Получается, что даже школьную научно-практическую конференцию можно организовать по методикам проектного управления. В этом случае, думаю, что правильно, сразу начать учиться механикам проектного управления, чтобы наработать полезный опыт реализации проектов. Возможно, этот опыт станет для вас ключом к карьерному росту.
Если статья понравилась, напишите об этом и подписывайтесь на канал. А я вдогонку вам предложу несколько книг по управлению проектами:
•Одноминутный менеджер. Самые практичные техники менеджмента. К. Бланшар, С. Джонсон
•Совещания по Адизесу. Ш. Адизес, Н. Бен Лави
•Основы Scrum: практическое руководство по гибкой разработке ПО. К. Рубин
•Agile ретроспектива. Как превратить хорошую команду в великую. Э. Дерби, Д. Ларсен
•Цель. Э. Голдратт
•Deadline. Т. ДеМарко