Написание этой статьи вызвано интересом, показать проблему дистанционного управления в проектах. Сейчас существует масса инструментов для управления проектами и удаленными командами, но мало информации об инструментах построения отношений имея в кармане только телефон и отсутствие возможностей очно собираться за круглым столом и оперативного обсуждения идей с глаза на глаз.
Ниже в таблице, я привела данные опроса своих коллег из разных отраслей бизнеса, по трудностям, с которыми они столкнулись при вхождении в новые удаленные команды:
Анализируя ситуацию, оказалось, что практически все коллеги столкнулись с одними и теми же задачами в управлении проектами. Поэтому, в этой статье я рассмотрю инструменты, которые помогают эффективно управлять проектами.
Технические инструменты
В этой главе я рассмотрю рабочие инструменты: их плюсы и минусы в работе, какие задачи они решают.
В таблице я привела примеры систем для удаленной работы:
Как видите, инструменты для управления проектами и удаленными командами все по своему удобные и выполняют каждый свою функцию.
Далее я рассмотрю самый распространенный инструмент- электронная почта и телефон.
Как результативно управлять командой через электронную почту и телефон.
Достаточно распространенный случай, когда в компании единственный инструмент общения- это электронная почта и телефон.
И существует ряд правил, соблюдая которые данный инструмент будет более эффективным. Данные правила рассмотрим ниже:
- По одному вопросу должна быть одна тема сообщений
- Помечайте важные письма
- Если письмо отправляется группе лиц, а задача только для некоторых сотрудников, то в письме необходимо обратиться к конкретным лицам. Пример: Здравствуйте, коллеги. Ольга П., прошу согласовать вашу часть проекта.”
- Создайте структуру папок в почте, чтобы письма по проектам автоматически распределялись по папкам, так вы быстрее найдете нужное письмо
- Если в почте есть лимит хранения сообщений, а некоторые проекты длятся год, то их стоит пометить “Не архивировать”
- Если вы ставите задачи по почте, то ставьте сроки исполнения и по окончании срока напоминайте исполнителям о задаче
- Ставьте встречи в календаре электронной почты
- Всегда подписывайте содержание файлов, чтобы группа понимала кому он отправляется
- Четко описывайте задачу. Она должна содержать: цель, сроки, исполнителей, формат предоставления данных
- Если вам пришел ответ или встречный вопрос, не затягивайте с ответом. Если вы пока не знаете что ответить, напишите “Ольга Р., спасибо. С ответом вернусь позже, до конца недели”
- Если вы отсутствуете на рабочем месте и без доступа к почте, то поставьте отбойник “Меня нет на рабочем месте, без доступа к электронной почте до (числа). если вопрос срочный звоните на телефон +7 () _______ или обратитесь к ____”
- После звонка, обязательно отправляйте протокол совещания.
Одним словом, при работе в почте необходимо соблюдать ту же гигиену общения что и при живом общении.
Как показывает практика почту можно использовать для контроля сроков и для общения с группой лиц, но есть один существенный минус- когда много проектов и члены команды уходят, то вся переписка и протоколы совещаний в почте теряются в 80% случаев. Для того, чтобы история сообщений сохранялась и было удобно ее использовать и передавать новым сотрудникам, необходимо использовать сервисы для управления, часть из которых я перечислила в таблице в разделе 1.
Электронная почта совсем не идеальный инструмент, хоть и доступный. Он имеет ряд больших минусов связанных с хранением данных по проектам, но и этот вопрос можно решить, если вести переписку по теме в одной ветке и сохранять письма на общий сетевой ресурс, тем самым вы сохраните исторические данные и будет что передать следующему сотруднику. Также в электронной почте нет системы уведомлений по задачам, не выставить сквозные процессы в связке одного проекта и так далее. Скорее, почта подходит для текущей операционной работы и проведения совещаний с протоколами, но не управлением проектами.
Продолжение в следующих статьях.