Не знаю как у вас, а у меня, когда я слышу слово «архив» сразу возникают ассоциации с большим количеством хрупких пожелтевших документов, в которых можно найти интереснейшую информацию о Ермаке Тимофеевиче, о тайнах инквизиции (пардон, это наверно в каких-то других архивах), нацарапанные сухонькой рукой труды Нестора-летописца и так далее.
На деле все значительно прозаичнее.
Простые обыватели, обращающиеся в архив, чтобы найти данные о своих далёких предках, нередко недоумевают: «Как так, почему архивные работники мне ничего не могут найти, я ведь назвал им ФИО и примерный год рождения».
Мне тоже казалось, что я обращусь в архив и найду уйму необходимой информации. И тема-то была такая, благодарная. Найти документы, подтверждающие, что жители Прокопьевского района ударно трудились в годы Великой Отечественной войны. Казалось, что таких документов должно быть множество – только успевай делать копии. А что оказалось на деле?
Расскажу, как все было. Во-первых, в каждом архиве есть множество фондов. Фонд – это как бы самые крупные разделы архива. Этих фондов может быть не сто и не двести, а тысячи!!! Но здесь можно сориентироваться по названию фонда. Так, у нашей рабочей группы самым востребованным оказался фонд Р-72. Этот фонд, как и все другие, делится на описи. В одном фонде может быть три или пять описей, а в другом двадцать – пятьдесят, а то и сто. Описи тоже имеют название. И свой шифр. Опись 1, 2 и так алее и название. Но и это ещё не все. В каждой описи хранятся уже сами дела. Их тоже может быть от 2-5, до 20-100. Таким образом, получив талмуд Фонда, вы наугад просматриваете названия описей, которые могут вам заинтересовать, затем в описях просматриваете дела, которые хотели бы полистать. Все эти Алекс-Юстасу (шифры) вы пишите архивному работнику. Ну, допустим Р-72, оп.5, д.1,2,7; Р-72, оп. 6, д. 2,3,4. И так далее.
И что потом? А потом ждёте, когда сотрудники архива, найдут вам те папки документов, которые вы заказали и принесут вам на просмотр. В каких-то архивах это делают бесплатно, где-то платно. Допустим, за просмотр каждого дела вы платите 50 рублей. Во многих архивах приступили к оцифровке имеющихся документов. И некоторые дела и даже целые описи, а то и фонды можно просмотреть на компьютере. Тем не менее, поиск этих документов занимает некоторое время.
И вот перед вами куча папок. В каких-то по 20-40 листов, а в других по 400!!! Где-то написано от руки на кальке, а где-то отпечатано на машинке на вполне приличной бумаге. И среди этой кучи документов требуется найти информацию.
Как? А наугад. Если вы думаете, что работники архивов досконально знают, что у них хранится в тысяче фондов, в которых по 20-50 описей, в каждой из которых в среднем по 20 дел, то ошибаетесь! Изучить это и запомнить просто нереально. Поэтому они могут только задать вам направление. Ну, допустим, подсказать фонд, в котором мы будете искать интересующие вас описи и дела.
Продолжение следует…