Раньше поставщики отправляли заказчику закрывающие документы в бумажном виде. С 2022 года приёмка по контракту перешла в цифровой формат. Это называется электронное актирование. Вместе со специалистом по тендерам в Точке Анастасией Аржанниковой разобрались в этапах приёмки и как оформить всё без ошибок с первого раза.
Электронная приёмка: что это и зачем нужно
Цифровой формат приёмки документов используют все участники онлайн-торгов по 44-ФЗ. Исключение составляют контракты:
- с единственным поставщиком;
- в сфере гособороны;
- если его заключили до 1 января 2022.
В таких закупках электронное актирование необязательно, а применять его или нет, решает заказчик.
Если вы готовите документы о приёмке по старым правилам на бумаге, не забудьте затем загрузить акт, счёт-фактуру или другие закрывающие документы в ЕИС.
Электронное актирование ускоряет оплату по контракту и избавляет от бумажной волокиты.
Преимущества электронной приёмки:
- На обмен электронными документами времени уходит меньше, чем бумажными, поэтому деньги вы получите быстрее.
- Документы по госконтракту размещены в ЕИС, а значит, нет риска их потерять.
- Данные из ЕИС можно интегрировать с бухгалтерскими программами, поэтому отчётность в налоговую готовить проще.
- Процесс закупок более прозрачный.
Как проходит электронное актирование
Сделайте три шага: подготовьтесь к обмену, заполните акты и счета-фактуры, перешлите заказчику и дождитесь ответа. Рассмотрим каждый этап подробнее.
Подготовка
Чтобы проводить приёмку в цифровом формате, заказчик должен дать доступ к электронному актированию в ЕИС. Если доступ не открыли, напомните об этом заказчику — пока он не сделает это, вы не сможете заполнить закрывающие документы.
Заполнение документов
Вам или тендерному сотруднику нужно зайти в аккаунт на сайте ЕИС. Найдите нужный контракт и создайте электронный акт, этот вариант подходит, если вы работаете без НДС. Плательщикам НДС дополнительно формируют счёт-фактуру.
Затем заполняете все пустые поля, подписываете документы КЭП и отправляете заказчику. О том, какая подпись нужна для участия в тендере, подробно рассказывали в статье.
Получение ответа от заказчика
Через час после отправки документы уже будут у заказчика. Он сверит данные с поставкой и, если всё в порядке, подпишет электронный акт в ЕИС. На это даётся 20 рабочих дней. Днём приёмки будет день, когда заказчик подписал документы в ЕИС.
Пример. Предприниматель заключил контракт со школой на поставку парт и стульев. Он отправил мебель 10 января 2023 года, а в школу парты и стулья доставили 13 января. В этот же день ИП подписал электронный акт в ЕИС и переслал заказчику. Принять мебель и подписать закрывающие документы заказчик должен до 10 февраля числа.
Если заказчик найдёт недостатки или обнаружит, что товары или услуги не соответствуют документам, в приёмке откажет.
Анастасия Аржанникова, специалист по тендерам в Точке
«Если заказчик не принимает документы, он должен отправить мотивированный отказ и указать причины. У вас есть возможность исправить замечания и подготовить новый документ о приёмке. Если вы устранили все нарушения и недочёты, но заказчик уклоняется от подписания и не выходит на связь, обращайтесь в суд.
Бывает так, что к качеству товаров или работ претензий нет, а ошибка только в документах. Тогда заказчик отправит уведомление в ЕИС и вы сможете скорректировать недочёты. Конкретный срок для этого в 44-ФЗ не прописан, ориентируйтесь на сроки, указанные в контракте».
Госзакупки с Точкой
Чтобы снизить риски, делегируйте сопровождение тендера специалистам Точки. Наши эксперты по закупкам зарегистрируют вас в ЕИС и помогут подготовить закрывающие документы, чтобы заказчик принял их с первого раза.
Как заполнить документы о приёмке: инструкция для поставщика
Шаг 1. Перейдите на сайт ЕИС и зайдите в «Личный кабинет» в правом верхнем углу сайта.
Шаг 2. Предоставьте права доступа на просмотр и создание документов о приёмке. Для этого у вас должен быть уровень доступа «Руководитель» или «Администратор».
Шаг 3. Во вкладке «Исполнение» выберите нужный договор, а затем нажмите кнопку «Создать документ о приёмке».
Если вы хотите добавить готовый акт приёмки с компьютера, выберите пункт «Загрузить документ из файла».
Шаг 4. На вкладке «Общая информация» внесите данные о контракте. Идентификатор контрагента, номер и дата заключения контракта заполняются в авторежиме.
Передвиньте ползунок «Указать отраслевую специализацию» для закупок лекарств и контрактов в сфере строительства. В других госконтрактах передвигать указатель не нужно.
Код закупки подгрузится из ЕИС.
Передвиньте указатель «Включить формирование счёта-фактуры в документ о приёмке», если работаете на упрощёнке и вам не требуется счёт-фактура.
В графе «Наименование документа» укажите, какой закрывающий документ формируете, например, акт выполненных работ.
«Наименование поставщика» и «Дата составления документа о приёмке» проставляются программой. Документу автоматически присваивается номер.
Шаг 5. В разделе «Контрагенты» заполните данные о вашей компании. Для этого выберите вкладку «Поставщик».
Шаг 6. Для раздела «Товары, работы, услуги» загрузите информацию из КТРУ в ЕИС. Нажмите кнопку «Добавить», найдите в каталоге нужную позицию по коду.
Шаг 7. В разделе «Факт передачи товаров, работ, услуг» заполните поле «Содержание операции».
Укажите дату вручную или выберите в календаре.
Шаг 8. В разделе «Подписанты» нажмите кнопку «Добавить» и выберите сотрудника, который подпишет документ.
Шаг 9. На вкладке «Дополнительные документы» подгрузите другие документы, предусмотренные контрактом.
Шаг 10. На шаге «Подписание» ещё раз проверьте всю информацию. Если всё заполнено верно, поставьте отметку «Согласен» и нажмите «Подписать».
Документ уйдёт заказчику, и когда тот его подпишет, появится статус «Принят».
Если по контракту предусмотрено несколько этапов, для каждого из них подготовьте отдельный электронный акт по инструкции выше.
Особенности приёмки в ЕИС
При электронном актировании иногда возникают технические сложности. Например, виснет личный кабинет или не получается подписать электронный документ. В этом случае обратитесь в техподдержку ЕИС или в Точку — мы поможем справиться с техническими трудностями и загрузить документы.
Для контрактов в сфере строительства и поставки лекарств закрывающие документы отличаются. В первом случае надо заполнить акт, счёт, формы КС-2 и КС-3. Во втором — счёт-фактуру и товарную накладную, а иногда заказчики просят приложить сертификаты на продукцию.
В телеграм-канале Справочной больше актуальных материалов для бизнеса и открытые комментарии, где можно задать вопросы. Подписывайтесь!