Как разработать концепцию, справиться с форс-мажорами, найти партнеров и подарки — ловите инструкцию по организации и проведению классных мероприятий от команды МОСГОРТУРа. Полезными лайфхаками делится начальник отдела реализации вожатских проектов и социальных программ Юлия Удалова, на счету которой десятки успешных проектов в сфере детского отдыха.
1. Задайте вопрос: «Зачем и кому это нужно?»
Если вы хотите, чтобы все прошло с приставкой «супер», сначала ответьте на два важных вопроса: зачем вы хотите устроить мероприятие и что там будет такого, что люди точно захотят пойти?
Например, мы уже девять лет проводим Московский слет вожатых. У участников прикладные цели: познакомиться с коллегами, обменяться опытом, наладить контакты. Компания решает другие задачи — мы подводим итоги сезона, благодарим всех, кто трудится в детских лагерях, а также поддерживаем связь с вожатыми в межсезонье.
До мероприятия важно понять, что «зайдет» аудитории. Можно спросить людей напрямую: чего им хочется, что нравится и интересно? Проанализировав данные, вы поймете, какими активностями наполнить то или иное событие. Так, одну из олимпиад вожатых мы посвятили волшебству и Гарри Поттеру, другую — игре во всех ее проявлениях, от компьютерных до игр разума.
2. Играйте с форматами мероприятия
Миксуйте форматы. Например, у нас есть авторский квиз «Зеленый чемодан». Он родился из интеллектуальной игры «Что? Где? Когда?», когда мы добавили в нее свои фишки. Например, в раунде «Без чувств» просим участников закрыть глаза или запрещаем записывать вопросы. Можно добавить музыкальный тур, придумать вопросы по картинкам — все, что вам нравится.
Благодаря игровым техникам и слиянию форматов, даже обычный поход можно превратить в приключенческий open air. Так мы проводим туристические слеты вожатых: на маршруте к месту стоянки организуем квест — нужно разжечь костер, пройти полосу препятствий, оказать первую помощь.
На турслетах устраиваем соревнования по фрироупу, играем в прятки в темноте, рисуем на рассвете. Гордимся конкурсом бивуаков: команды выбирают страну или эпоху и создают в своем палаточном лагере соответствующую атмосферу. Мне запомнилась команда вожатых из 90-х, которые переоделись в спортивные костюмы, повесили в лагере ковер и кричали песни группы «Руки вверх!»
3. Будьте смелее: развивайте бартер
Когда проводишь какой-то конкурс, хочется, чтобы победители ушли не с пустыми руками. Для этого необходимо налаживать систему партнерства.
Представьте, что вы заходите в соцсети и видите крутой рюкзак — мечту вожатого. Пишете производителю в личку, рассказывая о себе и своем мероприятии: «Не могли бы вы выделить нам на подарки 10 рюкзаков? Взамен мы поставим ваш логотип на баннер, расскажем о вас в наших соцсетях и в рассылке». Из 100 компаний откликнутся лишь 6–10, но ведь это работает! Так нашим партнером стал Adidas.
Два года назад пошла мода на кигуруми. Мы написали 30 фирмам, которые делали эти костюмы, и одна или две ответили нам. Сейчас у вожатых новый тренд — на экологичность, поэтому они не пользуются одноразовыми стаканчиками. Значит, ищем фирмы по производству термокружек и предлагаем им бартер.
Приятно дарить впечатления: сертификаты на походы, билеты в театры, музеи и батутные центры, курсы онлайн-обучения.
4. Ищите таланты среди коллег и друзей
Самый ценный ресурс — это люди. Приглядитесь к коллегам, друзьям, родителям детей. Возможно, они могут вам помочь в реализации ваших идей. Так, у одной из выпускниц нашей школы вожатых было хобби — она играла на скрипке. Мы пригласили выступить ее симфонический оркестр на выпускном.
Еще один наш экспертный проект — «Вожаторий: пространство открытых встреч и лекций», где спикеры прокачивают вожатых по разным направлениям. Поспрашивайте окружающих, какими кейсами и увлечениями они готовы поделиться: как вышивать крестиком, быстро запоминать иностранные слова, научиться читать слова наоборот? У любого человека есть опыт или навык, в котором он особенно силен.
Необязательно тратиться и на декоратора для мероприятия, если в вашем окружении есть художники или люди, увлеченные дизайном. Из подручных материалов, используя ножницы и скотч, можно сделать крутые арт-объекты.
5. Держите в уме план Б
На мероприятии может случиться что угодно: сломается музыкальное или световое оборудование, выключится электричество, задержатся хедлайнеры. Поэтому у организаторов всегда должен быть план Б — это страховка от форс-мажоров.
Допустим, возникла техническая получасовая заминка, зрители в зале ждут. Что вы будете делать: молчать и смотреть, петь по строчкам песню или танцевать кистями рук? На мероприятиях МОСГОРТУРа всегда наготове команда вожатых, которая проведет игры со зрителями.
Не бывает нерешаемых проблем — все зависит от того, насколько руководитель и члены команды включены в проект. Если вы знаете его в деталях и чувствуете слабые стороны мероприятия, то всегда сможете подстраховать друг друга. И все получится.