Согласно Расписанию № 18 о Распределении запасных нижних чинов Уездный Воинский Начальник составлял именные списки команд, отправленных на службу, в различные города, на укомплектование воинских частей.
Запасной нижний чин, находящийся на временном месте жительства в другой губернии, должен был иметь при себе паспорт, в котором было обозначено его отношение к воинской повинности, а также указано – на какой срок ему выдан паспорт. Поскольку фотографии в то время не были так широко распространены, в паспорте имелась специальная графа «Приметы».
Запасные обязаны были регистрироваться в Полицейском Управлении и отмечались в специальной книге учёта, в которой указывалось воинское звание, начало и место действительной срочной службы, дата увольнения в запас, и откуда именно запасной прибыл.
По запросу Уездного Воинского Начальника отрезки (выписки из книг прибывших) Полицейские Управления обязаны были высылать в адрес военного чиновника.
Если запасной, исключённый с учёта, не находился в числе призванных на службу в других губерниях, Уездный Воинский Начальник начинал разыскивать его через Волостное Правление – откуда запасной был родом.
5-го июля 1905 года Московский Уездный Воинский Начальник отправил своему коллеге в Спасск уведомление, что запасной ефрейтор 182-й го пехотного Гроховского полка Василий Григорьев Лагуточкин срока службы 1896 года был призван 19-го июня по 8-й частной мобилизации в Московском уезде и отправлен того же числа в гор. Смоленск в 4-й пехотный Копорский полк .
Если в какой-либо местности временно проживало значительное количество уроженцев другой губернии, то Уездный Воинский Начальник мог отослать список призванных, как это сделал Ростовский Окружной Воинский Начальник 20-го сентября 1905 года .
------------------------------------------------------------------------------------