После успешно показавшей себя практики применения юридически значимого электронного документооборота между организациями настала очередь цифровизации и для кадровых документов.
Особенность данного вида документов заключается в наличии персональных данных, точнее особых требованиях к хранению и защите персональных данных (Федеральный закон "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ), а также в вопросе корректной идентификации лица подписывающего документ, исключении возможности подделки или кражи электронной подписи.
Для проработки этих и других вопросов был организован добровольный эксперимент перехода на кадровый электронный документооборот с привлечением Российских компаний.
Про эксперимент
Российский эксперимент перехода на кадровый электронный документооборот начался в 2019 году и был осуществлен с целью упрощения процедур работы с кадровыми документами для компаний и организаций.
Суть эксперимента заключалась в том, что компании, желающие принять участие, получали возможность перевести свои кадровые документы на электронный формат, используя специальную систему электронного документооборота. При этом эти компании компании, получили поддержку и консультации со стороны специалистов, чтобы облегчить переход на электронный документооборот.
Система позволяла автоматизировать процессы работы с кадровыми документами, такие как прием, увольнение, изменение должностей и другие кадровые операции, а также упрощала процедуры связанные с составлением документов и их хранением.
Эксперимент проводился на территории Москвы и Московской области совместно с Министерством труда и социальной защиты РФ.
По итогам эксперимента было выявлено, что использование электронного документооборота в кадровой сфере позволяет существенно сократить время на оформление документов и снизить количество ошибок при составлении документов. Кроме того, использование электронного документооборота повышает уровень безопасности хранения кадровых данных и позволяет быстро получать информацию о текущей ситуации в компании.
В настоящее время российские компании продолжают переход на электронный документооборот в кадровой сфере, что свидетельствует о положительных результатах эксперимента.
В эксперименте принимали участие различные компании и организации из Москвы и Московской области.
Среди участников эксперимента были крупные корпорации, такие как «Газпром нефть«, «Роснефть«, «Сбербанк», »Российские железные дороги», »Ростелеком» и другие. Также участвовали средние и малые компании различных отраслей экономики, такие как производство, торговля, образование и другие.
Участники отмечают:
- упрощение процессов работы с кадровыми документами,
- сокращение количества ошибок,
- повышение скорости работы с документами,
- повышение уровня безопасности и даже повышение уровня лояльности сотрудников.
Результаты
Первые результаты появились уже 1 января 2021 года, КЭДО был легализован для удаленных сотрудников по всей России (Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ).
Также по результатам эксперимента по переходу на кадровый электронный документооборот Федеральным законом от 22.11.2021 N 377-ФЗ были внесены изменения в Трудовой кодекс в статьи 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ, которые определили порядок
- электронный документооборот в сфере трудовых отношений
- введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот
- взаимодействия работодателя и работника посредством электронного документооборота
Открытые вопросы
Вопросы, оставшиеся нерешенными в связи с переходом на кадровый электронный документооборот в России, включают в себя:
Проблемы с доступностью электронных услуг в отдельных регионах России, где инфраструктура для кадрового электронного документооборота может быть недостаточно развита. Это может привести к тому, что компании не смогут использовать электронные сервисы и продолжат работать с бумажными документами.
Необходимость совершенствования технологий электронной подписи и расширения функционала программных средств, используемых для кадрового электронного документооборота. Например, не все системы могут обеспечивать возможность подписания электронных документов с помощью квалифицированной электронной подписи.
Проблемы с аутентификацией пользователей, которые могут возникать в случае несанкционированного доступа к электронным документам. Необходимо разработать более совершенные системы защиты информации и повышения уровня безопасности данных.
Вопросы по организации процесса архивирования электронных документов и обеспечения сохранности информации в долгосрочной перспективе.
Проблемы взаимодействия различных систем кадрового учета между собой и с другими информационными системами, используемыми в компаниях. Необходимо разработать стандарты обмена данными между разными системами и обеспечить их взаимодействие.
В целом, хотя в России были приняты законы и внедрены технологии для кадрового электронного документооборота, все еще остаются проблемы, которые требуют решения для полноценного функционирования электронных сервисов в этой сфере.
В следующей статье поговорим про:
Дорожную карта перехода на КЭДО, Виды документов которые можно перевести в электронный вид, Виды подписей которые можно использовать для КЭДО сотрудникам, какие системы можно применять для КЭДО, а еще я расскажу об опыте перевода своей компании на кадровый электронный документооборот с примерами.
