Эффективная работа любой компании достигается за счет четкого и качественного выполнения каждым сотрудником своих обязанностей. На своем месте сотруднику должно быть все ясно и понятно, он не должен бегать каждый раз к руководителю с вопросами разного характера. И, конечно же, каждым сотрудником нужно правильно управлять!
Существует множество инструментов для эффективной системы управления персоналом. Сегодня рассмотрим такой инструмент, как главный файл должности (ГФД).
Что такое ГФД?
Главный файл должности (ГФД) - это внутренний документ компании, содержащий название самой должности, подчинение, ЦКП, метрики, мотивацию и функционал сотрудника, необходимые для продуктивного выполнения всех функций должности.
ГФД - это локальный документ, т.е. он делается под цели и задачи компании. Он составляется не на конкретного человека, а на должность.
Рассмотрим каждый раздел этого документа:
- Название должности - здесь указывается название должности по штатному расписанию компании.
- Подчинение - указание непосредственного руководителя.
- ЦКП - в этом разделе прописывается ценный конечный продукт (ЦКП) должности, результат деятельности сотрудника, который достигается выполнением одного или нескольких бизнес-процессов. Т.е раздел отвечает на вопросы: для чего человек работает, что он создает и какой продукт производит. Более подробно о ЦКП вы можете прочитать здесь.
- Метрики - этот раздел содержит критерии оценки сотрудников и по которым можно мониторить выполнение плана. На основании этих критериев работодатель и определяет размер выплаты денежного вознаграждения.
- Мотивация - выполнение прописанных в этом разделе показателей дает дополнительный, материальный стимул сотруднику трудиться более эффективно. Здесь можно видеть, как выглядит модель мотивации. Мотивация основывается на Метриках + дополнительный %. Мотивированные сотрудники работают лучше: они закрывают задачи вовремя или даже раньше срока, успевают сделать больше, выполняют задания качественнее.
- Функционал - раздел, полностью описывающий все должностные обязанности сотрудника.
Единой формы и структуры для этого документа, не существует. Каждый может оформлять ее так, как удобно.
В каждой компании структура ГФД конечно же будет своя. Она может быть дополнена другими разделами или наоборот быть более лаконичной.
ГФД создается HR-специалистом, при непосредственном участии руководителя структурного подразделения, в которое входит эта должность.
Для чего составляется ГФД и какие задачи решает?
Определенность важна в любом аспекте нашей жизни, а особенно в работе.
- Подробное описание функционала должности, позволяет четко и однозначно обозначить обязанности работника. Приходя на работу, мы прежде всего должны четко понимать свои обязанности, права и возможности. Сотрудники точно знают, что от них ждет руководство. А если забудут, всегда можно заглянуть в ГФД.
- В ГФД всегда прописывается непосредственный руководитель, которому подчиняется должность. Подчиненный – это лицо, которое исполняет приказы и распоряжения, полученные от своего руководителя. А руководитель, в свою очередь, делает все, чтобы сотрудники правильно выполнили весь необходимый объем работ. Поэтому сотрудник точно знает к кому ему обращаться и с кем решать возникающие вопросы.
- Ни один человек не сможет работать по-настоящему эффективно, не зная, что он за это получит! ГФД четко определяет, за что платится сотруднику заработная плата и бонусная часть.
- Обе стороны трудовых отношений четко знают, кто, кому и что именно обязан. А значит, улучшается взаимодействие.
- ГФД позволяет оперативно оценить результаты деятельности сотрудника или ошибки, допущенные им при выполнении обязанностей.
Пример ГФД
Грамотно составленный ГФД поможет в эффективном управлении персоналом. ГФД должен быть правильно и четко составленным документом, тогда он сможет выполнить свои основные функции и будет являться действительно результативным инструментом.
А еще одним инструментом организации работы, который необходимо применять для преодоления сложностей в управлении, является создание индивидуального плана развития (ИПР) сотрудника. Статью, посвященную ИПР вы можете прочесть здесь.
Удачи и больших продаж!
***************
Построение отделов продаж под ключ с нуля!