Как справляться с множеством задач?

Дисклеймер: я не смогу предложить вам универсальное решение, но расскажу о том, как делала и делаю я сама.

Первое – выписываю абсолютно все задачи, которые крутятся в голове.

1. Так я вижу весь объем работы, который нужно сделать.
2. Когда перед глазами есть все задачи, с ними гораздо легче работать.

Тут приведу аналогию с паззлами: гораздо легче собирать картинку, когда все паззлы у вас под рукой. И сильно сложнее, когда каждые пять минут перед вами выкладывают по несколько штучек.

После этого я сажусь разбираться.

▪️Проверяю задачи на актуальность.

Оно мне вообще надо? Казалось бы, странный вопрос, потому что «конечно, надо, это же в моём списке дел». Но задача может болтаться там уже полгода и потерять актуальность. Или, может быть, я согласилась на участие в каком-то проекте, потому что мне просто неловко было отказать.

Произойти может что угодно. Поэтому я задаю себе несколько вопросов.

• Почему МНЕ это важно?
• Что я получу, если сделаю это?
• Что будет, если я этого не сделаю?
• На какую мою глобальную цель работает эта задача?

Обычно уже на этом этапе список сокращается.

▪️Разбиваю задачи по группам.

Мне так понятнее и проще, я вижу, что мне нужно просто делать по дому, что важно для работы и развития, а что просто в кайф, и надо не забыть себя порадовать.

• то, что я могу сделать прямо сейчас и забыть (забить)
• рутинные, бытовые дела
• задачи, которые работают на конкретные цели – собственно, по целям
• что-то, что я хотела бы сделать, но когда-нибудь («долгий ящик»)

▪️Прописываю дедлайны.

Если это рутина – я определяю, как часто нужно выполнять задачу, и автоматизирую повтор, чтобы не забивать себе голову. Именно поэтому я перешла на электронный ежедневник, чтобы не записывать постоянно одно и то же.

Если это задачи, которые относятся к целям, я ставлю дедлайн для цели, разбиваю её над подцели, ставлю дедлайны для них и равномерно «размазываю» задачи по всему этому периоду. Звучит очень нудно, но это работает.

▪️Грамотно работаю с новыми входящими задачами.

Именно этот пункт позволяет не заваливать себя снова делами, а спокойно всё выполнять. Когда появляются новые задачи, я сразу анализирую, состыкуется ли это с моими приоритетами и целями сейчас. Если да, то насколько это срочная задача? Примерно прикидываю, когда я смогу этим заняться, и сразу вношу на нужные даты в ежедневник. Почти ничего я не делаю сразу.

Если сильно сократить, то основные принципы выглядят так:

• определить приоритеты и поставить цели
• отказываться от всего, что мне сейчас не важно
• автоматизировать всё, что можно автоматизировать

В таком случае у меня даже не возникает мысли прыгать от одного к другому, потому что я точно знаю, что у меня всё записано, всё запланировано и я ничего не забыла.

Если еще короче: не можешь справиться с хаосом – возглавь его.