Очень часто руководитель предприятия отказывается ждать, когда ему будет предоставлен отчет по предприятию в установленные сроки сдачи месячной отчетности.
И руководителя можно понять: на многих предприятиях отчет о финансово-хозяйственной деятельности за отчетный период будет готов не ранее 20-го числа месяца, следующего за отчетным, а информация для принятия управленческих решений нужна гораздо быстрее, чем вышеуказанные сроки. Как правило, она нужна по состоянию «сегодня на вчера».
С отчетами в натуральных показателях нет никаких проблем, есть фактические данные по производству, либо продажам и такую информацию довольно просто поместить в какую-то отчетную форму.
А вот данные о расходах по объектам незавершенного производства, либо данные о постоянных затратах по видам затрат подать в отчете созданному по методу начисления по состоянию «сегодня на вчера» нереально.
Так как же решить эту проблему?
Первое, что нужно: понять и принять – это то, что основная тройка отчетности (баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств), составляемая по методу начисления, не может быть подана в такие сроки. Для этого есть масса причин, перечислять которые не вижу никакой необходимости.
Второе, допустить, что оперативная отчетность будет отличаться от данных отчета, поданного в сроки, принятые бухгалтерией. В этом тоже нет никакой проблемы, так как для нужд быстрого принятия решений бухгалтерская точность цифр как правило не нужна.
Третье, создать оперативные отчеты не по методу начисления, а по кассовому методу. То есть на основании данных по счету «Расчетный счет» и «Касса». Ведь все затраты предприятия на самом деле «засветились» именно на этих двух счетах (за исключением тех расходов, которые были произведены без оплаты), просто бухгалтерия не признает их произведенными пока не получит документы о поставке товара на ваше предприятие, либо документов о выполнении работ для вашего предприятия.
Проблема решена?
Нет. Если решите создавать отчеты по кассовому методу на основании данных по расчетному счету и кассе, вы столкнетесь с методологической проблемой: дело в том, что ваша учетная база создана так, чтобы структурировать информацию о финансово-хозяйственных операциях, произошедших на предприятии по методу начисления.
Метод начисления – при данном методе учета все операции по предприятию учитываются не по оплате, а по произведенному действию. То есть, когда вы оплачиваете какие-то услуги подрядчика, то это ещё не расход, который ляжет на незавершенное производство по конкретному объекту, расходом он станет только при подписании акта выполненных работ. Если речь о покупке материалов, то они расходами будут становиться либо в момент подписания акта выполненных работ с Заказчиком, либо по закрытию специального документа «процентовок», по которому списываются произведенные затраты на определенный объект учета.
Ваш бухгалтер наотрез откажется переводить систему учета с метода начисления на кассовый метод. Причем откажется категорически вплоть до увольнения. И будет совершенно прав кстати. Этого нельзя делать, ибо кассовый метод не подходит для корректного ведения бухгалтерии.
Ну а в учете работающему по методу начисления вы не сможете собрать расходы в разрезе объектов незавершенного производства и видов постоянных затрат по кассовому методу. То есть имеем полный методологический тупик.
Но есть вариант решения данной проблемы.
Необходимые нам отчеты можно составить, используя имеющуюся базу учета без перевода её (этой базы) на кассовый метод.
Для этого необходимо, чтобы в каждой операции по расчетному счету или по кассе стояли метки, благодаря которым можно будет составлять тот отчет, который нам нужен. Эти метки позволят нам структурировать данные непосредственно в специальном отчете о движении денежных средств в разрезе объектов незавершенного производства и видов затрат.
Чтобы во всех денежных операциях появились эти метки, необходимо во всех платежных документах сделать два дополнительных окошка. Назовем их «Объект» и «Вид затрат». Названия условны, но для наших нужд вполне подойдет.
В окошко «Объекты» будут вноситься те объекты для которого производится данный вид затрат. Под объектами в данном случае мы понимаем аналитику счета «Незавершенное производство» где отражаются объекты производства или строительства. Если производимая затрата не относится ни к одному объекту незавершенного производства, то в таком случае в окошке «Объекты» мы пишем «Административные расходы».
К меткам «Объекты» мы можем добавить несколько меток для расходов, не относящихся незавершенному производству, например: «Общепроизводственные расходы», «Расходы на сбыт», «Административные расходы». А можем оставить только одну метку и как она будет называться не важно. Решите это сами.
Метки «Вид затрат» будут одинаковы как для объектов незавершенного производства, так и для затрат, не связанных с объектами. Например: метка «Зарплата» — данный вид затрат будет относиться как к объектам, так и к затратам с объектами не связанными. И такое свойство будет у многих меток из списка «Вид затрат». Составьте список этих меток и используйте только их. Это очень важно! Добавляйте новые виды затрат только в случае крайней необходимости.
Если вы решите составлять подобный отчет, то вам необходимо будет:
1. Составить список меток относящихся к окошку «Объекты» (это первый уровень меток), а также список меток относящихся к окошку «Вид затрат» (это второй уровень меток).
Приглашаю вас на свой сайт, где вы сможете не только прочитать эту статью целиком, но и найдете много полезной информации по управленческому учету без воды, а также различные электронные таблицы, для удобства вашей работы.