Где руководителю найти время?

А вам знакомо чувство, когда в конце рабочего дня вы просто валитесь с ног, а на вопрос «что ты делал сегодня?» определенного ответа найти не получается?

Если такие ситуации редкость в вашей работе, то это нормально. Но если каждый день вы выжаты как лимон, а к важным задачам даже не приступали: ничего не успеваете, все раздражает - самое время бить тревогу и разобраться куда же уходит время, вернуть себе интерес к работе, быть продуктивным и радоваться жизни.

Для начала предлагаю определить 3 самые частые причины, по которым нам не хватает рабочего времени:

• отсутствие планирования
• большой объём задач
• потеря внимания

Давайте разберём детали:

как планировать рабочий день?

самый удобный вариант это использовать планировщик, например календарь Google или любой другой, но есть несколько секретов при работе с ними:

• при внесении задачи/события увеличивайте время на 15- 30 минут от запланированного, это поможет избежать сдвига плана, если вдруг вышли из тайминга.
• вносите в ваш график перерывы, например обед. Да-да, перерывы необходимы и их нужно также планировать.
• в конце дня просмотрите задачи/события на следующий день, а в конце недели - на следующую неделю. И при необходимости сразу внесите корректировки, распределив нагрузку, это поможет избежать завала

как сократить количество задач?

для решения этого вопроса используйте старую-добрую фотографию рабочего дня. На протяжении недели подробно записывайте что вы делаете и сколько по времени занимает та или иная задача. Распределите задачи по матрице Эйзенхауэра. Далее выделите типы задач, которые относятся к типам «не важно, но срочно» и «не важно и не срочно», первые - делегируйте, вторые - исключите из работы. Так вы уберёте с себя часть нагрузки, а коллегам дадите возможность для развития.

как фокусироваться?

зачастую потеря внимания происходит, когда мы берём в работу сразу несколько задач, либо отвлекаемся на почту/мессенджеры и т.д. Лучший способ, это не приступать к новой задаче, пока не выполнена текущая, а для борьбы с отвлечением использовать метод 25 минут. Это когда 25 минут вы занимаетесь только выполнением задачи, предварительно выключив любые уведомления о письмах/сообщениях. Мы так устроены, что получив сообщение от сотрудника, считаем важным ответить на него сию секунду, но это мы сами себе придумали, на самом деле любой вопрос может подождать 25 минут, в отличии от важной задачи.

Всего 3 простых пункта, которые помогут вам перестать быть заложником времени и заставят его работать на вас.