С первого квартала 2023 года работодателям нужно отчитываться по НДФЛ по обновлённой форме и уже в другие сроки. Рассказываем, что поменялось в отчёте, как его теперь заполнять и сдавать.
Что изменилось в НДФЛ с 2023 года
Дата признания дохода. С 2023 года поменялся порядок удержания и уплаты НДФЛ с зарплаты работников. Раньше датой получения дохода в виде зарплаты был последний день месяца, за который её начислили. Тогда же и удерживали НДФЛ. Теперь доход признаётся в тот день, когда зарплату выплатили: выдали наличкой или перечислили на банковский счёт, указанный работником. Поэтому НДФЛ нужно удерживать при каждой выплате: и с аванса, и с окончательного расчёта за месяц. То есть выплачивать обе части зарплаты за минусом налога.
Новый расчётный период. До 2023 года это был календарный месяц. Теперь НДФЛ рассчитывают за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего. Но в двух месяцах они другие:
- в январе — с 1 по 22 января;
- в декабре — с 23 по 31 декабря.
На новые периоды нужно ориентироваться при уплате НДФЛ в бюджет, заполнении расчёта 6-НДФЛ и уведомлений об исчисленных суммах.
Единые сроки уплаты. Раньше уплачивать НДФЛ нужно было в разные сроки в зависимости от вида дохода. Например, с отпускных — не позднее последнего дня месяца, в котором их выплатили. С зарплаты — не позднее дня, следующего за выплатой.
С 2023 года НДФЛ, как и большинство других налогов, нужно платить в составе единого налогового платежа (ЕНП) не позднее 28-го числа каждого месяца. В этот срок нужно перечислять НДФЛ, удержанный с 23-го числа прошлого месяца по 22-е число текущего.
Например, до 28 марта нужно перечислить НДФЛ, который вы удержали со всех выплат работникам за период с 23 февраля по 22 марта.
Но есть два исключения:
- Если НДФЛ удержан с 1 по 22 января, его нужно заплатить не позднее 28 января.
- Если НДФЛ удержан с 23 по 31 декабря, его нужно заплатить не позднее последнего рабочего дня календарного года.
Изменения в правилах удержания и уплаты НДФЛ повлияли и на отчётность по нему.
Что нового в форме 6‑НДФЛ
6-НДФЛ — это ежеквартальный отчёт в ИФНС, в котором показывают суммы дохода физлиц и расчёт начисленного налога нарастающим итогом с начала года. Начиная с отчёта за первый квартал 2023 года его сдают по обновлённой форме.
Изменения в основном затронули первый раздел, где приводят информацию о налоге к уплате, например:
- В строке 20 теперь указывают общую сумму НДФЛ по всем физлицам, который нужно уплатить за последние три месяца. В прежнем отчёте тут был удержанный налог.
- В строках 21−24 общую сумму НДФЛ нужно разбить по четырём срокам его перечисления в пределах отчётного квартала. Раньше вместо них был большой блок, в котором суммы удержанного НДФЛ расписывали в хронологическом порядке по разным датами уплаты налога из НК РФ.
Точка сама заполнит актуальную форму 6-НДФЛ
Сервис «Кадры» автоматически подготовит расчёт 6-НДФЛ и другие кадровые отчёты по сотрудникам, рассчитает аванс и зарплату.
Когда и как сдавать 6‑НДФЛ в 2023 году
Расчёт 6-НДФЛ по-прежнему нужно сдавать каждый квартал, изменились только сроки:
- за первый квартал, полугодие, 9 месяцев — до 25-го числа месяца, который идёт за отчётным периодом;
- за год — до 25 февраля следующего года.
Если последний день сдачи совпал с выходным, его переносят на следующий за ним рабочий день.
ИП сдают расчёт в ИФНС по месту жительства. Но бывает, что по патентной системе налогообложения (ПСН) предприниматель зарегистрирован в другой инспекции. Тогда отчитываться по НДФЛ нужно в эту инспекцию.
Если ИП совмещает упрощённую и патентную систему и в каждой деятельности есть работники, нужно сдавать два расчёта 6-НДФЛ: по месту жительства и по месту учёта в качестве плательщика ПСН.
Каким способом сдавать расчёт, зависит от численности физлиц в 6-НДФЛ:
- 11 и более человек — только по каналам ТКС, подписав отчёт усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП);
- 10 и менее человек — можно отчитаться электронно или на бумаге.
Кроме расчёта по НДФЛ с выплат работникам и другим физлицам нужно каждый месяц подавать в ИФНС уведомления об исчисленных налогах. Причём в декабре их будет два.
Как заполнить новую форму 6‑НДФЛ
Порядок заполнения отчёта приведён в приложении № 2 к приказу ФНС.
В расчёте 6-НДФЛ за первый квартал, полугодие и 9 месяцев заполняют только титульный лист и два раздела. К годовому отчёту ещё идёт приложение № 1 — справки о доходах и НДФЛ по каждому физлицу в отдельности.
Титульный лист
Заполните ИНН юрлица из 10 знаков. В последних двух ячейках поставьте прочерки. Укажите КПП.
У ИП есть только ИНН из 12 знаков. В поле с КПП ставьте прочерки.
Все страницы отчёта нужно пронумеровать. Порядковый номер указывайте в формате «001», «002».
Номер корректировки — «0 - -» для первого отчёта за этот период. Если будете исправлять ошибки в уже принятом 6-НДФЛ, укажите здесь номер «1 - - ». При дальнейших корректировках этого же отчёта «2 - - », «3 - - » и так далее.
Отчётный период — для расчёта за I квартал «21», за полугодие «31», за 9 месяцев «33» и за год «34». Если сдаёте 6-НДФЛ при закрытии юрлица или ИП, берите код из приложения № 1.
Календарный год — год, за который подаёте расчёт, например, «2023».
Код налогового органа — номер инспекции, в которую отчитываетесь. Его можно посмотреть в сервисе «Определение реквизитов ИФНС».
Код места нахождения или учёта берите из приложения № 2. Например, если отчитываетесь в ИФНС по месту учёта ИП, ставьте код «120», по месту ведения патентной деятельности — «320».
В поле «Налоговый агент» напишите сокращённое название вашей организации из учредительных документов. Если его нет, тогда полное. Для ИП укажите ФИО как в паспорте, без сокращений.
Код по ОКТМО — код муниципального образования, на территории которого находится организация. Для ИП укажите ОКТМО по месту жительства. Если сдаёте 6-НДФЛ по работникам, занятым в патентной деятельности, укажите код по месту учёта в качестве плательщика ПСН. Посмотреть, какой у вас ОКТМО, можно в том же сервисе ФНС. Если в коде 8 знаков, пустые ячейки справа не заполняйте.
Раздел 1
Здесь показывают сумму налога на доходы физлиц, которую нужно уплатить за последние три месяца отчётного периода. Например, в расчёте 6-НДФЛ за 9 месяцев — с июля по сентябрь.
В строке 010 укажите КБК по НДФЛ.
КБК на 2023 год по НДФЛ с доходов, которые выплачивает налоговый агент
Строка 020 — общая сумма налога к уплате за последние три месяца.
В строках 021−024 распишите суммы рассчитанного и удержанного НДФЛ к уплате по четырём срокам перечисления. В сумме они должны быть равны строке 020.
Например, в расчёте за I квартал 2023 года нужно заполнить сроки:
- 021 — налог, который вы удержали с 1 января по 22 января;
- 022 — налог, который вы удержали с 23 января по 22 февраля;
- 023 — налог, который вы удержали с 23 февраля по 22 марта.
Строку 024 заполнять не нужно, потому что четвёртый срок перечисления будет только в годовом отчёте.
Зарплату за декабрь 2022 года, которую вы выплатили в январе 2023 года, а также удержанный при её выплате НДФЛ нужно включить в отчёт за I квартал.
Строка 030 — общая сумма НДФЛ, которую вы сначала излишне удержали, а потом возвращали по письменному заявлению физлица. В строках 031−032 её нужно разбить по датам возврата. Если ничего такого не было, не заполняйте этот блок.
Раздел 2
Здесь показывают общие суммы начисленных доходов, налоговых вычетов и НДФЛ за весь период с начала года. Если вы рассчитывали налог по разным ставкам, нужно оформить раздел 2 для каждой из них.
В строке 100 заполните ставку НДФЛ, а в строке 105 — КБК по нему.
В строке 110 укажите общий доход, начисленный физлицам нарастающим итогом с начала года. В строках 111−113 выделите из него дивиденды, выплаты по трудовым и гражданско-правовым договорам.
Строка 115 предназначена для доходов высококвалифицированных специалистов (ВКС). Это особая категория иностранных граждан с опытом, навыками или достижениями в конкретной сфере деятельности, которых привлекли к работе на условиях из ч. 1 ст. 13.2 Закона № 115-ФЗ.
Строка 120 — количество физлиц, которые получили доход, облагаемый НДФЛ. Отдельно в строке 121 укажите количество ВКС, если они есть.
Строка 130 — общая сумма стандартных, социальных, имущественных налоговых вычетов, которые уменьшают налогооблагаемый доход.
Строка 140 — общая сумма рассчитанного НДФЛ, из которой в строки 141 и 142 надо выделить суммы налога с дивидендов и с доходов ВКС.
Строка 150 — фиксированный авансовый платёж, который уменьшает НДФЛ. Такой платёж уплачивает за себя иностранный гражданин, работающий в РФ по патенту. По п. 2 ст. 226 НК РФ его работодатель на эту сумму может уменьшить НДФЛ, который он перечисляет как налоговый агент.
Строку 155 заполняют только организации, которые рассчитывают налог на прибыль при выплате дивидендов.
Строки 160−190 — общие суммы удержанного, не удержанного до конца года, излишне удержанного и возвращённого физлицу НДФЛ.
Приложение № 1
Справки о доходах физлиц нужно сдавать только в составе годового расчёта 6-НДФЛ. Заполните их по каждому физлицу, которое в течение календарного года получало от вас доходы.
___
В телеграм-канале Справочной больше полезных материалов для бизнеса, открытые комментарии для нетворкинга и прямые эфиры с экспертами. Подписывайтесь!
