Когда сотрудник съездил в командировку, он приносит авансовый отчет. И оригиналы чеков — кассовых, товарных, чтобы ему возместили расходы на проезд, проживание, связь. Практика показывает: чеки можно купить и указать в них любую сумму. Бухгалтерия выдаст больше денег, чем сотрудник потратил, разницу он заберет в карман. Например, подделать можно чеки за гостиницу или квитанции за такси. Как выявить обман и чем грозит компании такая подделка? Разбирались журналист Елена Кириллова и специалисты компании Осди.
Как проверить
Когда сотрудник отчитывается о командировке, бухгалтер внимательно проверяет предоставленные подтверждающие первичные документы. В оригиналах чеков надо проверить: наименование компании, ИНН организации, номер чека, заводской номер ККТ, дата и время покупки, стоимость покупки, признак фискального режима и номер ЭКЛЗ.
Во-первых, бухгалтер может позвонить в организацию, которая выдала чек, и уточнить, какие бланки строгой отчетности выдали сотруднику и на какие суммы.
Во-вторых, в законе № 54-ФЗ появились новые требования к контрольно-кассовой технике, в том числе обеспечение возможности печати на кассовом чеке QR-кода. Этот код бухгалтер может проверить на подлинность через мобильное приложение ФНС «Проверка кассового чека» (достаточно считать QR-код через камеру телефона) или на сайте ведомства.
Если заметили
Если бухгалтерия уличила сотрудника в подделке командировочных документов, то проводится служебное расследование. В случае, если подделка доказана, компания может подать на сотрудника в суд и взыскать с него причиненный ущерб. Такие отношения регулируются трудовым законодательством. Для бухгалтерии поддельный авансовый отчет обозначает отсутствие подтверждающих первичных документов. То есть признать подтвержденными расходы не получится.
В этом случае уплаченные деньги признаются доходом сотрудника и с него необходимо заплатить НДФЛ, причем сумму налога удерживают из зарплаты человека, который получил доход.
Если не заметили
Если бухгалтер не заметил подделку командировочных документов сотрудника, то ее, скорее всего, выявит налоговая проверка. Тогда речь пойдет либо о невозможности уменьшить налогооблагаемую базу, либо о бухгалтерской ошибке.
В некоторых случаях для регулирования таких ситуаций может использоваться статья уголовного кодекса «Фальсификация финансовых документов учета и отчетности финансовой организации». Наказание по этой статье для фальсификаторов — штраф до миллиона рублей или лишение свободы до четырех лет.
Чтобы избежать таких последствий для бухгалтерии, можно обращаться в компаний, которые оформляют командировочные услуги по безналичному расчету и предоставляют полный пакет бухгалтерских документов. Например, мы советуем, конечно, компанию Осди. По возникшим вопросам можно обратиться к специалистам по телефону или электронной почте. Но если объем командировок небольшой — можно проверять все самостоятельно, пользуясь советами, перечисленными выше.
