Постановка задачи - сложный навык. Если ему не учится и не тренировать, то можно наделать кучу ошибок, которые повлияют на результат задачи и качество управления в целом. Разберём небольшую ошибку, которая присутствует у неуверенных руководителей.
Многие неопытные руководители и некоторые опытные, когда отдают поручение вне зоны ответственности сотрудника используют обезличенную фразу "надо сделать". Не, "Саша, сделай", а "Саша, надо сделать". Так и хочется спросить: "Кому надо?" Или ещё резче: "Кому надо, пусть тот и делает!"Например, мастер ставит задачу сантехнику" "Надо передвинуть шкафы в раздевалке." Руководитель сознательно или подсознательно понимает, что эта задача не входит в обязанности сантехника, но боле подходящих кандидатов не нашёл, и, неуверенно, извещает сотрудника.
Эту ошибку можно даже не замечать, если сотрудники не перегружены, мотивированы, дисциплинированы, а выполнять то, что поручили является в организации нормой. А вот если всё наоборот, то руководитель может в ответ услышать всё что угодно: мне некогда, , почему я, это не мои обязанности, пусть Вася делает, что мне за это будет, и т.д. Или подчинённый может просто молча проигнорировать задачу подумав: "Кому надо тот и сделает."
Но всё же фразы типа "надо сделать" или "нужно постараться" ошибка.
Руководитель даёт сотруднику возможность принять решение: "Выполнять или не выполнять." Но это обязанность руководителя - решать какую работу выполнять нужно, а какую нет.
Руководитель не знает, как воспринял задачу сотрудник и что он собирается делать. А значит результат под большим вопросом.
Со стороны видно неуверенность (или излишнюю уверенность) руководителя. Парадоксально, но так задачи часто ставят уверенные руководители. Они думают что слова "надо сделать" из их уст для сотрудников как закон, и любой сразу кинется выполнять, даже не зная что и как.
В итоге руководитель плодит хаос, с которым потом трудно будет справится: сотрудники сами решают, что делать а что нет, а руководитель не знает, что они в итоге сделали, а что не стали. Зачем такой менеджер нужен?
Частный случай этой ошибки - фото или описание проблемы в общий чат, в почту без указания что сделать и кому сделать.
Руководители подвешивают задачу в воздухе и рассчитывают, что кто-нибудь её выполнит. Но это тоже ошибка.
Не назначен ответственный. Подразумевается, кому надо тот поймёт и сделает. Часто такие задачи игнорируют, потому что если не назначили ответственного, то спросить не с кого.
Нет сроков. Руководитель сфотографировал несоответствие. Когда его устранять: сейчас, до конца дня, или до конца недели?
Нет обратной связи. У обратной связи много функций, но главная - согласовать желаемый результат в голове сотрудника и в голове руководителя. В случае с фотографией проблемы было бы идеально прислать две картинки: что сейчас и как должно быть.
Подведём итоги:
Если вы сотрудник
Всегда уточняйте что делать, зачем делать, почему эту задачу поставили вам, где взять ресурсы, когда закончить. Так вы не только избежите ошибок недопонимания, но и научите руководителя правильно ставить задачи.
Предложите способ (а лучше два) решения задачи. Так вы получите обратную связь.
Если вы руководитель
Распределите зоны ответственности. Чтобы каждый знал, что входит в его обязанности и любая картинка в чате трактовалась всеми одинаково.
Уверенно ставьте задачу, мотивируйте сотрудника и получайте обратную связь. "Завтра, когда уйдёт ночная смена передвинешь шкафы в раздевалке. Расставишь, вот по этой схеме. В помощь дадут подсобного рабочего. В 8.00 будет ждать тебя в коридоре. Свой шкаф можешь поставить, где хочешь. Успеешь до обеда, накину премии (Статья "Как стимулировать обещанием"). Это нужно, чтобы вот здесь добавить ещё пять шкафчиков. Расскажи как будешь делать?"
Внедрите программу для постановки и контроля задач. Например, Leadertask, Битрикс24, Мегаплан и так далее. Обязательные поля научат выбирать исполнителя, формулировать задачи и ставить сроки. Но задачи вне зоны ответственности сотрудника всё равно лучше ставить лично, а уже потом добавлять в программу.
Попробуйте несколько дней последить, как руководители вокруг ставят задачи и какие у вас при этом чувства. Замечания пишите в комментариях.