И снова я про свой любимый ЦАМО. Работники читального зала в мыле, народу полно. На многих кабинетах уже висят рукописные таблички: "переехали в новое здание". Завсегдатаи подливают масла в огонь: новое здание не але. Работники стращают, привыкайте к новым правилам, все будет жестче, никаких вольностей. Мы меж собой перешучиваемся, что теперь придется покупать камуфляж и берцы. Архивная армия.
На самом деле, правила работы в ЦАМО сложные и неминуемо вызывают конфликты между сотрудниками и новичками. Старички уже привыкли. Я об этих правилах уже писала, но повторюсь, пожалуй.
Итак, после того, как ты записался на посещение, надо приехать в назначенный день в 9 утра. Заказать описи между 9 и 10 утра во 2 комнате. И дальше 2-2,5 часа ждать. В это время за закрытыми дверьми происходит обзвон хранилищ. Работник читального зала передает каждому хранителю что заказали. Тот подбирает документы! и в 11-12 утра на специальной машине их привозят. Итого, пользователь садится работать с описями в 11:30-12:00. Требование на следующий день надо подать до 13:00. Если получил дела, то работать с ними можно до закрытия читального зала, но сдать отработанные дела нельзя. Только на временное хранение. Чтобы сдать дела, надо опять приехать к 9, сообщить, что будешь сдавать, ждать пару часов и только потом сдать и уехать.
Итого, мы имеем одну машину, которая курсирует между хранилищами. Одну комнату, в которой идет прием дел и там же лежат дела на временном хранении. И совершенно идиотскую систему логистики между этими двумя пунктами.
С точки зрения пользователя, логистика бы должна выглядеть следующим образом:
1. При первом посещении человек заказывает описи, и так и быть либо ждет их, либо отправляется восвояси. А лучше всего бы описи хранились бы там же, в том же здании.
2. Человек, который уже описи заказал и отработал, приехав, получает дела сразу у сотрудников читального зала, а не у хранителей, как сейчас. Сейчас все завязано на подтверждение своего присутствия. Зачем? Человек уже записался на посещение, значит на 99% он приедет. Если вдруг он не приедет, то дела просто возвращаются в хранилище и все. Какая проблема? На самом деле никакой.
3. Сдать дела можно там же в комнате временного хранения. Комната хранения разгрузится на 30-40%, потому что людям надо выгадать еще день на сдачу дел. И дела часто так и лежат мертвым грузом на полках и в ящиках.
То есть, изнутри, система имеет все те же слагаемые: комната для временного хранения и 1 рейс машины.
Например, я отработала нужные мне описи и заказала дела. До 12:00-13:00 у меня приняли заказ и сразу отправили его в хранилище. Сразу, а не в 16:00 с чемоданом. Как передать в хранилище? Да как угодно. Хоть электронной почтой, хоть вотсапп, хоть по телефону, хоть почтовым голубем. У хранителя в любом случае есть время подобрать дела. Их не 1200 мильонов, а максимум 30-40. Но даже этого никогда не бывает. 20-30 дел. Можно подобрать за час-два. К 16:00 машина начинает объезжать хранилища и свозить документы в читальный зал, где они спокойно занимают свое место до утра. Ничего с ними не будет. Их итак роняют, слюнявят, полежать ночь в темном помещении не страшно. Зато в 9 утра человек может их получить и сесть работать.
В это время все желающие сдать дела прекрасно их сдают сотруднику в той же комнате и отправляются восвояси. Дела так же спокойно занимают полки с нужными номерами хранилищ. По приезде в машину грузят сданное, и выгружают привезенное, распределяя так же на полки с номерами хранилищ. Все. Ни одно слагаемое не пострадало, но логистика заточена под пользователя, а не под систему. 1 машина, 1 человек, 1 комната. В этой же комнате сделать временное хранение.
Были большие надежды, что при переезде в новое здание система хоть чуть-чуть изменится, но нет. Теперь на временное хранение можно будет сдать документы лишь 3 раза в день, потому что сотрудник в эту комнату не предназначен.