Если при анализе затрат на перелеты вы заметили, что сотрудники, которые отправляются в командировку, всё чаще выбирают одни и те же авиакомпании, хотя у других перевозчиков есть варианты удобнее и дешевле — будьте внимательны.
Возможно, кто-то копит бонусные мили себе на отпуск за ваш счет.
Михаил Кенегесов, больше не копит мили
В чем опасность
То, что при оплате билетов на самолет деньгами компании, работник получает бонусы на свой персональный счет и потом распоряжается ими уже на свое усмотрение, ни для кого не секрет. Многие крупные фирмы даже рассматривают это как дополнительный способ повысить мотивацию персонала. Но без контроля и учета многие благие начинания становятся благодатной почвой для злоупотреблений. Например, вместо того, чтобы выбрать удобный, но недорогой вариант перелета, сотрудник покупает билеты на рейс той авиакомпании, чьи мили он сейчас копит.
А еще бывают такие ситуации. Сотрудник возвращается из очередной командировки и приносит финансовый отчет. К нему он прикладывает билет, который купил сам, за 30 000 бонусных миль — их он накопил за время предыдущих командировок. При оплате билета мили считались по курсу 1 ₽ = 10 миль. На покупку билета сотрудник потратил не деньги компании, а «свои» мили, и теперь он требует от бухгалтерии возместить ему эти расходы. При этом ни у Минфина, ни у налоговой нет четкой позиции, что так делать нельзя. Если дело дойдет до суда, решение могут принять и не в пользу компании.
Как бороться
Безапелляционно взять и запретить людям пользоваться бонусными программами невозможно — да и просто глупо: любой человек воспримет это как посягательство на свою свободу и может начать саботировать весь процесс.
Стоит поступить мудрее и эффективнее, изначально ограничив возможность сотрудника выбирать какие угодно билеты. Но для этого нужно мыслить системно и технологично — потребуются четко сформулированная тревел-политика компании и единая онлайн-система для оформления командировок. Это позволит подробно прописать, на рейсы каких перевозчиков и в каком ценовом диапазоне каждый конкретный сотрудник может покупать билеты. И тогда система просто не покажет человеку рейсы, цены на которые превышают установленные для него лимиты.
А еще так можно избежать конфликтов в коллективе и отказаться от строгих запретов, ведь человеку важно знать, что руководство ему доверяет и дает свободу выбора. Только обоснуй этот выбор — хочешь дорогой перелет, объясни тревел-координатору компании, а лучше кому-то из своих руководителей, почему тебе нужен билет именно на этот рейс и именно по такой цене. И тут потребуется что-то повесомее совершенно понятного желания набрать побольше бонусных миль за счет компании.
Получается, что свобода выбора остается, но при этом возникает порядок в тратах на командировки. И это не единственное преимущество хорошо проработанной тревел-политики. К этой большой и очень интересной теме мы обязательно вернемся в наших следующих статьях.
