У компании может появиться потребность отправить в деловую поездку сразу несколько сотрудников — например, для посещения отраслевого мероприятия, проведения тимбилдинга или бизнес-тренинга, прохождения спецподготовки в других филиалах компании и так далее.
При оформлении групповой командировки возникает ряд вопросов, связанных с большим количеством командируемых сотрудников, в частности, как правильно бронировать билеты и проживание в гостинице. В этой статье мы даем ответы на эти вопросы, а также рассказываем, как можно сэкономить на бронированиях.
Форматы групповых командировок
В зависимости от цели, групповые командировки могут проходить в следующих форматах:
Тимбилдинг, бизнес-тренинг
Выездные тимбилдинги это отличный способ улучшить взаимоотношения в коллективе, повысить компетенции сотрудников и увеличить их лояльность. Как правило, этот формат подразумевает участие большого количества сотрудников компании, в некоторых случаях, одного или нескольких отделов. Основное требование к оформлению такого мероприятия — оно не должно носить исключительно развлекательный характер, а должно иметь деловую направленность.
Обучение сотрудников
В отличие от формата тренинга, корпоративное обучение, как правило, более протяженно по времени. Например, компания может направить несколько сотрудников в один из своих филиалов в другом городе либо в партнерскую компанию для повышения квалификации или прохождения специального обучения.
Выездная стратегическая сессия
Проведение выездных стратегических сессий — довольно распространенная практика среди топ-менеджмента компаний. Смена обстановки часто помогает взглянуть на ситуацию под новыми углами и способствует нахождению креативных решений. Кроме того, подобные сессии на “нейтральной территории” являются хорошим решением, если их участники работают в разных филиалах компании или подразумевается участие сторонних специалистов.
Как бронировать билеты и отели на группу
Команда сотрудников, которая отправляется в поездку по служебным вопросам, оформляется единой командировкой. Соответственно, покупка билетов и бронирование проживания также подпадают под правила оформления командировок. Что же важно при этом учитывать?
Как правило, билеты и проживание в гостинице бронируются сразу на всю группу сотрудников, причем это может сделать как один их командируемых сотрудников, так и любой другой, который был назначен подотчетным лицом.
Для этого сотрудник пишет заявление на получение суммы для приобретения билетов и бронирования проживания для командируемых коллег на имя генерального директора. После покупки этот сотрудник должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех подтверждающих документов (билеты, подтверждение бронирования, чеки и т. п.)
Групповое бронирование с OneTwoTrip for Business
Если вы пользуетесь системой бронирования OneTwoTrip for Business, то у вас есть возможность воспользоваться преимуществами группового бронирования авиабилетов. Групповым считается бронирование на 10 и более пассажиров, которые планируют совершить перелет на одном рейсе.
При групповом бронировании вы можете получить специальный тариф и более выгодные условия, чем при раздельном бронировании. В частности, вам доступны следующие преимущества:
- Одинаковая стоимость билетов для всех пассажиров.
- Для бронирования не требуется предварительный список пассажиров. Вы можете впоследствии заменить пассажиров в бронировании.
- При сокращении размера группы до 10% штрафы не применяются.
- Оплату можно вносить поэтапно.
- Возможность совместной рассадки членов группы еще до регистрации на рейс.
- Для групп более 90 человек есть возможность предоставления отдельной стойки регистрации в аэропорту.
- Бронировать билеты для группы можно за 12 месяцев до вылета.
- Если в группе более 30 человек, авиакомпания может предоставить бесплатный билет для гида или лидера группы.