Сколько бы мы не писали, не приводили примеры, каждый наш новый проект и новый воодушевленный отзыв по результатам связан с наведением порядка в мониторинге процессов, в создании метрик в областях:
- результаты процессов и персонала;
- затраты, потраченные деньги, эффективность
Мониторинг процессов (система метрик или система KPI) является важнейшим инструментом и для руководителей, и для собственников, поскольку он позволяет им отслеживать и измерять свои процессы. А далее мониторинг процессов помогает на основе объективных данных (очень немаловажный аспект!) принимать решения и предпринимать корректирующие действия для улучшения результатов своей деятельности. Какие плюсы есть еще?
Мониторинг процессов – это:
· хорошая визуализация без длинных текстов, на которые часто по причине многозадачности не хватает времени;
· результаты здесь и сейчас, возможность видеть результаты и затраты в режиме реального времени или с установленной периодичностью;
· возможность видеть тенденции, когда плохая ситуация только назревает, когда процесс начинает двигаться не в том направлении, и есть возможность оперативно среагировать;
· создание прозрачной основы для оценки результатов и продвижения сотрудников; исключение слухов, недовольств и разговоров про «любимчиков», «бесполезность» сотрудников.
Мониторинг процессов неизбежно влияет положительным образом на финансовый результат. Учитывая эти преимущества, становится ясно, что система KPI может стать для предпринимателей и собственников отличным способом начать зарабатывать деньги прямо сейчас. Компания зарабатывает больше, сотрудники получают свои премии, все довольны.
Как организовать мониторинг процессов?
Первым шагом в организации мониторинга процессов является определение процессов, которые необходимо отслеживать. Это можно сделать путем анализа существующих процессов и определения того, какие из них являются наиболее важными, наиболее затратными или имеют наибольший потенциал для улучшения. После того как процессы определены, необходимо определить сами метрики, что отслеживать в процессе. И здесь рекомендуем воспользоваться поддержкой экспертов, например, нашей компании, так как считать нужно правильные вещи и считать их правильно. Приведем некоторые важные аспекты:
1. Необходимо быть осторожным с количественными показателями, которые характеризуют объем работы. Объем продаж не равнозначен маржинальности, а, как в нашем примере, объем проведенных обучений совсем не означает результативность мероприятий по повышению компетентности.
2. Один или много показателей процесса? Нет единого правила: контролировать процесс / сотрудника по одному основному показателю или внедрять несколько KPI. Наша рекомендация – соблюдайте золотую середину. И при соотнесении показателей с системой премирования. Сотрудников учитывайте значимость / весомость показателя в расчете премии.
3. Вовлечение всех процессов в формирование доходов и расходов компании. Несмотря на то, что не все процессы влияет на получение заказов, продажи компании, не забываем, что абсолютно все процессы и сотрудники влияют на расходы. Поэтому мы рекомендуем выбирать для мониторинга все значимые процессы вне зависимости от того, основной или вспомогательный это процесс в компании. Сложность, которая возникает на этом пути, это - оцифровка задач. В нашем примере ниже компания пока не установила методы оценки выполнения задач руководителя отдела кадров.
Далее настраиваем инструменты сбора данных и аналитику, чтобы собирать метрики по выбранным процессам на постоянной основе. Наконец, можно использовать автоматизацию с помощью программного обеспечения или услуг, чтобы мониторинг процессов осуществлялся непрерывно без ручного вмешательства.
Как анализировать и интерпретировать данные мониторинга процессов?
После сбора данных, полученных в результате мониторинга процессов, их необходимо проанализировать и интерпретировать, чтобы получить представление, где требуется вмешательство, а где все идет отлично. Анализ должен учитывать тенденции и закономерности в собранных данных с течением времени, чтобы можно было быстро определить потенциальные области для улучшения. Вспомним наши примеры.
Последующие этапы – также важные, так как требуют внедрения изменений, принятия решений по результатам рассмотрения метрик процессов и персонала. Это будет тема для нашей следующей встречи.
Подпишитесь на наш канал, чтобы получать еще больше полезной информации для Вашего бизнеса.
Получить наше предложение о создании системы мониторинга процессов и персонала для Вашего бизнеса можно, направив запрос по контактам по ссылке.