Сегодня разберём, как заставить сотрудников работать с задачами в Битрикс24 и почему это важно.
Типичная проблема
Вы – собственник бизнеса или сотрудник, который инициировал внедрение таск-менеджера, в том числе Битрикс24. Вы потратили деньги на внедрение, организовали обучение, сотрудники сказали, что всё понятно. Но через неделю задачи снова появляются в чатах и блокнотах, а сотрудники говорят, что у них нет времени вносить их в систему.
Часто можно услышать: «Я и так загружен», «У меня всё в голове», «Мне некогда заносить задачи в Битрикс». Если это похоже на вашу ситуацию, разберёмся, как её исправить.
Поэтапное решение проблемы
1. Сотрудник говорит, что у него слишком много задач
Вы как руководитель доверяете сотруднику. Но попробуйте выделить ему 30 минут и попросите записать все задачи на месяц. Желательно, чтобы вы присутствовали при этом.
Обычно выясняется, что задач не так уж и много – порядка 20. А если спросить, кому и когда нужно позвонить, сотрудник наверняка кого-то забудет. Это может привести к потере клиентов и упущенной прибыли. Если таких ситуаций много, это вредит бизнесу.
Теперь пусть сотрудник внесёт все задачи в Битрикс24, поставит сроки и установит напоминания.
2. «В чатах удобнее»
Да, общаться в чатах удобно, но сообщения теряются. В Битрикс24 можно прямо из чата ставить задачи. Также это можно делать во время видеозвонков и планёрок: обсуждаете вопрос – сразу создаёте задачу, и она уже не потеряется.
3. «Долго заносить в систему»
На самом деле, постановка задачи занимает 10-15 секунд. Это небольшая цена за порядок в работе.
4. «Неудобно работать»
Любая новая система поначалу неудобна. Вспомните, как пересаживались с одного телефона на другой – сначала непривычно, а через неделю уже всё на автомате. Со временем работа с задачами в Битрикс24 станет естественной.
Частые ошибки
1. Задачи без сроков
Задача без срока – это не поставленная задача. Она будет висеть в системе бесконечно.
2. Постоянный перенос сроков
Если сотрудник постоянно переносит задачи, смысл их ставить? Нужно разбираться с причиной и устранять её.
3. Отсутствие контроля со стороны руководителя
«Я доверяю сотрудникам» – это хорошо, но «доверяй, но проверяй». Раз в неделю проверяйте задачи:
- Посмотрите просроченные.
- Узнайте, почему задачи не выполнены.
- Обучите сотрудников оставлять комментарии с ходом работы и результатами.
Лучше всего использовать отчёты, чтобы не проверять каждого вручную. Вы сразу увидите, у кого сколько выполненных, открытых и просроченных задач.
Лайфхак: обучать нужно не только менеджеров, но и руководителей
Некоторые компании даже вводят штрафы за невыполнение задач в системе. Через пару недель дисциплина налаживается, и задачи выполняются вовремя.
Практические примеры
- Постановка задачи с указанием срока и комментария. Лучше всего, если постановщик контролирует выполнение и принимает результат.
- Создание задачи прямо из чата.
- Как смотреть задачи сотрудников.
- Как использовать отчёты по задачам.
Заключение
Работа с задачами в Битрикс24 – это не дополнительная нагрузка, а способ повысить эффективность бизнеса. Главное – правильно внедрить систему и контролировать её использование.
Подписывайтесь на канал, ставьте лайки – здесь я рассказываю о процессах, кейсах и фишках Битрикс24!