На первый взгляд, все очень просто. Нужно определить, какая информация нужна для вашего проекта и где ее взять. Чтобы не делать лишних шагов, для начала предлагаю определить, требует ли ваш проект информационной поддержки. Предположим, еще с осени у вас все готово к началу нового сезона дачных работ, и вам достаточно лишь купить новый лунный календарь садовода-огородника. Сделать это придется, потому что ИНФОРМАЦИЯ – ЭТО РЕСУРС ДИНАМИЧНЫЙ, и в любом проекте нас интересует ее актуальность.
Раз мы заговорили об информационном ресурсе, сразу договоримся, что ресурс – это запасы, источники чего-либо: силы, принимаемых решений, доходов, достижения ожидаемых результатов. Информационный ресурс – это запасы актуальных данных для проекта. Если вы затеваете деловой проект, это сведения из области финансов, экономики, статистики, коммерческие данные о компаниях, товарах, деловые новости и т.д., это хранение информации о ключевых событиях проекта, административные документы, фотографии проекта, список может быть продолжен.
Данные в информационном ресурсе – лишь первый шаг при его создании. Сведения, полученные путём измерения, наблюдения, логических операций следует представить в форме, пригодной для хранения, передачи и обработки.
Вот мы и добрались до главного! Узкое место в любом проекте – это обработка данных.
ПРОСТЫЕ ПРАВИЛА:
1. Проверьте и зафиксируйте источник информации: название книги с указанием имени автора, ссылку на сайт, откуда взяли информацию и т.д.
2. Структурируйте хранение информации внутри проекта и сразу разместите полученную информации в соответствующую папку.
3. Заносите информацию в документ с полями, на которых вы делаете свои заметки, записывает вопросы для обдумывания и обсуждения, делаете выводы. Составляйте краткие сопровождающие справки для аудио и видеофайлов. Из личного опыта: сразу конвертируйте видеофайлы в разные форматы для хранения.
4. Регулярно, с установленной периодичностью, проводите в папках информационный аудит-чистку.
5. Обновляйте данные, сохраняйте свой ресурс в актуальном состоянии.
На консультациях часто слышу ВОПРОС, как опыт и знания отдельного участника проекта включить в информационный ресурс для всех участников проекта. Он(а) что знает в деталях, умеет делать замечательно, но стоит ему(ей) по любым причинам выпасть из проекта, последний резко теряет эффективность. По сути – это вопрос компетенций и качественного подбора участников проекта. Подбор, конечно, важен, но информационный ресурс имеет значение, когда он доступен для использования, независимо от отдельного человека. ОТВЕТ: недокументированные источники имеют низкую степень безопасности, и они должны быть превращены в документированные – инструкции, памятки, тексты, видеоматериалы и т.д.
В заключении, еще одно замечание: ИНФОРМАЦИОННЫЙ РЕСУРС – это лишь возможный потенциал вашего проекта, он НАЧИНАЕТ ПРИНОСИТЬ СВОИ ПЛОДЫ В СИСТЕМНОМ ВЗАИМОДЕЙСТВИИ С ДРУГИМИ РЕСУРСАМИ. Это – личные ресурсы людей, включенных в проект, их опыт, энергия, реальный труд; при необходимости, это оборудование, деньги, процессы, и то, о чем, я не устаю говорить, - конкретно сформулированная, точная и принятая участниками цель проекта.