Несоответствия процессов возникают всегда и в каждой организации. Они могут возникать по различным причинам, начиная от человеческого фактора и заканчивая технологическими сбоями. Чтобы эффективно управлять несоответствиями и предотвращать их повторение, важно внедрить системный подход, который включает несколько ключевых аспектов.
Во-первых, несоответствия процессов не должны быть субъективны. «Кажется, у нас чуть повышения температура в камере», «5 минут – это уже опоздание!» (хотя на прошлой неделе было и 15 минут допустимо)- всё это не подходит для устранения несоответствий процессов, так как нет четких критерием, а как должно быть. Необходимо создать четкую систему мониторинга и анализа всех процессов в организации. Этот мониторинг должен быть регулярным и многоуровневым, охватывая разные аспекты, все необходимые для успеха организации. Это будут показатели технологии, непроизводственных процессов, в том числе вопросы охраны труда и пожарной безопасности. Важно не только фиксировать несоответствия, но и вырабатывать системы их оценки (нормирование) для понимания, где требуется вмешательство в процесс для устранения его несоответствий.
Во-вторых, после выявления несоответствий его следует зарегистрировать и, по возможности, устранить. Как, например, если проводились учения по пожарной безопасности, целесообразно по всем несоответствиям процессов провести исправление. Если нет извещателей, то их закупить и установить, если не проинформирован персонал, то провести внеплановый инструктаж.
В -третьих, следует осуществить анализ причин их возникновения. В нашей практике разработке бизнес-процессов и систем, даже если в организации нет системы управления, с причинами все работают. Вот, например, фрагмент установленных несоответствий процессов производства, причин и последующих мероприятий.
Хороший план должен включать конкретные шаги и ответственных лиц за выполнение задач, в том числе правила коммуникации о несоответствии.
Однако, такого анализа часто недостаточно, так как не выявлена корневая причина. Здесь может помочь методика «5 почему», при которой задается вопрос «почему» до тех пор, пока не будет выявлена основная причина проблемы. Это поможет не просто устранить последствия, но и понять, какие изменения нужно внести, чтобы предотвратить подобные несоответствия процессов в будущем.
Из нашего опыта в завершении хотим добавить еще два важных аспекта для успешности в работе с несоответствиями:
· создание культуры непрерывного улучшения. Это значит, что все сотрудники не должны бояться регистрировать, сообщать о несоответствии. Они должны быть вовлечены в процесс анализа причин несоответствий процессов. Любая инициатива, касающаяся улучшения процессов, должна поощряться. Регулярные встречи и открытый диалог, в процессе которого обсуждаются успехи в устранении несоответствий процессов и предложениях по их предотвращению, являются поддержкой для формирования такой культуры
· регулярное обучение сотрудников. Понимание принципов безопасности, технологий и производственных процессов в соответствие с технологией должно быть доведено до каждого ответственного сотрудника. Это помогает исключить решения, принятые на основе собственного мнения, когда «ничего же страшного не произошло».
Разработка и улучшение, аудит процессов
orexpro.com