В бухгалтерском учете сегодня копии документов необходимы в самых разных ситуациях. Благодаря современным технологиям, вроде сканеров и принтеров, создавать копии стало легко и быстро. Однако часто требуется именно заверенная копия документа, а не простая. В данной статье мы разберем, что означает этот термин, как правильно осуществлять заверение копий и приведем примеры оформления.
Для того чтобы избежать ошибок в оформлении работников, специалисты образовательного центра РУНО разработали не только специальный курс по кадровому делопроизводству, но и добавили информацию о ведении воинского учета в курс “Кадровое делопроизводство со знанием воинского учета + 1С ЗУП 8.3”.
Зачем нужно заверять копии
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013, который регулирует делопроизводство и архивное дело, копии документов делятся на обычные и заверенные. Обычная копия полностью повторяет информацию оригинала, а заверенная копия включает реквизиты, которые придают ей юридическую силу.
Заверение копии позволяет сделать ее юридически значимой. Только заверенные копии могут использоваться в официальных процессах, таких как взаимодействие с государственными и муниципальными органами, а также передача информации другим организациям, ИП и физическим лицам.
Так, заверенные копии документов необходимы для подтверждения расходов в целях налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также важным моментом является тот факт, что заверенные копии бумажных документов необходимы для ответа на требования налоговой инспекции (пункт 2 статьи 93 НК РФ).
Документы, оформленные в установленном формате, могут быть представлены в налоговую в электронном виде и не требуют распечатки и заверения. ФНС утверждает форматы для различных документов, используемых в бизнесе, включая договора (PDF/A-3-формат), акты сверки взаиморасчетов, акты выполненных работ, электронные путевые листы и другие.
Какую информацию учитывать при заверении
Процесс заверения копий документов регулируется другим государственным стандартом — ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утвержден приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст).
Рекомендации по оформлению копий можно найти в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@, а также в письмах Минфина, выпущенных 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142 и 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336.
Прежде чем заверять документ, полезно ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов (утверждены правлением ФНП 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя они предназначены для нотариального использования, в них можно найти много полезной информации, которая будет актуальна для самостоятельного заверения копий.
Кто имеет право заверять документы
Установить верность копий документов от лица организации или индивидуального предпринимателя может любое уполномоченное лицо.
Эти полномочия могут основываться на уставных документах. Например, такие права имеют руководитель компании, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и другие лица. Полномочия могут также отражаться в других документах, таких как доверенность, приказ или должностная инструкция.
Индивидуальный предприниматель может либо лично заверить копию документа, либо доверить эту задачу другому лицу (п. 5 Требований, изложенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@). Следует заметить, что такое лицо должно быть работником ИП, а его должность нужно обязательно указать в заверительной отметке на копии.
Ответы на самые сложные вопросы и инструкции по выходу из трудных ситуаций вы найдете на курсах: Кадры. HR. Офис. Делопроизводство.
Образец корректного заверения копии документов
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметка о заверении копий документов должна располагаться под реквизитом «подпись». В случае отсутствия этого реквизита в оригинале, заверительную отметку целесообразно разместить под последним текстом документа.
Формат этой отметки определяет цель использования копии. Если она предназначена только для нужд того, кто ее заверяет (т.е. внутреннее использование), достаточно написать «Верно», поставить соответствующий штамп, указать дату, должность заверителя или знак «ИП», а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются личной подписью уполномоченного лица (или ИП). В случае наличия печати в организации ее можно поставить по желанию.
Если копия предназначена для предоставления третьим лицам, наряду со всеми указанными реквизитами, нужно добавить место хранения оригинала документа.
При этом подпись должностного лица необходимо дополнительно заверить печатью организации (если она есть). Печать следует располагать так, чтобы она не накрывала подпись ответственного лица (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Вопрос о необходимости печати ИП для внешнего использования в стандарте не прописан, поэтому формально ИП может обойтись без печати.
Те же принципы применяются и для удостоверения копий многостраничных документов: отметка должна располагаться на каждой странице. При сшивании копий, все листы объединяются в один документ и заверяются в целом с помощью наклейки, размещаемой на обратной стороне последнего листа.
При этом следует помнить о двух моментах из пункта 5 Требований. Во-первых, нужно указывать количество листов в сшивке дважды: цифрами и прописью. Во-вторых, подпись и печать должны располагаться так, чтобы часть из них была на наклейке, а другая часть — на последнем листе. Это делает сложнее замену листов документа.
Примеры правильного заверения копий:
1. Копия для внутреннего использования без печати
ВЕРНО
Главный бухгалтер Иванова А.А.
16.01.2025
2. Копия для внутреннего использования с печатью:
ВЕРНО
Главный бухгалтер Новицкая А.П.
16.01.2025 Печать
Как заверить копии уставных документов
При заверении копий уставных документов необходимо придерживаться вышеописанных правил. Поскольку речь идет о многостраничных материалах, таких как устав и учредительный договор, важно учитывать порядок их прошивки для правильного заверения.
Прошивка должна быть выполнена таким образом, чтобы текст документа, его реквизиты, даты, визы, резолюции, а также печати и штампы были легко читаемы. К тому же прошивка должна позволять копировать каждую страницу с использованием копировальной машины. Важно, чтобы прошивка не допускала распадения документов на отдельные листы (п. 3 Требований).
Документы следует сшивать прочной нитью или ленточкой, при этом концы необходимо вывести на оборотную сторону последнего листа и завязать. Затем концы нити или ленты заклеиваются бумажной наклейкой, на которой делается заверительная надпись, как описано ранее — часть отметки располагается на наклейке, а часть — на самом листе.
Как корректно заверить документы с печатью «Копия верна»
ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предполагает использование штампа «Копия верна». Вместо этого можно применять два отдельных штампа: «Копия» и «Верно». Первый указывает на то, что документ является копией оригинала, но сам оригиналом не является, тогда как второй подтверждает заверение копии.
Не рекомендуется использовать штамп «Копия верна» для заверения документов, особенно если их планируется использовать за пределами организации.
Заверение копии документа — это несложная процедура, которую может осуществить любой налогоплательщик самостоятельно. Однако важно следовать установленным правилам, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считаться заверенной. Это создает риск дополнительных временных и финансовых расходов, а иногда может привести к штрафам за несоблюдение сроков представления документов в ИФНС.
Если хотите лучше ориентироваться в нестандартных обстоятельствах и решать кадровые вопросы без риска для своей компании, тогда вам подойдет курс РУНО Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам. Уровень 5 Профстандарта