В октябре 2024 Эдуард Шереметцев, заместитель министра энергетики, выделил электронный документооборот и платформенные решения как ключевые направления цифровизации энергетической отрасли. Ещё за несколько лет до этого, НИИ электроэнергетики начал использовать систему электронного документооборота на базе платформы LanDocs. Для всего остального сотрудники в каждом отделе продолжали пользоваться разным ПО. Но масштабы деятельности росли, поэтому работа в нескольких программах стала неудобной.
НИИ хотел уйти от использования нескольких программ и искал единое решение из реестра российского ПО, объединяющее ЭДО, CRM, управление проектами и ресурсами. Важно, чтобы новый софт поддерживал работу с СУБД PostgreSQL на ОС семейства Linux.
В конце 2022 начался переход на «Первую Форму» и автоматизация основных процессов. В 2023 году в системе уже работали все сотрудники НИИ.
Входящая и исходящая корреспонденция
НИИ электроэнергетики постоянно ведёт деловую переписку с Министерством энергетики и другими госорганами, энергетическими компаниями, партнёрскими научными институтами и университетами, производителями оборудования, подрядчиками и поставщиками.
Организация получает и отправляет много писем, поэтому необходимо контролировать, каждое ли отработано соответствующим образом.
Все входящие письма регистрируются в «Первой Форме». Там же генеральный или функциональный директор знакомятся с документом, после чего оперативно выносят резолюцию, передают письмо на ознакомление сотрудникам или оставляют поручения.
В поручении руководитель указывает, что нужно сделать, кому и к какому сроку. Система сама отслеживает статус каждого поручения, отправляет напоминания и позволяет контролировать их своевременное исполнение.
Работа с исходящими также происходит в «Первой Форме». Шаблоны документов с реквизитами организации уже загружены в систему, поэтому сотрудники НИИ тут же создают черновик и направляют его на согласование. Одобренный документ формируется сразу с факсимиле.
В карточке документа сотрудники видят всю историю переписки, от первого входящего до последнего исходящего письма. Руководитель в любой момент может проверить, как идёт обмен данными с партнёрскими НИИ, соблюдаются ли сроки отчётности по грантам, своевременно ли обрабатываются запросы на экспертизу энергетических объектов.
Договоры
НИИ регулярно заключает договоры на проведение научных работ, поставку оборудования и оказание услуг. Если раньше сотрудники тратили много времени на ручное распределение задач и сами отслеживали статусы согласования, теперь эти функции на себя забрала система.
Сотрудник заполняет карточку договора, а «Первая Форма» на основании этой информации автоматически присваивает документу номер и определяет, кто должен проверить текст и к какому сроку, а также напоминает, если кто-то задерживает проверку. Это помогает быстрее завершить согласование.
В маршруте задачи предусмотрен этап дополнительной проверки. Сотрудник ДПО сверяет, что контрагент подписал именно согласованную версию и не внёс какие-либо правки. Это помогает избежать ситуации, когда организация подписала один вариант договора, а партнёр или подрядчик — другой.
Когда обе стороны подписал договор, ответственный сотрудник подтверждает в системе наличие оригинала. Это гарантирует, что у НИИ есть актуальный экземпляр на руках, а все работники могут быть уверены в его достоверности.
Также система сама контролирует сроки действия договоров, автоматически помечая неактуальные документы. Это помогает вовремя инициировать продление или перезаключение.
Организационно-распорядительные документы
Теперь, чтобы запустить согласование нового приказа или регламента, сотрудник загружает файл в систему и отмечает задействованные отделы. На основе этих данных автоматически формируется список одобрителей из руководителей соответствующих подразделений.
Каждый одобритель может сразу согласовать документ или отправить его на доработку. Если требуются правки, инициатор вносит изменения и повторно направляет текст на одобрение.
«Первая Форма» сохраняет все комментарии за счёт автоматического формирования листа согласования. А встроенный редактор Р7 Офис позволяет отслеживать историю версий документа.
Дальше сотрудник публикует готовый документ и указывает, кто должен его посмотреть. Все ответственные получают соответствующую задачу, а система формирует лист ознакомления, где указано, кто и когда изучил документ.
Заявки на оплату
Раньше сотрудники сначала согласовывали заявки на оплату в переписке. Затем они отправляли эти заявки по электронной почте в бухгалтерию, вместе со скриншотами подтверждениями одобрения.
Чтобы узнать статус оплаты, приходилось звонить в бухгалтерию и отвлекать коллег от работы. Бухгалтеры, в свою очередь, тратили время на ручной перенос данных из почты в программу 1С.
Теперь вся работа происходит в одной системе. В «Первой Форме» сотрудник создает заявку на оплату, система автоматически определяет список согласующих. Когда заявка одобрена, данные автоматически прогружаются в 1С — в «Первой Форме» предусмотрен встроенный коннектор для интеграции. На основе полученной информации бухгалтер за несколько кликов оформляет платёж.
В «Первую Форму» из 1С загружается информация о статусе платежа, а инициатор получает уведомление. Сотрудники могут самостоятельно отслеживать, прошел платеж.
Как изменился документооборот НИИ энергетики после внедрения «Первой Формы»
Поиск документов и писем стал проще благодаря централизованной регистрации и хранению информации. Сотрудники теперь быстро находят нужные файлы по различным параметрам: дате, отправителю, теме или содержанию. Автоматизация ускорила работу с корреспонденцией и снизила риск потери важных документов.
Процесс согласования договоров стал эффективнее, что позволило НИИ оперативно заключать соглашения и приступать к реализации новых проектов. Система автоматически распределяет задачи и отслеживает сроки их выполнения.
Работа с заявками на оплату стала проще и быстрее: бухгалтерия не тратит время на ручной ввод информации и ответы на звонки коллег, а сотрудники сами смотрят статусы нужных платежей.