Всем привет! На связи диджитал-продакшн ICONICA с мощной экспертизой в разработке веб сайтов, мобильных приложений и цифровых продуктов для e-commerce. Делимся с вами нашим проектом по созданию и внедрению системы электронного документооборота с использованием ЭЦП для авторизации и подписания документов.
Пару слов о проекте
К нам обратилась компания, которая испытывала трудности из-за неудобного взаимодействия с подрядчиками. Обмен документами проходил медленно, бумажные экземпляры терялись, тормозили работу. Плюс – нужно было оплачивать услуги курьера, а если возникали ошибки (чаще всего из-за человеческого фактора), приходилось отправлять документы заново. Всё это время и деньги.
Информационная система электронного документооборота – далеко не новое решение, однако клиенту требовалась разработка ЭДО с учетом специфики взаимодействия с подрядчиками. Обмен документами должен происходить по простой схеме – без дополнительных соединений или приглашений.
- Зашли на портал с ЭЦП
- Загрузили документ
- Подписали электронной подписью
- Отправили
Все максимально просто и быстро.
Математика проекта: на чем можно сэкономить при переходе на ЭДО
Наши расчёты основаны на небольшом государственном предприятии, которое заключает примерно 50–100 договоров в год и ведёт активный документооборот (акты, счета, служебные записки, запросы в госорганы).
Разработка и внедрение ЭДО под индивидуальный запрос компании-клиента позволяет сэкономить на следующих расходах
• Бумага и печать → экономия 100 000–200 000 руб.
• Курьерская доставка → экономия 150 000–750 000 руб.
• Архив → экономия 50 000–200 000 руб.
• Сотрудники → экономия 500 000–1 500 000 руб.
Итого: от 800 000 до 2 500 000 рублей экономии в год только на прямых расходах.
Внедрение системы электронного документооборота приводит к сокращению расходов на бумагу, печать, хранение архивов и почтовые услуги. Электронные документы занимают гораздо меньше места, чем физические архивы, и требуют меньших ресурсов для поддержания. А благодаря ускорению обмена информацией, сокращаются издержки на логистику и пересылку документов.
Задачи, которые стояли перед нами в этом проекте
- Авторизация по ЭЦП
- Добавление/удаление документов из черновиков
- Интеграции с Битрикс24
- Права доступов
- Повышенная защита сервера
- Скачивание файлов с сертификатом подписи
- Проверка подписи через бекенд запросы
- Интеграции с другими системами
В спектр услуг нашей диджитал-компании входит не только разработка сайтов и интернет-магазинов, но и создание сложных цифровых продуктов для госсектора, бизнеса в сегменте В2В и В2С. Наша система электронного документооборота с ЭЦП легко адаптируется и подходит компаниям любого масштаба и специфики деятельности.
Функционал системы управления электронным документооборотом
- Авторизация и регистрация
Процесс предельно простой – вход по логину и паролю или регистрация нового аккаунта. Есть интеграция с ГосУслугами, а авторизация с ЭЦП находится в разработке (на момент написания статьи).
2. Добавление документов
В боковом меню представлена информация – в каком аккаунте находится пользователь. Далее кнопка добавления документа. Документы распределяются в 3 папки: черновик, входящие, исходящие.
3. Подписание и отправка документов
На данном этапе пользователь выбирает – кому отправлять документ и какой подписью его подписывать.
4. Просмотр документов
С помощью Yandex Object Storage мы сделали просмотр файлов. В конце документа предусмотрен штамп о подписи электронным ключом. А файлы которые расширением PDF - открываем в новом окне.
5. Обработка документов
На документах, которые доступны в папке «Входящие», можно сделать 3 действия – просмотр, подпись или отказ от подписания.
Что у нас в итоге получилось:
- Использование шаблонов документов и автоматическое создание маршрутов согласования позволили минимизировать ошибки и исключить человеческий фактор.
- Каждый этап работы с цифровым документом фиксируется, включая кто, когда и какие изменения вносил. Это повышает прозрачность бизнес-процессов и упрощает аудит.
- Интеграция с CRM Битрикс24, 1C и другими корпоративными системами управления делает работу компании более эффективной и гибкой.
- ЭДО легко масштабируется вместе с ростом компании. Добавление новых пользователей, увеличение объема документов и расширение функционала — всё это можно сделать просто и быстро.
- Наша система электронного документооборота использует шифрование и ЭЦП, что обеспечивает высокий уровень защиты конфиденциальной информации. Это снижает риск утраты, кражи или несанкционированного доступа к документам.
Технологии, которые использовали для реализации проекта
- FastAPI. Современный веб-фреймворк для создания API на Python, обеспечивающий высокую производительность и простоту использования. Один из самых быстрых и популярных веб-фреймворков, со встроенными инструментами, которые позволяют справляться с растущей нагрузкой (горизонтально масштабирование, интеграция с разными сервисами).
- PostgreSQL. Надежная и мощная реляционная база данных с открытым исходным кодом, поддерживает расширенные функции и масштабируемость.
- Yandex Object Storage S3: Облачное хранилище от Яндекс, совместимое с протоколом S3, обеспечивающее безопасное и надежное хранение данных. Поддерживает много разных типов и структур данных. Подходит для работы в Linux, macOS, Windows.
- Vue.js. Прогрессивный JavaScript-фреймворк для создания пользовательских динамических интерфейсов и одностраничных приложений.
- Tailwind CSS. Утилитарный CSS-фреймворк для быстрой и гибкой стилизации. Позволяет контролировать макет, цвет, промежутки, типографику, тени и создавать индивидуальный дизайн.
- Pinia. Библиотека для фреймворка Vue.js, которая позволяет создавать центральное хранилище приложения, обеспечивая его высокую производительность.
- Плагин КриптоПро. Расширение для веб-браузеров, которое обеспечивает криптографическую защиту данных и электронной подписи, шифрование и расшифрование данных, генерацию и проверку ключей.
Команда проекта:
Семен
Даниил
Дмитрий
Над созданием системы ЭДО трудилась команда толковых специалистов с опытом разработки сайтов, интернет-магазинов и приложений различной специфики. Наши разработчики прошли аттестацию на 1С-Битрикс и имеют опыт минимум 2 тысячи часов!
Мы закончили!
Клиент остался доволен. Но мы не очень. Продукт – электронный документооборот с ЭЦП – работает, со своими функциями справляется, но он требует улучшений (как и любая другая цифровая система). Наша цель – собрать 20 компаний с годовым обслуживанием, чтобы иметь ресурсы для доработок и улучшений продукта.
Обязательно подпишитесь на наш телеграм-канал, где мы рассказываем о других проектах и технологиях, которые используем в повседневной продакт-кухне.
