Если вы в компании начали писать регламенты и инструкции, то будьте готовы к тому, что их нужно будет регулярно обновлять. Хотя бы 1 раз в год.
Почему нужно обновлять регламенты
- Меняются нормы и правила, как внутри компании, так и со стороны государства и законов. Чтобы сотрудники не наворотили дел, за которые могут оштрафовать - надо вовремя прописать. Или автоматизация нанесла вашей компании непоправимую пользу, и теперь заказы сбрасываем не в чате, а сразу вносим в программу.
- Меняется оргструктура, потому что бизнес растет, появляются новые направления и отделы. И описать, как с ними будет выстроено взаимодействие.
- Меняются обязанности сотрудников. Например, раньше менеджеры сами выставляли счета, а теперь этим занимается бухгалтерия.
Как обновлять регламенты
Тут есть 2 практики, обе рабочие.
1) В компании есть ответственный за регламенты, который следит за актуальностью регламентов. При необходимости он сам опрашивает сотрудников, а затем вносит изменения в документы. Это рабочая практика, я так работала несколько лет. Но все-таки эффективнее всего работает вторая.
2) Командная работа. Руководители отделов вносят изменения в регламенты, связанные с их зоной ответственности. Например, HR-директор обновляет регламенты по адаптации сотрудников или кадровому учету. IT-специалист — инструкции по работе с программой. РОП меняет регламенты в отделе продаж.
А дальше ответственный за систему регламентов проверяет и причесывает измененные документы, проверяет на конфликт интересов или нестыковки с общими правилами компании.
Кто-то может возразить: "Зачем мне тогда этот ответственный, если руководители пишут регламенты сами?".
Кроме создания регламентов, у ответственного есть много других функций. Например, провести проверку исполнения правил, выявить отклонения и заранее их проработать.
И не дожидаться, когда все начнут косячить и компанию накроет штрафом или отказом клиента от сотрудничества.
А вот если руководители сами следят за актуальностью регламентов и вносят в них изменения - это НАМНОГО (я не ору, просто обращаю внимание) повышает вероятность их соблюдения.
Основные причины ситуаций, когда регламенты есть, но не работают
1. Тяжелые для чтения и понимания документы, их много и сложно разобраться.
2. Руководителям написали и спустили сверху регламенты, они их сами не "рожали", не чувствуют ценности. Поэтому им нет до них дела, тут в отделе пожары, сроки и в отпуск очень хочется.
3. Никто не проверяет и нет никакого наказания за несоблюдение. Наказание - это далеко не всегда штрафы, тут речь скорее про неотвратимость получить по рукам за серьезные косяки.
Как у вас с регламентами?
Работают? Или вы еще не внедряли?
Можем обсудить тут, а можно пойти читать еще больше полезных материалов про бизнес-процессы, регламенты и систематизацию в Телеграм-канале.
Вроде пишу я не скучно )))