Бывает, смотрю я на очередную оргструктуру и понимаю: что-то тут не так. Сотрудники путаются в задачах, процессы напоминают импровизацию на тему «делаем всё на ощупь», а каждый новый проект вызывает один и тот же вопрос: «А кто этим будет заниматься?».
Почему возникают ошибки
Получается, что оргструктура не работает. Потому что её делали не на основе целей и бизнес-процессов, а из серии: «У нас уже есть Вася, пусть он этим занимается».
Так можно, но недолго... Как в старом советском фильме: "А эти красные ягоды есть можно? - Можно, только отравишься" )))
Если вы хотите, чтобы бизнес развивался, оргструктура должна создаваться под цели и процессы. А не наоборот, когда процессы начинают подгонять под то, что уже есть, пытаясь натянуть их на старую схему.
Например, у вас новые идеи и изменения, но в оргструктуре нет роли, которая за него отвечает. Что делать?
– А давайте добавим это в обязанности менеджера по продажам. Он справится
Менеджер, конечно, «справится». Поначалу сделает, потом забудет, а в итоге вообще начнёт саботировать работу, потому что «я пришёл продавать, а не с этим возиться».
Кажется, что вы экономите время, а на самом деле просто создаёте хаос.
Как правильно строить оргструктуру?
1. Сначала определите цели бизнеса. Чего вы хотите добиться? Например: увеличить продажи, выйти на новый рынок, сократить затраты. Это ваша основа.
2. Потом разберитесь с процессами. Какие функции нужны, чтобы достичь этих целей? Продажи, маркетинг, клиентский сервис, производство?
3. Только после этого создавайте или оптимизируйте структуру. Определите, какие роли необходимы для выполнения этих задач. Каждой роли – чёткую зону ответственности.
Оргструктура должна быть как скелет: надёжная и поддерживающая все процессы. А если она лепится по принципу «давайте как-нибудь пристроим лишние кости», то привет хаос - получите - распишитесь.
Когда оргструктура строится под цели, всё работает логично. Люди знают, что делать, процессы понятны, ответственность чётко распределена.
Когда вы пытаетесь натянуть цели на уже существующую структуру - это как чинить старую машину, чтобы она поехала быстрее. Сначала вроде работает, но потом разваливается на первом же повороте.
Оргструктура – это не раз и навсегда
Она должна меняться вместе с бизнесом.
Появились новые цели – пересмотрите её.
Изменилась стратегия – адаптируйте.
Не бойтесь перестраивать. Да, сначала кажется, что проще ничего не трогать. Но если вы не измените структуру под ваши цели, то однажды обнаружите, что бизнес буксует. Потому что сову на глобус можно натянуть, но летать она от этого не начнёт.
Оргструктура, которая подходит только вам
Плохая новость: универсальных оргструктур для каждой сферы бизнеса - не существует. Все, расходимся )))
Хорошая новость: зато есть принципы построения структуры и распределения обязанностей.
Я много раз слышала от предпринимателей, что они пробовали использовать оргструктуру, которая у кого-то в бизнесе уже работает. Но возникают разные препятствия и работать почему-то не получается.
Оргструктура — это не универсальный рецепт успеха. Её невозможно просто взять с чужого бизнеса и вставить в свой, как готовую заплатку.
Во-первых, у вас могут быть совершенно другие цели. Одному владельцу важно максимизировать прибыль, другому — выйти на новый рынок, третьему — просто работать спокойно, без авралов. А структура, которая помогает достичь одних целей, может тормозить другие.
Например, зачем нанимать лишних людей в отдел продаж, если вы хотите оптимизировать расходы, а рынок вашего города и так уже почти полностью охвачен? Или зачем строить сложные бюрократические звенья, если у вас небольшая команда, которая решает задачи быстрее и эффективнее без лишних уровней?
Во-вторых, многое зависит от вашего местоположения. В крупном мегаполисе — одни реалии, в маленьком городе — совсем другие. Где-то нужен штат маркетологов и аналитиков, потому что конкуренция высокая, а где-то достаточно одного человека, который будет делать всё в рамках местных запросов.
И, конечно, оргструктура должна учитывать реальное положение вашего бизнеса на рынке. Вы уже далеко не стартап? Уже есть стабильные клиенты? Тогда, возможно, вам нужно усилить операционку. Или, наоборот, нарастить отдел продаж, чтобы занять больше позиций. Всё это диктуется именно вашей ситуацией, а не чужими схемами.
Копируя чужую структуру, вы рискуете создать не рабочий механизм, а декорацию. Вроде красиво, но пользы от неё мало. Настоящая структура работает только тогда, когда она «заточена» под ваши задачи.
Она отвечает на конкретные вопросы:
– Чего я хочу достичь?
– Какие процессы для этого нужны?
– Кто их будет реализовывать?
И всё это в контексте ваших ресурсов, местоположения и людей, которые уже работают у вас.
_______________________________
На связи была Вероника Чмыхова, консультант по бизнес-процессам.
Другие полезные материалы про оргструктуру, бизнес-процессы и системное управление читайте в моем Телеграм-канале.