Локация слишком важна, чтобы выбирать её наугад. В неподходящем месте даже идеальный сценарий мероприятия может не сработать. Зато правильно подобранная площадка обеспечит высокую посещаемость и комфорт гостей и позволит вам реализовать все идеи.
Как найти лучший вариант? Ориентируйтесь на критерии ниже.
1. Вместимость.
Первый вопрос: вмещает ли площадка нужное количество гостей?
Дело здесь не только в цифрах. Важно также, чтобы всем было комфортно:
- Гости не должны сидеть слишком плотно друг к другу.
- Если мероприятие предполагает передвижение, проследите, чтобы людям хватило пространства для этого.
- При банкетной рассадке важно учитывать проходы и зону для персонала.
Обращайте внимание и на размер. Если арендуете слишком маленькую площадку – людям будет тесно и неудобно. Слишком большую – пространство может выглядеть полупустым, и это создаст негативное впечатление.
2. Планировка.
Итак, вы выяснили, что все гости поместятся – это хорошо. Но нужно также, чтобы площадка позволяла расположить все необходимые зоны:
- зону регистрации участников
- гардероб
- зоны для нетворкинга и общения
- место для кофе-брейка
- места для отдыха
- зоны для различных активностей
- фотозоны
- техническую зону для команды
Выясните заранее, хватит ли для этого места.
Площадка с хорошей планировкой позволит создать удобный маршрут передвижения гостей и избежать хаоса.
3. Доступность локации.
Если до площадки, даже самой стильной и продуманной, сложно добираться – это проблема, которая может отпугнуть гостей.
Учитывайте:
- Наличие и размеры парковки.
- Транспортную доступность. Хорошо, если рядом есть метро или автобусная остановка.
- Возможность организовать трансфер, что особенно актуально для загородных мероприятий.
4. Оснащение площадки.
Проверьте, есть ли на площадке всё необходимое оборудование, или его придётся арендовать. Это влияет на бюджет и сложность организации мероприятия.
Что вам понадобится:
- Звуковое оборудование: колонки, микрофоны, пульты. Без этого не обойтись на концертах, форумах, презентациях.
- Освещение: важно для сцены, фотозон, видеосъёмки.
- Экраны и проекторы: нужны для презентаций, трансляций.
- Мебель: стулья, столы, стойки регистрации. Их отсутствие может стать неожиданным и неприятным сюрпризом.
Если чего-то не хватает, важно заранее заложить бюджет на аренду и продумать логистику.
5. Общее состояние площадки.
Плохое состояние площадки может негативно повлиять на атмосферу мероприятия и восприятие бренда организатора.
Насколько презентабельно выглядит выбранная локация? Обшарпанные стены и мебель, старая отделка испортят впечатление, даже если зал просторный и удобный. Чистота и порядок в санузлах – ещё один пункт, который очень важен для комфорта гостей.
Перед подписанием договора лучше лично осмотреть площадку и узнать о возможных проблемах.
6. Технические ограничения.
Есть ряд параметров, по которым площадка может вам не подойти:
- Ограниченная мощность электричества.
- Ограничения по громкости звука.
- Запрет на открытый огонь. Если вы планируете шоу с пиротехникой или свечи на столах, уточните, возможно ли это.
- Количество розеток и удобство их расположения – чтобы не пришлось тянуть километры удлинителей.
Эти моменты кажутся мелочами, но на практике они могут повлиять на ход мероприятия.
Выбор площадки – это фундамент успешного мероприятия. Если вы хотите сэкономить время, нервы, деньги и получить отличный результат, доверьте подготовку события профессионалам. Команда «Прожектора» подберёт локацию под ваши задачи и организует всё под ключ. Оставьте заявку на сайте, и мы свяжемся с вами.