Как успеть справиться в течение дня справиться со множеством дел? Татьяна Барель, бизнес-психолог, перечислила в комментарии для Самара Онлайн 24 три основные ошибки тех, кто ничего не успевает.
Как подчеркивает эксперт, для начала - необходимо реалистично оценивать сложность и объем задач, всегда оставлять запас времени для каждой из них. Например, если я думаю, что с каким-то делом управляюсь за полчаса, то обязательно выделяю на него 45-60 минут. Это помогает не стрессовать от нехватки времени, не бросать решение задачи на полпути, а спокойно в ней разобраться и закончить.
Вторая ошибка - неверно расставляем приоритеты либо задачи “раскидываем” хаотично.
Например, утром стараемся сначала сделать самые простые дела, которые не так уж и важны для достижения глобальной цели. Как результат теряем драгоценное время, к середине дня устаем так, что на более важные задачи уже нет сил. Как избежать ошибки? От души советую использовать такой традиционный и популярный инструмент, как матрицу Эйзенхауэра. То есть распределять задачи на 4 категории: “срочные и важные”, “несрочные и важные”, “срочные и неважные”, “несрочные и неважные”.
Третья ошибка - не рассчитываем собственные силы. Пытаемся один день наполнить огромным количеством дел. Чрезмерная перегрузка приводит к усталости, при этом работа теряет в качестве. Как избежать ошибки?
Для проработки этой проблемы тоже есть эффективные инструменты планирование работы по методу Айви Ли или системе «1—3—5». Согласно им, нужно отказаться от многозадачности и сконцентрировать внимание лишь на нескольких задачах. Так, метод Айви Ли предписывает выделить из списка дел от 1 до 6 самых важных задач и бросить силы только на их выполнение. В по системе «1—3—5» можно определить 1 сложную задачу, 3 средние по сложности и 5 легких, которые можно сделать походя. Причем, не обязательно все дела должны быть рабочими можно включить в список и личные.
Какие инструменты и методы планирования времени наиболее эффективными для разных типов личностей или профессий?
На мой взгляд, перечисленные инструменты подходят абсолютно всем типам личности и профессиям. Однако каждому человеку важно учитывать свой хронотип и работу над решением наиболее сложных задач планировать на свое самое продуктивное время в течение дня, - говорит психолог.
Кандидат медицинских наук Майкл Бреус считает, что люди делятся на несколько хронотипов:
- Львы. Это ранние “пташки”: просыпаются с 5:30 до 10 часов утра. Пик их продуктивности приходится на отрезок от 10:00 до 17:00.
- Медведи. Встают в 7-11 часов. Выполняют задачи более эффективно с 11:00 до 18:00.
- Дельфины. Спят плохо, часто страдают бессонницей. Могу работать с полной отдачей с 10:00 до 18:00.
- Волки. Проснуться утром для них задача не из легких. Зато они активны в рабочих вопросах до 20:00. То есть, если вы, например, “волк”, не стоит нагружать себя серьезной работой по утрам это непродуктивно, зря потеряете время.