В клиентской базе нашей компании несколько сотен клиентов, и у многих сегодня мы видим рост дебиторской задолженности. Что конечно же объяснимо. Когда деньги в «пассиве» приносят 20-25% — гораздо выгоднее положить их на депозит, чем платить своевременно вам. Плюс, компании сокращают кредитные портфели, так как деньги стоят дорого, и не каждая финансовая модель может выдержать 30-40%. Сокращение кредитного портфеля сокращает оборотные средства бизнеса и на своевременную оплату денег может просто не быть.
Но от этого понимания не легче, потому что рост дебиторской задолженности для вас означает угрозу платёжеспособности. А платёжеспособность это то, что влияет на бизнес в первую очередь.
Хочется привести цитату Вера Харниша «Ничто так не старит руководство компании как нехватка денежных средств». Как этого не допустить и как эффективно управлять дебиторкой — в статье.
Что такое дебиторская задолженность
Важно понимать, что дебиторская задолженность — это сумма денег, которую должны компании её контрагенты. Дебиторская задолженность образуется, когда компании должны покупатели за предоставленные товары или услуги. Важно, не забывать, что к дебиторской задолженности относятся авансы поставщикам товаров.
Кейс из практики.
Собственница бизнеса поделилась на семинаре-практикуме, что, авансы поставщикам в прошлом году вышли из ее зоны контроля. За 2024 год компания сильно нарастила эту статью расходов, так как службе закупа легче приобретать товары в авансы.
А когда начался несезон, стало резко снижаться поступление денег, стал «рваться» платёжный баланс. Они оформили кредит, а в четвертом квартале поднялись ставки. В итоге стала сыпаться вся финмодель. И блок поставщиков, который никогда не был в зоне контроля у коммерческого директора, оказался слабым местом, повлиявшим на платёжеспособность бизнеса.
Вывод
С той стоимостью денег, которая есть сейчас, за дебиторской задолженностью нельзя не следить. Когда мы говорим, что дебиторка — это вид актива имущества, то мы понимаем, что любое имущество компании финансируется за счёт капитала. В итоге мы привлекаем либо собственный, либо заёмный капитал. Чаще всего увеличение дебиторской задолженности сказывается на том, что у компании не хватает денег в обороте. Чем больше она растёт, тем больше бизнес ищет заёмного капитала, что как следствие, снижает финансовую устойчивость компании.
💡 Если вы хотите научиться вести отчёты так, чтобы они показывали, где ваши деньги, держать под контролем и управлять финансовыми показателями и ясно понимать, что нужно сделать, чтобы денег стало больше, участвуйте в семинаре-практикуме Ирины Екимовских «Деньги в бизнесе: приумножить и сохранить»
Искусство управления
Управление дебиторской задолженностью — это управление платёжеспособностью бизнеса, а платежёспособность — это самое эластичное свойство бизнеса, которое в первую очередь отражается на всех процессах. Задача финансового менеджмента не тушить пожары, а предотвращать их. Поэтому одна из основных целей — настроить инструменты контроля отчётности таким образом, чтобы бизнес не попадал в ситуацию, когда денег не хватает. При управлении дебиторкой выделяется два процесса:
- Управление будущей дебиторской задолженностью. Когда вы отвечаете себе на следующие вопросы: сколько дебиторки мы можем себе позволить, с какими покупателями, на каких условиях.
- Контроль уже существующей дебиторской задолженности. Это про анализ и корректировку действий. Для этого должен существовать отчёт и мониторинг. Задача финансовой службы предоставить вам управленческую информацию для того, чтобы легко и понятно было принимать решения.
Очень важно, когда мы говорим о контроле дебиторской задолженности, иметь регулярные отчеты в нужных разрезах.
То есть видеть текущую задолженность, просроченную, сомнительную, безнадежную. И понимать, какая часть дебиторки попадает в каждый из разделов. Финансово продвинутые, грамотные компании, не просто следят за просрочкой дебиторской задолженности, они резервируют часть прибыли под долю потенциальных убытков.
Вывод
Чтобы управлять дебиторской задолженностью:
- внедрить еженедельный или ежедневный отчёт,
- регламентировать действия, ввести чёткую последовательность работы с дебиторской задолженностью,
- внедрить работу с дебиторской задолженностью в мотивацию менеджеров,
- регулярно контролировать коммерческого директора или руководителя отдела продаж, в зависимости от вашей структуры, по состоянию дебиторской задолженности.
Фокусы внимания
Какие показатели отслеживать для того, чтобы контролировать дебиторскую задолженность?
1) Общий объём дебиторской задолженности. Это общий уровень риска.
2) Размер просроченной задолженности. Это проблемный участок, с которым компания должна в основном работать.
3) Доля потенциального убытка. Это тот размер дебиторки, который, скорее всего, не вернётся в бизнес. Важно видеть распределение задолженности по срокам долга для того, чтобы можно было сконцентрироваться на определенные группы и точечно поработать с ними.
4) Скорость возврата дебиторки — оборачиваемость дебиторской задолженности в днях, для того, чтобы этот показатель вывести в необходимый уровень, который запланировали, и далее отслеживать, чтобы он находился в плановых цифрах.
5) Дебиторка в разрезе ответственных лиц бизнеса для того, чтобы можно было выставить KPI-показатели и следить за выполнением тех мероприятий, которые были назначены для того, чтобы возвращать долги.
6) Показатели в разрезе контрагентов. Это размер задолженности, ранжированный по срокам и оборачиваемости дебиторской задолженности.
Вывод
С дебиторкой нужно работать на всех уровнях управления. Топ-менеджер должен видеть все показатели в бизнесе и оценивать риски компании. Руководители среднего звена должны ставить задачи и распределять их менеджерам, контролировать выполнение показателей, проводить работу с политикой взаимодействия с клиентами. Следующий уровень — это уровень менеджера, который на ежедневной основе должен работать с долгами.
💡 Читать также: Что собственнику важно понимать про управление финансами в бизнесе
Power BI — инструмент, который позволит не терять деньги
Power BI — это набор специальных программных сервисов Microsoft. Они позволяют собирать данные из различных, несвязанных между собой, источников (1С, Excel, Google-таблиц, CRM и др.); преобразуют их и представляют в наглядном виде, удобном для анализа.
Проще говоря, огромное количество разрозненных цифр и таблиц с помощью Power BI превращается в красивый и понятный интерактивный отчёт.
- Вы увидите все основные показатели деятельности компании на разных этапах и легко, онлайн оцените эффективность. Понятный и оперативный отчёт — это то, что нужно для принятия правильных решений.
Как это выглядит
В карточках дашборда выведены основные показатели: суммы и доли задолженности скорость возврата задолженности в днях, сумму продаж за последний полный месяц и долю дебиторки в ней, а также подсвечено изменение доли относительно предыдущего месяца. Важно следить, чтобы доля просрочки в дебиторке не росла.
Ниже отображается распределение просроченной задолженности по дням. Выведена динамика оборачиваемости, соотношение динамики задолженности к выручке.
Цели:
1) Сокращение срока возврата дебиторки, т.е. оборачиваемость в днях должна снижаться.
2) Чем ниже доля дебиторки в продажах, тем лучше.
На графиках выведены распределение дебиторки по менеджерам и по подразделениям, топ контрагентов по объёму задолженности. Из отчёта можно понять, как конкретный менеджер управляет задолженностью своих клиентов. Кто из контрагентов является основным неплательщиком и допускает самую большую просрочку в суммах и днях.
Кроссфильтрация элементов, позволяет детализировать информацию в нужных разрезах, все показатели перестраиваются под выбранный элемент.
Отчёт обновляется ежедневно, поэтому данные по задолженности всегда актуальны. Задолженность со сроком более 60 дней с высокой вероятностью может оказаться невозвратной, поэтому надо начинать работать с долгами раньше.
Вывод
Отчёты в Power BI закрывают большую часть потребностей организации в визуализации данных управленческого учёта. На дашборды можно вывести ключевые показатели, которые нужны именно вам, учитывая отраслевую специфику и бизнес-процессы конкретно в вашей компании.
💡 Чтобы настроить бизнес-аналитику на дашбордах в Power BI в вашем бизнесе, оставляйте заявку на консультацию.