Предыдущие части:
Первая часть — постановка вопроса и описание моделей управления.
Вторая часть — содержание управленческого хаоса и основные направления противодействия ему.
Больше интересной информации об управлении в телеграмм-канале Лаборатории управления.
В первых частях статьи представлены модели управления и предложены рекомендации по развитию организаций за счет снижения управленческого хаоса:
- Внедрение моделей управления (представлены общая модель управления, иерархическая модель результатов системы, модель типового цикла управления).
- Недопущение ошибок управления (представлен достаточно детальный перечень ошибок).
- Устранение причин управленческого хаоса:
- обеспечение соответствия управленцев организации базовым требованиям (представлены общие подходы к решению задачи);
- обеспечение адекватности характеристик организации решаемым задачам.
В данной части статьи раскрыты:
- некоторые рекомендации по решению задачи обеспечения соответствия характеристик организации решаемым задачам и условиям с учетом системных принципов и законов;
- некоторые содержательные аспекты ошибок управления, связанные с нарушением системных принципов и законов, понимание которых позволяет не совершать ошибок и находить правильные управленческие решения.
Связь управленческого хаоса с системными принципами и законами
Научная основа области управления организациями в настоящее время имеет достаточно сложную структуру. Законы, закономерности, принципы, применимые в той или иной степени к управлению организациями проистекают из философии, теории систем, теории управления, теории связи, психологии, биологии, физиологии, социологии и других теорий и наук.
Закон — необходимое, существенное, устойчивое, повторяющееся отношение между явлениями. Законы имеют обязательный характер действия. Законы обладают универсальностью по отношению к условиям их проявления.
Закономерность — отношение между явлениями, проявляющееся при выполнении некоторых условий. Закономерности, в отличие от законов не инвариантны к условиям (т.е. действуют не во всех условиях).
Принцип (в контексте данной статьи) — руководящая идея или основа устройства системы. Принцип, как руководящая идея, имеет характер желательного свойства системы. Принцип, как основа устройства системы, имеет характер обязательного императива (требования).
Законы, закономерности, принципы по-разному действуют в неживых (технических), биологических и социальных системах и по-разному проявляют себя в зависимости от конкретных условий.
Некоторые фундаментальные законы материального уровня "не работают" (или их проявление существенно ослаблено) на биологическом уровне (например, 2-й закон термодинамики "не работает" в живых клетках).
Многие законы и принципы биологического и социального уровней, имеющие информационную природу, не имеют силы на материальном (техническом) уровне.
Законы материального мира нарушить нельзя, они действуют в моменте и определяют течение процессов. Законы социальных систем имеют более мягкий характер: "нарушение законов и принципов" на социальном уровне приводит к последствиям с задержкой по времени, а при некоторых условиях последствий можно избежать полностью. Под "нарушением законов и принципов" в контексте данной статьи понимаются действия субъектов или условия, возникшие в следствие действий субъектов или объективных факторов, противоречащие положению закона или принципа (последствия действий субъектов или объективных факторов, противоречащих положению закона или принципа).
Ошибки управления, перечень которых представлен во второй части материала, могут быть связаны с системными принципами и законами следующим образом:
- управленческие решения (оцениваемые по результату, как ошибки управления) могут приводить к невозможности выполнения системных принципов (принципов, как желательных свойств системы), с соответствующими последствиями в виде новых ошибок управления и/или наступления результирующего ущерба для системы;
- управленческие решения (оцениваемые по результату, как ошибки управления) могут противоречить логике действующих системных законов или принципов (принципов, как обязательных императивов), с соответствующими возможными последствиями в виде новых ошибок управления и/или наступления результирующего ущерба для системы.
Также необходимо отметить, что нарушения системных законов и принципов не всегда являются негативными факторами для системы. Системные принципы и законы можно считать "инструментами двойного назначения":
- для поддержания позитивных процессов/элементов в системе необходимо соблюдать системные принципы и законы (в данной статье преимущественно рассматриваются такие варианты);
- для устранения негативных процессов/элементов в системе необходимо нарушать системные принципы в отношении этих негативных процессов/элементов (такие варианты будут рассмотрены в одной из следующих статей).
Далее для анализа взаимосвязи с управленческим хаосом рассматриваются известные законы и принципы (из предметных областей теории управления, функционирования сложных систем, функционирования биологических систем), сгруппированные по принципу отношения к структуре системы, функциям системы или ее элементов, свойствам узлов (подсистем, элементов) системы. Принимается, что данные законы и принципы применимы к организационным системам, охватывающим социальный, биологический и материальный (технический уровни) реальности, в достаточно широком диапазоне условий, чтобы рассматриваться как существенные факторы управления.
Структурные принципы
1. Принцип коммуникативности (Садовский) [рекомендация].
Это основополагающий общесистемный принцип, согласно которому любая система обязательно связана множеством коммуникаций (связей) с окружающей средой. Согласно этому принципу, система, не имеющая никаких связей с другими системами, не может быть обнаружена и, таким образом, не существует.
Считается, что в долгосрочной перспективе коммуникации между частями организации, а также между организацией и внешней средой имеют более существенное значение, чем характеристики отдельных элементов организационной системы (коммуникации рассматриваются в широком смысле, не только как информационные, но и материальные, энергетические, финансовые) при условии обучения и выполнения минимальных требований к полноте системы.
Отсутствие коммуникаций, неадекватные характеристики коммуникаций между подсистемами и элементами организации, между организацией и внешней средой оказывают существенное влияние на функционирование организации и достижение поставленных целей.
Управление коммуникациями — одна из важнейших задач управления в организации (где надо, коммуникации должны быть, где не надо — коммуникаций не должно быть). "Полезные" элементы системы должны иметь все необходимые для полноценного функционирования коммуникации. "Вредные" элементы/процессы/явления целесообразно лишать коммуникаций, чтобы они не могли функционировать и негативно влиять на систему (лишние связи повышают энтропию системы).
2. Принцип обратной связи (Анохин) [рекомендация].
Принцип обратной связи (или обратной афферентации) в теории функциональных систем П.К. Анохина заключается в контроле за выполнением действия: по каналам обратных связей информация поступает в подсистему управления, где находится модель объекта управления, модель действия и модель ожидаемого конечного результата, что позволяет корректировать действие для достижения цели.
Данный принцип достаточно подробно учтен в "Общей модели управления" и описании "Типового цикла управления" (см. первую часть статьи). Обратные связи (как разновидности коммуникаций) — необходимые условия для управления.
Достижение целей управления невозможно без выполнения принципа обратной связи (за исключением вырожденного случая программного управления или ситуаций случайного везения). Отсутствие в системе управления достаточного набора элементов модели управления (вектор цели (результата), вектор состояния, вектор управления, субъект управления, канал управления, объект управления, канал обратной связи) делает задачу управления невыполнимой. Канал обратной связи совместно с каналом управления обеспечивают замкнутость контура управления и возможность целенаправленного изменения состояния объекта управления.
3. Принцип иерархичности (Берталанфи) [императив].
Принцип иерархичности определяет, что системы за счёт своих связей (см. Принцип коммуникативности) образуют систему более высокого яруса, то есть надсистему. Этот принцип предполагает последовательное разделение системы на уровни и установление отношений между нижележащими и вышележащими уровнями.
Мир иерархичен. Монолит распадается на части с превышением критического объема и снижением связности внутренних частей. Коммуникативность и иерархичность — базовые принципы существования и развития систем. Управляемое формирование иерархий в организации на базе коммуникаций требует осмысленного и технологичного подхода.
Системы, подсистемы, элементы, выполняя функциональный запрос иерархически высших субъектов, обладая собственным вектором самоуправления и, участвуя в коммуникациях с окружением, формируют системы высшего яруса, которые могут обладать непредсказуемыми свойствами и, например, конкурировать с исходными субъектами управления. Учет принципа иерархичности при строительстве организационных систем — отдельная сложная задача и тема для исследования.
4. Принцип моноцентризма (Богданов) [рекомендация].
Принцип моноцентризма определяет, что устойчивая система будет характеризоваться единым центром (управления); если она представляет из себя сложную систему, то она будет иметь один высший, общий центр. Полицентрические системы могут характеризоваться дисфункцией координационных процессов, дезорганизованностью, неустойчивостью.
Устойчивость организации в условиях возможных противодействий внутренних полюсов друг-другу, в т.ч., зависит от балансирующей (интегрирующей) работы единого центра (см. далее принцип прогрессирующей сегрегации и принцип связности). Организации, имеющие единый иерархически-высший центр (управления) более устойчивы, чем полицентрические организации. Стоит избегать появления в организации независимых центров управления с разными целями (иначе система становятся слабой).
5. Принцип организационной непрерывности (Богданов) [императив].
Принцип организационной непрерывности утверждает, что практически каждая возможная система находит бесконечные «отличия» в рамках своих внутренних границ. Это означает, что каждая система является принципиально разомкнутой по отношению к собственному внутреннему составу (то есть открытой к его поэлементной и комплексной модификации) и вместе с тем связывается в тех или иных цепях со всем универсумом — с собственной средой, а также со средой среды и т.д.
Данный принцип в той или иной степени также прослеживается в большинстве религиозных и мистических учений: всё в мире связано между собой; изменения на одном конце вселенной приводят к изменениям на другом.
Применительно к вопросу организационного управления принцип организационной непрерывности показывает взаимное влияние параметров системы в отношение "все ко всем", а также предупреждает сложный характер влияния. Например, решение проблемы повышения качества и скорости выполнения рабочих задач путем привлечения более квалифицированных сотрудников порождает следствие — рост затрат на оплату труда (т.к. квалифицированные сотрудники статистически имею более высокую стоимость).
Понимание сложных внутренних и внешних связей и способность их учитывать в процессе управления обеспечивается накоплением опыта и рефлексией.
6. Принцип внешнего дополнения (Бир) [рекомендация].
Принцип внешнего дополнения гласит, что любая подсистема управления нуждается в «чёрном ящике» — определённых резервах, с помощью которых компенсируются неучтённые воздействия внешней и внутренней среды. Причем под резервами понимаются как материальные, так и информационно-методологические ресурсы. Принцип внешнего дополнения может быть связан по своей "природе" с теоремой Геделя "о неполноте".
Для организации в сложных условиях «чёрным ящиком» могут выступать ее резервы (целенаправленно или случайно сформированные), надсистема или окружающая среда.
Наличие резервов существенно повышает устойчивость (живучесть) организации. Отсутствие процессов управления резервами — признак недостаточной зрелости субъекта управления.
7. Принцип взаимно-дополнительных соотношений (комплементарности) (Богданов) [рекомендация].
Принцип взаимно-дополнительных соотношений (комплементарности) заключается в том, что важной базой любой устойчивой системной дифференциации может считаться развитие взаимно-дополнительных связей между элементами системы. Пример: клетки корня усваивают в избытке из своей ближайшей среды одни элементы, клетки листьев и ствола — другие. Они передают друг другу свои излишки, взаимно поддерживая структурную устойчивость.
Под дифференциацией в данном случае понимается один из механизмов (наряду со структурной интеграцией) самобалансировки систем в процессе роста и функциональной специализации подсистем.
В организации важно, чтобы ресурсы (материальные, информационные), которые специализированная подсистема (функция) не получает самостоятельно из-за своей специализации, она могла получать от других подсистем. А также передавать другим подсистемам свой специализированный ресурс (продукт). Нарушение балансов взаимно-дополнительных соотношений между элементами системы — существенный негативный фактор, снижающий эффективность подсистем и выводящий систему из равновесного состояния.
8. Принцип прогрессирующей сегрегации (Берталанфи). Принцип связности (Форестер) [императив].
Принцип прогрессирующей сегрегации и принцип связности целесообразно рассматривать совместно.
Принцип прогрессирующей сегрегации означает прогрессирующий характер потери взаимодействий между элементами в ходе дифференциации.
Принцип связности гласит, что форма системы поддерживается балансом (статическим и динамическим) между воздействиями структурной интеграции и дифференциации. В более общем виде принцип связности определяет, что форма системы является следствием баланса интегрирующих и дифференцирующих сил.
Постоянное противоположное действие интегрирующих и дифференцирующих механизмов в системе можно отразить наличием элементов трех типов:
- детерминанта (элемент "Гильдии порядка"). Элементы данного типа характеризуются проявлением интегрирующих и структурирующих механизмов, обеспечивая предсказуемость, управляемость в ожидаемом диапазоне условий и эффективность;
- периферия (элемент "Гильдии хаоса"). Элементы данного типа характеризуются проявлением дифференцирующих механизмов, обеспечивающих гибкость, адаптивность системы к изменяющимся условиям, а также накопление опыта системой. Название "периферия" выбрано в связи с тем, что, как правило, в структуре системы (организации) элементы данного типа больше взаимодействуют с внешней средой (находятся ближе к внешней среде);
- балансировочное ядро. Элементы данного типа обеспечивают сохранение системы, выступают в роли медиаторов между детерминантами и периферией, выполняют ограничивающую функцию для механизмов интеграции и дифференциации. Необходимость наличия ядра для устойчивости системы также указывается в принципе моноцентризма Богданова.
Детерминанты определяют потенциал "силы" системы. Ядро и периферия определяют потенциал "разума" системы.
В организации важно иметь достаточную ясность по вопросу к каким типам относятся подсистемы и элементы (ядру, детерминантам, периферии) и использовать это в управлении.
Действия принципов прогрессирующей сегрегации и связности в организации в определенных условиях (например, в случае допущения ряда управленческих ошибок) могут приводить к нарушению баланса между дифференцирующими и интегрирующими силами. Переизбыток дифференцирующих сил в конечном счете приводит к снижению эффективности и производительности системы. Переизбыток интегрирующих сил в конечном счете приводит к снижению адаптивных способностей системы (т.е., к снижению потенциала развития).
Механизмы, повышающие зависимость подсистем и элементов друг от друга, требующие интенсивных и информативных коммуникаций и обмена, работают на повышение интегрирующих сил в системе. К таким механизмам можно отнести, например:
- согласующиеся и зависимые цели подсистем и элементов, включенные в общую иерархию;
- общая инфраструктура обеспечения ресурсами подсистем и элементов;
- сквозные процессы с зависимыми (блокирующими) или взаимовлияющими операциями смежных подсистем и элементов.
Механизмы, повышающие автономность подсистем и элементов, снижающие интенсивность и информативность коммуникаций между подсистемами и элементами, работают на повышение дифференцирующих сил в системе. К таким механизмам можно отнести, например:
- независимые или взаимоисключающие (конкурирующие) цели подсистем и элементов;
- автономные инфраструктуры обеспечения ресурсами подсистем и элементов.
Определение точных рекомендаций по обеспечению оптимального баланса между дифференцирующими и интегрирующими силами в организационной системе требует отдельного исследования. На текущем этапе можно установить качественную связь между ошибками управления и действием принципов прогрессирующей сегрегации и связности.
9. Принцип необходимости разрушения детерминизма (Ферстер, Антомонов) [рекомендация].
Принцип необходимости разрушения детерминизма утверждает, что для достижения качественно нового состояния и повышения уровня организации системы необходимо разрушить (перестроить) существующую, сформированную в предшествующем опыте, детерминированную структуру связей элементов системы.
Организация, функционируя в изменяющихся условиях, должна обладать способностью к изменению со скоростью не ниже скорости изменения условий. Наибольшую сложность имеет задача изменения подсистемы управления в целом и механизмов структуризации системы (детерминант), в частности, т.к. функциональная природа подсистемы управления и механизмов структуризации предполагает направленность на структуризацию.
Функциональные принципы
Функциональные принципы вытекают из структурных принципов.
10. Принцип целенаправленности (Эшби) [рекомендация].
Принцип целенаправленности — это ведущий принцип поведения системы, который обеспечивает достижение поставленных целей и определение новых целей и задач её функционирования и развития.
Система, которая не функционирует целенаправленно для получения результата (и, как следствие, не может получить результат) в конечном счете становится объектом управления или ресурсом другого субъекта.
11. Принцип наименьшего действия (Мопертюи) [императив].
Принцип наименьшего действия — принцип, согласно которому природа всегда действует так, чтобы количество требуемого "действия" было минимальным.
Принцип наименьшего действия в большей степени проявляется в естественных (и биологических) системах, характеризует потребность (стремление) в достижении результата наименьшими ресурсами и усилиями в краткосрочной перспективе. Проявление данного принципа на биологическом уровне и уровне социальных систем может приводить к реализации решений, не оптимальных в долгосрочной перспективе (см. "qwerty-эффект"). Сознательное исполнение принципа проявляется в экономных (бережливых) подходах к деятельности, польза которых очевидна. Чрезмерное злоупотребление принципом наименьшего действия может снижать безопасность и устойчивость системы.
12. Принцип прогрессирующей механизации (Берталанфи) [императив].
Принцип прогрессирующей механизации утверждает, что части системы (подсистемы) в ходе её развития специализируются или становятся фиксированными по отношению к определённым функциям или механизмам под действием функционального запроса системы.
Действия принципов коммуникации, иерархичности, целенаправленности, наименьшего действия и др. приводят в процессе адаптации системы в условиях ограниченных ресурсов и потребности повышения эффективности к выделению в структуре системы кооперации специализированных (функциональных, т.е. получающих свой частный результат) подсистем.
Можно предположить, что для каждого назначения системы, функционирующей в заданных условиях, существует набор оптимальных функциональных структур, обеспечивающих максимальную результативность и эффективность системы. Поиск и внедрение таких оптимальных функциональных структур целесообразно рассматривать как отдельный управляемый процесс в рамках развития организации.
Отсутствие целенаправленной деятельности по оптимизации функциональной структуры организации существенно снижает долгосрочную жизнеспособность и эффективность системы, т.к. изменение структуры организации естественным эволюционным путем не гарантирует получение результата.
13. Принцип иерархической организации (Амосов, Эшби и др.) [императив].
Принцип иерархической организации заключается в том, что достижение полной (главной) цели системы равноценно достижению совокупности подцелей (не путать пары "цели" — "подцели" и "система" — "подсистемы").
Данный принцип учтен в "Иерархической модели результатов системы" (см. первую часть статьи).
Осознание иерархии целей позволяет эффективно оптимизировать структуру и деятельность организации. Отсутствие ясности в иерархии целей — негативный фактор функционирования организации.
14. Принцип актуализации функций (Сетров) [рекомендация].
Принцип актуализации функций является следствием Принципа прогрессирующей механизации и гласит, что объект выступает как организованный лишь в том случае, если свойства его частей (элементов) проявляются как функции сохранения и развития этого объекта.
Адаптируясь к изменяющимся со временем запросам системы, специализированные подсистемы (элементы) обеспечивают сохранение (выживание) и развитие системы. Выбывание каких-либо специализированных элементов из работы приводит к ухудшению или невозможности получения результата системой в целом. Развитие (улучшение) отдельных элементов системы обогащает систему в целом и улучшает ее результат.
Принцип актуализации функций является хорошим индикатором для оценки реальной целесообразности подсистем и элементов системы: если "выключение" элемента не влияет на общий результат в (краткосрочной или долгосрочной перспективах), если улучшение работы элемента не улучшает общий результат (в краткосрочной или долгосрочной перспективах), то с высокой вероятностью, элемент не имеет актуализированной функции (т.е. бесполезен для системы).
15. Принцип самоорганизации (Гиг) [рекомендация].
Принцип самоорганизации утверждает, что в любой системе осуществляется процесс поступательной функционализации элементов системы за счёт её адаптации к запросу надсистемы. Адаптация в данном случае рассматривается как приближение внутренней детерминанты системы к её внешней детерминанте, то есть как процесс всё большего соответствия текущего функционирования системы функциональному запросу надсистемы.
Данный принцип является еще большим уточнением Принципов прогрессирующей механизации и актуализации функций. Применительно к организациям данный принцип затрагивает вопросы лояльности (приверженности) сотрудников и соответствия частных целей сотрудников, команд и подразделений общим целям организации.
Внутренняя детерминанта элемента системы приводится к внешней детерминанте системы в рамках решения задач мотивации. Самоорганизованные (мотивированные, лояльные) элементы системы проявляют лучшую частную результативность и эффективность. Отсутствие мотивации является существенным негативным фактором, ухудшающим показатели деятельности организации.
16. Принцип реакции (Ле Шателье) [рекомендация].
Принцип реакции определяет, что в качестве реакции на воздействие в системе усиливаются процессы, направленные на компенсацию этого воздействия. Для устойчивости системы должна обеспечиваться прямо пропорциональная зависимость между силой внешнего воздействия, выводящего систему из устойчивого состояния, и силой ответной реакции, возвращающей систему в устойчивое состояние.
Соблюдение принципа реакции предполагает обеспечение адекватной реакции системы на воздействие для сохранения устойчивого состояния:
- избегать "пропуска воздействия", когда существенное воздействие не получает должной реакции системы;
- избегать "аллергической реакции", когда несущественное воздействие вызывает запуск мощных ресурсозатратных механизмов системы.
Соблюдение принципа реакции требует наличия (или оперативного формирования при необходимости) соответствующих контуров управления, отрабатывающих воздействия, выводящие систему из устойчивого состояния, функционирующих согласно общей модели управления и обеспечивающих оптимальный возврат системы в устойчивое состояние.
17. Закон иерархических компенсаций (Седов).
Закон иерархических компенсаций гласит, что в сложной иерархической системе рост разнообразия на верхнем уровне иерархии обеспечивается ограничением разнообразия на предыдущих уровнях. И наоборот, рост разнообразия на нижнем уровне иерархии разрушает верхний уровень организации. Под разнообразием в общем случае понимается количество устойчивых состояний, которые может принимать система.
Закон Седова применительно к организациям требует осуществлять унификацию и стандартизацию деятельности на нижних уровнях управления для обеспечения устойчивости и развития верхних уровней.
Нарушение закона Седова является одним из непреодолимых препятствий для количественного роста и качественного развития организации.
18. Закон необходимого разнообразия (Эшби).
Закон необходимого разнообразия гласит, что система управления должна иметь большее разнообразие, чем разнообразие решаемых проблем. Другими словами, подсистема управления должна быть сложнее, чем поведение объекта управления и воздействия внешней среды. "Разнообразие убивает разнообразие" — согласно этому закону, подсистема управления должна иметь возможность нивелировать любые изменения объекта управления.
Понятие разнообразия, применительно к подсистеме управления организацией, уточняется двумя аспектами:
- различением ("разрешающей способностью") — способностью системы управления отличать разные состояния объекта управления;
- диапазоном настройки управляющих воздействий — способностью реализовывать изменения состояния объекта управления в широком диапазоне с необходимой точностью.
Основным способом повышения разнообразия субъектом управления является целенаправленное накопление опыта и знаний о себе, объекте управления, надсистеме, внешней среде, а также применение знаний на практике.
Нехватка разнообразия может приводить к невозможности со стороны субъекта управления обнаружить отклонения состояния объекту управления от целевого, выявить причины отклонения, выработать правильное решение по устранению отклонения, а также скорректировать систему так, чтобы исключить возможные систематические отклонения в будущем.
19. Принцип наименьшего взаимодействия (Гельфанд, Цетлин) [императив].
Принцип наименьшего взаимодействия состоит в том, что для любых систем наиболее устойчивыми оказываются состояния с минимальным взаимодействием со средой. Если речь идёт о сложных системах, которые состоят из подсистем, то целесообразность подсистем проявляется, в том числе, в минимизации взаимодействия между ними: для повышения устойчивости подсистемы стремятся увеличивать автономность функционирования. Эффективность управления возрастает при возможности для достижения целей задействовать меньшее количество простых связей в системе.
Данный принцип подчеркивает важность правильного построения коммуникаций внутри организации и между организацией и внешней средой, обеспечивающего баланс автономности и кооперации. Чрезмерное упрощение связей в системе может приводить к снижению устойчивости. Чрезмерное усложнение связей в системе снижает эффективность управления.
20. Принцип связного разнообразия (Хитчинс, Дерек) [императив].
Принцип связанного разнообразия гласит, что устойчивость взаимосвязанных систем растёт с увеличением разнообразия и степенью связанности этого разнообразия с окружающей средой.
Чем выше разнообразие системы, тем больше потенциал нахождения наиболее устойчивого состояния в имеющихся условиях. Чем выше связность двух систем, при условии достаточного разнообразия обеих, тем выше устойчивость систем за счет возможности взаимной поддержки.
Недостаток разнообразия (адаптивности) может приводить к невозможности нахождения взаимоустойчивых состояний и отказу систем от взаимодействия для избежания перехода в неравновесное состояние.
21. Принцип ограниченного разнообразия (Хитчинс, Дерек) [императив].
Принцип ограниченного разнообразия определяет, что разнообразие во взаимодействующих системах ограничено имеющимся пространством и минимальной степенью дифференциации.
Применительно к организациям под "пространством" понимаются диапазоны возможных значений базовых ресурсов (энергия, материальные ресурсы, финансовые ресурсы, знания, физическое пространство, человеческие ресурсы, объем рынка и т.п.).
Принцип ограниченного разнообразия является важнейшим фактором, который необходимо учитывать при прогнозировании возможных изменений системы и внешней среды для адекватной оценки потенциала развития организации в имеющихся условиях.
22. Гипотеза семиотической непрерывности (Виноградов, Гинзбург) [императив].
Гипотеза семиотической непрерывности утверждает, что система как элемент окружающей среды отражает некоторые существенные её свойства.
Применительно к организациям данная гипотеза определяет необходимость для организации соответствовать окружению по важным параметрам, чтобы обеспечивался достаточный обмен (см. также далее принцип совместимости Сетрова).
С другой стороны, гипотеза семиотической непрерывности предполагает, что со временем организация приобретает все больше особенностей, соответствующих окружающей среде, что целесообразно учитывать при прогнозировании развития организации.
23. Принцип адекватности (Эшби, Антомонов) [рекомендация].
Принцип адекватности гласит, что потенциальная динамика изменений системы управления должна быть адекватна скорости изменения управляемых процессов.
Подсистема управления должна быть не только сложнее (см. Принцип необходимого разнообразия), но и динамичнее объекта управления. В противном случае устойчивость управления не может быть обеспечена. Кроме того, попытки "медленной" подсистемы управления успеть за быстрыми изменениями объекта управления будут приводить к переходу системы в режим маневра и, как следствие, повышенному расходу ресурсов.
24. Закон опережающего прогнозирования (Анохин, Бир).
Закон опережающего прогнозирования гласит, что подсистема управления должна быть способна к опережающему прогнозированию развития объекта управления и изменений внешней среды. Данный закон дополняет Принцип адекватности (Эшби, Антомонов): обеспечение потенциальной динамики изменений подсистемы управления адекватно скорости изменения объекта управления возможно, в т.ч., за счет способности подсистемы управления к опережающему прогнозированию состояний объекта управления.
В общем случае, отсутствие этапов прогнозирования в алгоритмах управления снижает устойчивость подсистемы управления.
25. Принцип опережающего отражения действительности (Анохин) [рекомендация].
Принцип опережающего отражения действительности определяет, что сложная адаптивная система реагирует не на внешнее воздействие в целом, а по «первому звену много раз повторявшегося последовательного ряда внешних воздействий».
Данный принцип уточняет принцип адекватности (Эшби, Антомонов). В сложных системах воздействия могут представлять собой распределенные во времени сигналы. Для своевременного и адекватного реагирования на данные воздействия система должна иметь возможность распознавать воздействия по первым признакам, чтобы успевать выработать и реализовать реакцию.
Способность системы к опережающему отражению действительности формируется в процессе обучения системы и актуализации моделей объекта управления и контекста.
26. Принцип детерминистского представления (Козлецкий) [рекомендация].
Принцип детерминистского представления определяет, что при моделировании принятия решений индивидуумом допускается, что его представления о действительности не содержат случайных переменных и неопределенных факторов (последствия принимаемых решений зависят от строго определенных правил). В долгосрочной перспективе на широкой статистической выборке модели принятия решений могут содержать только детерминистские представления и при этом обеспечивать достаточную эффективность управления.
27. Принцип наипростейшей конструкции (Рашевский) [рекомендация].
Принцип наипростейшей конструкции гласит, что конкретная структура или конструкция живой системы является простейшей из возможных структур или конструкций, способных выполнять данную функцию или структуру функций.
Данный принцип связан с Принципом наименьшего действия. Применительно к организациям Принцип наипростейшей конструкции определяет целесообразность формирования организационно-функциональных структур по правилу "от простого к сложному" (см. далее Принцип блочности).
28. Принцип естественных технологий биологических систем (принцип блочности) (Уголев) [рекомендация].
Принцип блочности в концепции естественных технологий биологических систем заключается в том, что в основе физиологических функций, а также их эволюции лежит комбинирование универсальных функциональных блоков, реализующих различные элементарные функции и операции.
Данный принцип имеет аналог для технических систем — Закон Галла, который гласит, что все сложно работающие системы в мире — это результат от комбинации более простых, которые работают по отдельности.
Объектные принципы
Объектные принципы вытекают из структурных и функциональных.
29. Принцип совместимости (Сетров) [императив].
Принцип совместимости гласит, что условием взаимодействия между объектами является наличие у них относительного свойства совместимости, то есть относительной качественной и организационной упорядоченности. Совместимость элементов системы необходима для устойчивости и развития системы.
В информационно-технической отрасли данный принцип имеет хороший пример реализации — единая модель взаимодействия открытых систем (ЕМ ВОС, OSI). ЕМ ВОС определяет уровни и правила (интерфейсы, протоколы) взаимодействия. Каждый уровень ЕМ ВОС обеспечивает определенный набор функций (свойств) совместимости.
Упрощенно, относительные свойства совместимости объектов включают:
- физическую (конструктивно-энергетическую) совместимость (обеспечение физической возможности приема и передачи между объектами сигналов, воздействий или материальных предметов);
- сетевую совместимость (обеспечение возможности объектов найти друг друга для коммуникации и адресовать и передать сигналы или материальные предметы);
- сеансовую совместимость (обеспечение возможности организовать взаимодействие по времени и ресурсу);
- языковую совместимость (обеспечение совместимости на уровне алфавита, словаря, стандартов);
- контекстно-смысловую совместимость (обеспечение понимания смысла при взаимодействии).
30. Принцип эквифинальности (Берталанфи) [императив].
Принцип эквифинальности рассматривается как способность системы достигать состояния, которое не зависит от времени и начальных условий, а зависит только от параметров системы и окружающей среды.
Применительно к организационному управлению принцип эквифинальности определяет бо́льшую ценность для системы способностей к обучению, обнаружению и устранению ошибок, чем способность принимать правильные решения с первого раза.
31. Принцип вероятностного прогнозирования (Бернштейн) [рекомендация].
Согласно принципу вероятностного прогнозирования любое целенаправленное поведение детерминировано образами «вероятного будущего» и «потребного будущего». Образ потребного будущего предшествует действию и направляет его, сообразуясь с настоящим и вероятностным прогнозом его развития. Данный принцип дополняет закон опережающего прогнозирования (Анохин, Бир), уточняя подход к прогнозированию.
Реализацией данного принципа в технических системах является фильтр Калмана, определяющий будущее состояние системы на основании текущего состояния с учетом экстраполяции значений параметров состояния.
В общем случае, отсутствие в алгоритмах управления этапов прогнозирования с использованием моделей объекта управления и контекста, позволяющих экстраполировать их состояния, снижает устойчивость системы управления.
32. Закон минимума (Богданов).
Закон минимума (обобщающий принципы Либиха и Митчерлиха) фиксирует: устойчивость целого зависит от наименьших относительных сопротивлений всех его частей во всякий момент. Во всех тех случаях, когда есть хоть какие-нибудь реальные различия в устойчивости разных элементов системы по отношению к внешним воздействиям, общая устойчивость системы определяется наименьшей её частичной устойчивостью. Данное положение является фиксацией проявления принципа лимитирующего фактора (также известного как принцип узкого места): темпы восстановления устойчивости комплекса после нарушающего её воздействия определяются наименьшими частичными.
Применительно к организациям Закон минимума целесообразно рассматривать в "Иерархической модели результатов системы" (см. выше) для частных результатов, блокирующих общий результат: устойчивость получения общего результата организации определяется наименьшей устойчивостью блокирующего частного результата.
33. Закон расхождения (дифференциации) (Татхаджанян).
Закон расхождения (дифференциации) утверждает, что различные части системы подвержены действию сил, различающихся по качеству и величине, вследствие чего они изменяются различно. Это увеличивает разнообразие и обеспечивает универсум разнообразным исходным материалом. Данный закон соответствует ситуации, при которой две тождественные в некоторый момент времени системы имеют две различные внешние детерминанты (два разных функциональных запроса от надсистемы). Естественно, в процессе адаптации к различным запросам данным системам будет свойственно прогрессирующее накопление различий в виде различных внутренних детерминант.
Применительно к организациям Закон расхождения приводит к тому, что без специальных усилий разные части организации, выполняющие разные функции, будут иметь различия. Которые, в свою очередь, будут влиять на требования к управлению.
34. Закон опыта (Эшби).
Закон опыта утверждает тот факт, что единообразное воздействие на некоторое множество элементов уменьшает разнообразие состояний этого множества. Данный закон является противоположным по отношению к закону расхождения и уменьшает разнообразие универсума.
Применительно к организациям Закон опыта показывает необходимость поддержания требуемого разнообразия системы, обеспечивающего потенциал устойчивости, путем увеличения разнообразия входных воздействий. Периодические тренировки, обучение, новые условия решения задач позволяют поддерживать разнообразие субъекта управления и его готовность к эффективным действиям в непредвиденных ситуациях.
35. Принцип отбора нужных степеней свободы (Бернштейн) [рекомендация].
Принцип отбора нужных степеней свободы заключается в том, что в начале обучения задействуется большее число степеней свободы обучаемой системы, чем это необходимо для достижения целей обучения. В процессе обучения число «участвующих» переменных уменьшается — «отключаются» несущественные переменные.
Применительно к организациям Принцип отбора нужных степеней свободы определяет потребность в обеспечении дополнительных ресурсов для подсистем (элементов) на начальных этапах обучения.
36. Принцип естественного отбора (Данков) [рекомендация].
Принцип естественного отбора утверждает, что в системах, ставших эффективными в результате естественного отбора, разнообразие механизмов и пропускная способность каналов передачи информации не будет значительно превышать минимально необходимое для этого значение.
Принцип естественного отбора может являться следствием Принципа наименьшего действия. Применительно к организациям Принцип естественного отбора показывает, что без специальных усилий система будет адаптироваться к запросу надсистемы и условиям без создания специальной избыточности в механизмах и пропускной способности каналов передачи информации. Это, в свою очередь, может приводить к условиям, нарушающим Принцип внешнего дополнения, снижая устойчивость и безопасность системы.
37. Принцип монотонности ("не упускать достигнутого") (Эшби) [императив].
Принцип монотонности («не упускать достигнутого») заключается в том, что в процессах обучения, самоорганизации, адаптации система в среднем не удаляется от уже достигнутого (текущего) положительного результата (положения равновесия, цели обучения и т. д.).
Применительно к организациям принцип монотонности показывает, что "переучивать" субъекта управления, исправлять ошибки в знаниях со временем становится существенно сложнее: количество управленческих привычек со временем увеличивается.
38. Принцип предпочитаемой формы (Хитчинс, Дерек) [императив].
Принцип предпочитаемой формы гласит, что вероятность того, что взаимодействующие системы окажутся в локально устойчивой конфигурации, растёт с увеличением как разнообразия, так и связанности систем.
Принцип предпочитаемой формы связан с Принципом связного разнообразия.
Применительно к организациям Принципы предпочитаемой формы и связного разнообразия показывают, что чем шире и разнообразнее взаимодействие организации с окружением, тем выше устойчивость организации (при условии достаточного разнообразия в организации и окружении).
39. Закон устойчивого неравновесия (Бауэр).
Закон устойчивого неравновесия гласит, что все и только живые системы никогда не бывают в равновесии и исполняют за счёт своей свободной энергии постоянную работу против равновесия при существующих внешних условиях.
Применительно к организациям Закон устойчивого неравновесия определяет природу постоянных изменений, которые требуют управления для обеспечения динамического равновесия (устойчивости): без движения живая система не может существовать, без управления движение приводит систему к потере устойчивости.
Противодействие управленческому хаосу с учетом системных принципов и законов
По результатам рассмотрения системных принципов и законов можно сделать следующие общие выводы:
- некоторые принципы (законы) кажутся достаточно очевидными и простыми, но их несоблюдение с высокой вероятностью может приводить к проблемам создания, функционирования, развития организаций;
- некоторые принципы (законы) имеют противоположное действие, что требует сбалансированного их использования.
Понимание и опыт применения системных принципов и законов позволяет снизить уровень управленческого хаоса в организации за счет уменьшения количества и серьезности совершаемых управленческих ошибок.
Краткие рекомендации по организационному управлению
Перечень рассмотренных системных принципов и законов в форме кратких рекомендаций по управлению организациями можно представить следующим образом:
- Активно выстраивайте жизненно важные коммуникации внутри организации и с внешней средой (информационные, материальные, финансовые), обрывайте ненужные связи — это снизит хаос, усилит эффективность системы и обеспечит её устойчивость в достижении целей.
- Исключайте связи внутри и снаружи организации, которые могут уменьшать устойчивость организации: связи, в которых потеря устойчивости одного связанного объекта приводит к потере устойчивости другого объекта.
- Развивайте разнообразие и гибкость внешних взаимодействий организации для повышения устойчивости организации.
- Следите за структурой коммуникаций, чтобы повысить предсказуемость процессов. Два или более взаимодействующих элемента образуют систему (подсистему), обладающую инерцией и вектором самоуправления, которыми также надо управлять.
- Адекватно оценивайте потенциал развития организации и ее коммуникаций с внешней средой с учетом реального объема возможностей и ресурсов в доступной внешней среде.
- Управляйте обменом с внешней средой на всех уровнях: обеспечивайте совместимость по важным и полезным параметрам; защищайтесь от негативных свойств.
- Следите за жизнеспособностью контуров управления. Управление работает, только если контур управления замкнут, т.е. в котором функционируют все необходимые элементы: вектор цели (результата), вектор состояния, вектор управления, субъект управления, канал управления, объект управления, канал обратной связи.
- Обеспечьте единый центр управления на верхнем уровне иерархии, избегайте независимых центров управления с разными целями.
- При реализации управленческих решений будьте готовы к теневым эффектам, вызванным сложным взаимным влиянием параметров организации друг на друга.
- Обеспечьте резервирование и управление запасами в организации, чтобы гарантировать устойчивость в непредвиденных ситуациях: элементы системы в режиме самоуправления склонны к поиску упрощенных вариантов решения поставленных задач.
- Обеспечьте гармоничный баланс взаимодействий между организацией и входящими в нее элементами, между элементами друг с другом, между организацией и внешней средой.
- Обеспечьте баланс структурирующих и адаптивных механизмов организации (баланс между "порядком" и "хаосом").
- Обеспечьте организационную способность к управляемому разрушению старых механизмов, особенно, связанных с подсистемой управления.
- Действуйте целенаправленно. Система с хорошими контурами управления, исполнительными элементами и достаточными ресурсами бесполезна, если не ставит цели и не получает результат.
- Будьте бережливы.
- Постоянно следите за адекватностью функциональной структуры организации решаемым задачам и условиям и оптимизируйтесь.
- Следите за ясностью иерархии целей, обеспечивающей получение желаемого результата. Иерархия целей также основа для создания адекватной функциональной структуры организации.
- Каждый элемент организации должен иметь ясное предназначение и место в иерархии целей. Усиливайте критичные элементы, избавляйтесь от элементов, которые ни на что не влияют.
- Обеспечьте необходимый уровень мотивированности элементов организации. Недостаток мотивированности (=несинхронизированные цели организации и отдельных ее элементов) — враг результата и эффективности организации.
- Обеспечьте адекватную реакцию на воздействия в организации: сильные воздействия требуют сильной реакции, слабые — слабой.
- Управляйте ростом организации через стандарты и правила: рост организации возможен при увеличении количества иерархических уровней управления; появление нового уровня управления возможно при обеспечении необходимого порядка на нижних уровнях; [и не выращивайте коммерческие организации, в которых более 7 уровней управления].
- Обеспечьте соответствие уровня разнообразия (обученности, опыта, готовности к изменениям) системы управления объективной сложности объекта управления. Исключайте неадекватное упрощение системы управления.
- Увеличивайте скорость работы и реакции системы управления для адекватного соответствия скорости изменений объекта управления и среды.
- Развивайте способность прогнозирования. Прогнозируйте (предсказывайте) возможные изменения и управляйте с учетом прогноза: все необходимые решения и действия предпринимайте своевременно.
- Улучшайте способность распознавания приближающихся событий по первым признакам для получения запаса по времени.
- Прогнозируйте, даже с использованием простых моделей.
- Развивайте организацию "от простого к сложному" (начиная с получения малых результатов). Не пытайтесь сразу построить сложную систему и получить объемный результат с первого раза.
- Используйте при строительстве и развитии результата автономные функциональные блоки с ясным предназначением и подтвержденной результативностью.
- Фокусируйтесь на обучении, адаптации и получении результата. Неважно из какого состояния начиналось развитие системы.
- Выявляйте самый слабый элемент в системе в каждый момент времени и фокусируйтесь на его усилении.
- Поддерживайте и повышайте обученность и готовность системы управления к возможным вызовам: стабильность внешних воздействий приводит к снижению устойчивости системы.
- Вкладывайте больше ресурсов в обучение на начальных этапах развития организации: с повышением уровня обученности обучение становится более эффективным и требует меньше внимания.
- Уделяйте достаточно ресурсов и внимания качеству обучения в организации: переучивать сложнее и дороже, чем учить правильно сразу.
- Избегайте застоя в организации, поощряйте движение, управляйте движением.
Заключение
В статье (из трех частей: часть 1, часть 2, часть 3) вводится понятие управленческого хаоса — неорганизованной сложности, формируемой из множества ошибок управления и являющейся одной из основных причин организационных проблем. Противодействие управленческому хаосу — ключевой фактор успеха организации.
На основе результатов формализации управленческого хаоса сформированы общие рекомендации по развитию организаций:
- Внедрение моделей управления на всех уровнях управления организации:
— общая модель управления;
— иерархическая модель результатов системы;
— модель типового цикла управления. - Недопущение ошибок управления:
— на основе моделей управления сформирован обширный перечень типов ошибок управления, который с высоким доверием можно рассматривать как достаточно полный список источников управленческого хаоса;
— на основе экспертных оценок ошибки управления приоритизированы по степени негативного влияния на организацию;
— рассмотрены системные принципы и законы, понимание действия которых, наряду со знанием исчерпывающего перечня источников управленческого хаоса, позволяет уменьшить количество и серьезность ошибок управления в деятельности организации. - Устранение причин управленческого хаоса:
— обеспечение соответствия управленцев организации базовым требованиям (представлены общие подходы к решению задачи);
— обеспечение адекватности характеристик организации решаемым задачам с учетом системных принципов и законов.
В качестве направлений дальнейших исследований, раскрывающих новые аспекты темы управленческого хаоса и смежные с ней темы, рассматриваются:
- Системные законы Б. Хеллингера через призму принципов и законов управления.
- Осознанное нарушение системных принципов и законов в интересах управления организацией (и с пользой для нее).
- Проявления закона иерархических компенсаций Седова в природе и социуме.
- Ограничивающие требования к характеристикам элементов организаций с типом "периферийных".
- Применение CALS-технологий к иерархической модели результатов системы для повышения эффективности системы.
- Возможные типы управленческих стилей руководителей в контексте общей модели управления и типового цикла управления.
Источники
Выражаем признание и благодарность всем ученым и практикам управления в прошлом и настоящем, а также авторам следующих материалов:
- Достаточно общая теория управления. ВП СССР.
- Тектология. А.А. Богданов.
- Кибернетика функциональных систем. П.К. Анохин.
- Кибернетика. Новиков Д.А.
- Предел совершенствования иерархической организации. Реут Дмитрий.
- Феномен социальной самоорганизации. Хиценко В.Е.
- Общесистемные закономерности как содержательные элементы системной теории, основанной на системно-объектном подходе. Маторин С. И., Жихарева А. Г.
Приложение. Ошибки управления в контексте нарушения системных принципов (законов)
В приложении [материал в процессе разработки] рассмотрены примеры содержания ошибок управления, приводящих к нарушению системных принципов и законов.