Телепорт — не только для предпринимателей
Не все знают, но на платформе Телепорт обучаются не только владельцы бизнеса, но и их сотрудники. Сегодня расскажу кейс, как ассистент по развитию бизнеса взяла инициативу в свои руки и помогла навести порядок в крупной компании.
О компании:
Компания работает в сфере строительно-монтажных, ремонтных и отделочных работ на промышленных и коммерческих объектах. За 10 лет (с 2014 года) она выросла до 1300+ объектов в 6 регионах РФ и выросла до 250 сотрудников.Несмотря на масштаб, внутренние процессы оставались неструктурированными, что тормозило работу и усложняло адаптацию новых сотрудников. Именно эту проблему и предстояло решить
Начало работы: анализ ситуации
Когда Юлия пришла в компанию, там уже начали обучение в Телепорте, но системного подхода к управлению процессами не было. Регламенты существовали, но в разрозненном виде — устные указания, заметки и файлы без единой структуры. Это усложняло адаптацию новых сотрудников и замедляло работу.
Компания приняла решение нанять ассистента по развитию бизнеса, который внедрит полученные знания и создаст рабочую систему регламентов. Юлии поручили изучить материалы на платформе Телепорт, после чего она подготовила отчет и предложила план действий.
Внедрение регламентов: пошаговый процесс
1. Анализ текущего состояния
Юлия провела аудит существующих регламентов и выявила проблемы:
- В компании было всего 10 документов, но они не отражали реальных процессов;
- Многие операции выполнялись хаотично, без четких инструкций;
- Не существовало системы согласования и утверждения регламентов.
2. Сбор информации через интервью
Чтобы создать работающие регламенты, Юлия начала проводить интервью с сотрудниками. Она задавала вопросы о реальных рабочих процессах:
- Какие функции выполняет сотрудник?
- Как часто и в каких системах он работает?
- Какие отчеты готовит, кому и когда их отправляет?
- Как взаимодействует с коллегами?
Такой подход позволил учесть нюансы работы каждого отдела и избежать типичных ошибок.
«Я научилась задавать правильные вопросы. Это самый важный критерий, который бросился в глаза: если задаешь вопросы неправильно, возникает много недопониманий, в том числе с людьми вне работы»
3. Создание структуры регламентов
Юлия разработала единый шаблон, включающий:
- Описание процесса и этапов выполнения;
- Ответственных за каждый этап;
- Ожидаемый результат;
- Критерии эффективности;
- Ссылки на необходимые документы.
4. Сквозные процессы и циклограммы должностей
После работы с отдельными регламентами Юлия взялась за сквозные процессы — когда один процесс затрагивает сразу несколько отделов. Это помогло исключить дублирование задач и ускорить взаимодействие.
«Мы прописали регламент не только внутри отдела, но и между подразделениями, чтобы каждый понимал, кто и когда подключается к работе»
Также она составила циклограммы должностей — визуальные схемы, которые показывают, какие задачи, в какие сроки и с какой частотой выполняет сотрудник.
«Теперь каждый может открыть циклограмму и увидеть свой рабочий ритм. Это упростило адаптацию новичков и помогло выявить неэффективные зоны.»
4. Этап согласования
После сбора информации документ проходил несколько этапов согласования.
Один из главных вызовов — необходимость учитывать разные взгляды руководства на структуру регламентов:
«Самое сложное было это cкомпоновать все в один документ и получить какой-то общий результат, который должен удовлетворять всех»
В их компании многоуровневая система согласований. Регламент проходит через четыре ответственных лица, прежде чем будет утвержденным. И на каждом этапе могут встретиться правки.
Этот процесс помог создать качественные документы, которые соответствовали реальным бизнес-процессам.
5. Внедрение в работу
После утверждения регламентов:
- Провели обучающие сессии для сотрудников;
- Разместили документы в корпоративном хранилище;
- Включили регламенты в процесс адаптации новых сотрудников;
- Настроили систему обратной связи.
Итоги работы
За время работы количество регламентов увеличилось с 10 до 76. Это дало компании:
- Четкое распределение обязанностей;
- Снижение ошибок и конфликтов;
- Быструю адаптацию новых сотрудников;
- Единые стандарты работы в филиалах.
Этот кейс показывает, что даже один инициативный сотрудник, вооруженный правильными знаниями, может серьезно изменить работу крупной компании.
Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники могли так же эффективно систематизировать процессы в вашей компании, приходите на наш курс «Простые регламенты».
Еще больше материалов по систематизации бизнеса, найма и управлению командами — в моём Telegram-канале. Подписывайтесь, чтобы получать инсайты и инструменты для роста вашего бизнеса.
#бизнес #системныйбизнес #кейс #кейсыроста #регламенты #инструкции #систематизация #процессы #эффективность