Расскажем о том, какие документы можно подписывать в электронном виде, а какие пока требуют бумажного оформления, какие выгоды в целом получают работодатели. С 2021 года российским работодателям официально разрешили вести кадровое делопроизводство в электронном формате (ФЗ №377 от 22.11.2021).
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это современное решение, которое помогает компаниям оптимизировать внутренние процессы, снизить нагрузку на кадровое делопроизводство, облегчить всем сотрудникам подачу и согласование заявлений, в целом сократить расходы на документооборот при большом штате сотрудников.
Среди компаний в России со штатной численностью от 1 тыс. человек на КЭДО перешли уже 66% бизнеса, а в малом бизнесе — 52%, по исследованию Superjob.ru. Прогнозируется, что к 2025 году доля продаж КЭДО в России вырастет еще на ~30% (5-5,2 млрд. руб) , по сравнению с 2024 годом (4 млрд. руб).
Главное требование, что система КЭДО должна обеспечить возможность обмениваться документами удаленно, подписывать их ЭЦП, хранить документы, фиксировать время и дату их получения согласно абз. 2 ч. 5 ст. 22.1 ТК.
Какие документы входят в КЭДО
Оформлять и подписывать удаленно можно почти все кадровые документы, предусмотренные российским законодательством.
К ним относятся:
- Трудовые договоры;
- Личные карточки сотрудников;
- Положение об оплате труда;
- Графики отпусков;
- Трудовые книжки;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Расчетный лист и документ, утверждающий его форму;
- Штатное расписание;
- Положение о персональных данных;
- Согласия на обработку персональных данных;
- Табель учета рабочего времени;
- Приказы.
Большинство документов из списка выше можно подписывать с помощью электронной подписи (ЭП) в системе EmplDocs. Сотрудник и работодатель могут использовать разные типы ЭП.
Какие документы нельзя подписывать через КЭДО?
На сегодняшний день некоторые документы все еще требуют бумажного оформления (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ), запрещается применять электронной кадровый документооборот для документов:
- Трудовые книжки;
- Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р);
- Акты о несчастных случаях на производстве (формы Н-1, Н-1ПС, Н-1ЧС);
- Приказы об увольнении;
- Документы по инструктажу по охране труда.
Эти исключения помогут защитить работников от злоупотреблений со стороны работодателя.
Какой электронной подписью сотрудник может заверить документы?
Для подписания документов сотрудники могут использовать различные виды электронных подписей, выбор которых зависит от типа документа и решаемых задач:
- Простая электронная подпись (ПЭП).
Выдается работодателем при приеме на работу. Подходит для подписания стандартных рабочих документов: приказов на отпуск, расчетных листков, табелей учета рабочего времени, графиков работы. Не подходит для трудовых договоров и правил внутреннего трудового распорядка. - Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).
Также может быть выдана работодателем при трудоустройстве. Применяется для подписания большинства кадровых документов: должностных инструкций, локальных нормативных актов, правил внутреннего трудового распорядка, документов по охране труда. - Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
Наиболее защищенный вид подписи. Позволяет подписывать важные документы дистанционно, включая трудовые договоры, электронные больничные (для отправки в ФСС) и кадровую отчетность (в ПФР и Росстат).
Больше материала про HRTech и КЭДО найдете в нашем телеграм-канале.