В управлении проектами всегда есть чёткие этапы работы: сбор ТЗ, постановка задач в команду, контроль исполнения, сдача результата.
Когда вы приходите менеджерить проекты - то замечаете, что на каждом таком этапе происходят однотипные события. Например, всегда при сборе ТЗ вы задаёте какие-то конкретные вопросы, а на этапе контроля исполнения - спрашиваете коллег по статусам задач в командном чате.
С одной стороны - это полезные ритуалы, они приносят результат в работе. С другой - они создают для менеджера рутину. Если делать эти типовые вещи каждый раз вручную с максимальным вкладом - вы обеспечите крутой результат, но выгорите за 5-10-15-... подходов, делая одно и то же. Так что же нужно менеджеру проектов?
Конечно, коробки! Правда, не обычные - обувные или мебельные не подойдут. Представьте себе, что у вас есть волшебная коробка - вы можете положить туда разобранный паззл, а достать собранный. Так и в управлении: "положить что-нибудь в коробку" - это сделать типовой процесс проще или вообще не делать его руками.
🤔 Как же делаются коробки?
- Документы и процессы. Представьте себе, что сидите на созвоне с заказчиком и в очередной раз собираете все его запросы и хотелки, задаёте уточняющие вопросы... Вот бы был какой-нибудь документ, делающий это за вас. А ведь такой документ может случиться: менеджер проекта может создать бриф - типовую записку, содержащую поля для ответа клиента. Таким образом, вы заранее получите всю однотипную информацию, а коммуникация с клиентом останется только для интересных штук - бизнес-контекста и творческих вопросов;
- Автоматизация. Вы сидите и целую неделю раз в 2 дня проверяете задачи команды. Если в задаче ничего новенького - пишите исполнителю, мол, что там по прогрессу. Было бы классно, если бы вам не надо было это делать руками, так? Правильно, это тоже возможно: просто автоматизируйте рутины. Пусть за вас это делает автоматика, а люди будут регулярно вносить обновления по сигналу бота.
😮 Важное знание: коробки не всегда работают. Злостный сотрудник может саботировать автоматику, особенно важный клиент может отказаться заполнять бриф самостоятельно - и так далее. Но это не значит, что их не нужно делать. Потому что через коробки можно сделать свою жизнь свободнее от рутины и сосредоточиться на по-настоящему важных задачах