Создаем первый отчет в BI-конструкторе Битрикс24: пошаговое руководство

Аналитика данных становится ключевым инструментом для принятия бизнес-решений, и BI-конструктор Bitrix24 предоставляет мощные возможности для визуализации и анализа информации. Если вы только начинаете осваивать этот инструмент, наше пошаговое руководство поможет вам создать первый отчет, который превратит сырые данные в наглядную и полезную информацию.

Что такое BI-конструктор и почему он важен?

BI-конструктор (Business Intelligence) — это инструмент для анализа и визуализации бизнес-данных. Он позволяет собирать информацию из различных источников, обрабатывать ее и представлять в виде наглядных отчетов и дашбордов. В Bitrix24 BI-конструктор интегрирован с CRM-системой, что дает возможность анализировать данные о сделках, клиентах, продажах и других аспектах бизнеса без необходимости экспорта в сторонние программы.

Шаг 1: Подготовка данных

Перед созданием отчета необходимо определить, какие данные вы хотите анализировать. BI-конструктор Bitrix24 поддерживает множество источников данных:

• Сделки и их пользовательские поля
• Контакты и компании
• Лиды и история их движения
• Товары и их свойства
• Смарт-процессы и многое другое

Для нашего первого отчета возьмем классическую задачу — анализ продаж по менеджерам. Нам понадобятся данные о сделках, их суммах и ответственных сотрудниках.

Шаг 2: Создание датасета

Датасет — это основа любого отчета в BI-конструкторе. Он определяет, какие данные будут доступны для визуализации.

1. Перейдите в раздел "BI-конструктор" → "Датасеты" → "Создать датасет"
2. Выберите тип датасета "Виртуальный" (позволяет создать SQL-запрос)
3. Напишите SQL-запрос для получения нужных данных:

SELECT
CAST(crm_deal_uf.uf_crm_9999999999 AS DOUBLE) AS castom_uf_crm_9999999999,
crm_deal.*
FROM
crm_deal
LEFT JOIN crm_deal_uf
ON crm_deal.id = crm_deal_uf.deal_id
WHERE
stage_semantic_id = 'S'

Этот запрос выбирает все выигранные сделки (stage_semantic_id = 'S') и их пользовательские поля. Мы также преобразуем некоторые поля в нужные типы данных для дальнейшей работы.

1. Укажите поля из своего датасета
2. Нажмите "Запустить" для проверки запроса
3. Задайте имя датасета, например "Deals_won" или "Выигранные сделки"
4. Сохраните датасет

Шаг 3: Настройка метрик и вычисляемых полей

После создания датасета добавим метрики, которые будем использовать в отчете:

1. Перейдите во вкладку "Метрики" и создайте новую метрику:
   Название: "Сумма сделок"
   Выражение: SUM(cast_opportunity)
   Описание: "Общая сумма выигранных сделок"
   
2. Создайте вторую метрику:
   Название: "Количество сделок"
   Выражение: COUNT(*)
   Описание: "Количество выигранных сделок"
   
3. Добавьте вычисляемое поле для расчета среднего чека:
   Название: "Средний чек"
   Выражение: SUM(cast_opportunity)/COUNT(*)
   Описание: "Средняя сумма сделки"
   

Шаг 4: Создание визуализации

Теперь создадим графики на основе нашего датасета:

1. Перейдите в раздел "Графики" → "Создать график"
2. Выберите тип графика "Линейчатая диаграмма"
3. В поле "Источник данных" выберите созданный датасет "Выигранные сделки"
4. Настройте параметры:
   Мера: "Сумма сделок"
   Измерение: "assigned_by_name" (имя ответственного)
   Сортировка: по убыванию суммы сделок
   Лимит: 10 (для отображения топ-10 менеджеров)
5. Настройте заголовок и описание:
   Заголовок: "Топ-10 менеджеров по сумме продаж"
   Описание: "Рейтинг менеджеров по сумме выигранных сделок"
6. Сохраните график

Шаг 5: Создание дашборда

Дашборд позволяет объединить несколько графиков на одной странице и добавить фильтры:

1. Перейдите в раздел "Дашборды" → "Создать дашборд"
2. Задайте название дашборда, например "Анализ продаж"
3. Добавьте созданный ранее график, перетащив его на рабочую область
4. Создайте еще один график прямо на дашборде:
   Тип: "Таблица"
   Источник данных: "Выигранные сделки"
   Мера: "Количество сделок", "Сумма сделок", "Средний чек"
   Измерение: "assigned_by_name"
   Сортировка: по убыванию суммы сделок
5. Добавьте фильтр по дате:
   Тип: "Временной диапазон"
   Колонка: "date_create" (дата сделки)
   Значение по умолчанию: "Последние 30 дней"
6. Сохраните дашборд

Расширенные возможности BI-конструктора

После создания базового отчета вы можете использовать более продвинутые функции BI-конструктора:

1. Динамические фильтры: Создайте фильтры, которые позволят пользователям самостоятельно выбирать параметры отображения данных.
2. Сравнение периодов: Добавьте возможность сравнивать текущие показатели с предыдущими периодами (месяц к месяцу, год к году).
3. Расчетные метрики: Создайте сложные формулы для расчета KPI, конверсии, ROI и других бизнес-показателей.
4. Условное форматирование: Настройте цветовое выделение ячеек в таблицах в зависимости от значений.
5. Автоматическое обновление: Настройте расписание обновления данных, чтобы отчеты всегда содержали актуальную информацию.

Типичные ошибки новичков и как их избежать

1. Неправильное приведение типов данных
   В Битрикс24 многие поля хранятся как строки, даже если содержат числа или даты. Всегда используйте функции CAST для корректного преобразования типов.
2. Отсутствие фильтрации по дате
   Без фильтрации по дате отчет может обрабатывать слишком большой объем данных, что замедлит его работу. Добавляйте фильтр по дате в запрос или на дашборд.
3. Игнорирование NULL-значений
   Пустые значения могут искажать результаты расчетов. Используйте функцию COALESCE для замены NULL на значение по умолчанию.
4. Слишком сложные запросы
   Начинайте с простых запросов и постепенно усложняйте их. Сложные запросы труднее отлаживать и они медленнее выполняются.
5. Отсутствие описаний и заголовков
   Добавляйте понятные заголовки и описания к графикам и дашбордам, чтобы другие пользователи могли легко понять, что показывает отчет.

Советы по оптимизации производительности

1. Ограничивайте объем данных: Используйте фильтры по дате и другим параметрам, чтобы уменьшить объем обрабатываемых данных.
2. Используйте индексы: для полей по которым часто выполняется фильтрация.
3. Кэширование результатов: Настройте кэширование результатов запросов, чтобы ускорить загрузку отчетов.
4. Оптимизируйте SQL-запросы: Избегайте использования функций в условиях WHERE, так как это может замедлить выполнение запроса.
5. Разбивайте сложные отчеты: Вместо одного сложного отчета создайте несколько простых, которые будут загружаться быстрее.

Заключение

Создание первого отчета в BI-конструкторе Битрикс24 — это только начало вашего пути в мир бизнес-аналитики. С каждым новым отчетом вы будете открывать для себя новые возможности и инструменты, которые помогут вам лучше понимать ваш бизнес и принимать более обоснованные решения.

Не бойтесь экспериментировать с различными типами визуализаций, комбинировать данные из разных источников и создавать сложные расчетные метрики. BI-конструктор Bitrix24 — это мощный инструмент, который может значительно упростить процесс анализа данных и сделать его доступным для всех сотрудников компании.

Помните, что главная цель любого отчета — не просто показать данные, а помочь принять правильное решение. Поэтому всегда думайте о том, какие вопросы должен решать ваш отчет и какие действия должны предпринять пользователи на основе полученной информации.

Удачи в создании ваших первых отчетов в BI-конструкторе Битрикс24!

〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️➤
Разработка BI-отчетов - консультации и помощь в разработке индивидуальных BI-отчетов в BI-Конструкторе Битрикс24

Телеграм канал про BI-Конструктор - изучаем с нуля BI-Конструктор Битрикс24