Когда я научился считать показатели в реальных условиях стройки, то подход к выбору объектов изменился. Если раньше я ориентировался в основном на договор и дедлайны, то позже понял, что без учета ключевых показателей работа превращается прибыль в удачу. Один проект высасывает все силы и деньги, а другой приносит прибыль и кормит весь офис.
Перебрал несколько метрик и определил основные, которые показывают актуальную информацию и позволяют глубоко отследить состояние проекта, Это движение денежных средств и производительность труда, которая состоит из трудоемкости (эффективность) и выработки (деньги), теперь подробно про каждую:
Движение денежных средств (ДДС): кто, когда и куда
Начнем с движения денежных средств, или ДДС. Сюда включаем все поступления и расходы по проекту согласно категорий (материалы, накладные, транспорт, зарплаты и т.д.) , чтобы понять, как реально тратятся деньги и насколько проект близок к задуманному бюджету. Как только начинаем работать с ДДС, сразу становится ясно, когда проект проваливается по финансам, а когда наоборот — все идет по плану.
Формула проста: ДДС = поступления — расходы. Сюда идут все транзакции, включая непредвиденные расходы. Чем раньше заметим отклонения от бюджета, тем быстрее поймем, куда уходят деньги, и сможем предотвратить просадку по финансам.
Источники данных:
- бухгалтерия и финансисты.
В процессе реализации проекта выявляются проблемы, от которых проект может пострадать из-за неравномерного распределения средств, кассовых разрывов или непредвиденных расходов. Внедрение метрики ДДС позволяет заранее спрогнозировать и избежать эти проблемы.
Причины и симптомы:
- Частые задержки оплаты от заказчиков.
- Неправильно распределенные траты, которые создают «просадки» по финансам в критические моменты.
- Переоценка будущих затрат и доходов, особенно по времени их поступления.
Решения, которые можно выбрать в результате возникновения проблем:
Сократите кассовый разрыв: договоритесь с поставщиками и подрядчиками о рассрочках, переходите на более гибкие системы оплаты.
Систематизируйте контроль расходов: анализируйте по статьям бюджета, куда уходят средства, на каких участках и в какие сроки.
Пример: Строительная компания с годовым оборотом 500 млн рублей столкнулась с кассовым разрывом. Проведя переговоры с подрядчиками на этапе тендеров, заключили контракт с отсрочкой платежа. В результате освободились средства, которые компания направила на оплату зарплат и текущих расходов, избежав задержек. В этой же компании, другой объект строился на заемные средства, в результате внедрения метрики ДДС регулярно выделяли по 1 млн рублей на непредвиденные затраты. После внедрения системы еженедельного анализа, оставшиеся средства аккумулировали и направили на оборудование, сэкономив 8% на общем бюджете.
Производительность труда: выжимаем из вложений по максимуму
Здесь начинаем с главных метрик: выработка и трудоемкость. Это основные показатели, по которым легко оценить, как наши трудозатраты соотносятся с полученной выручкой.
Выработка на человека:
Первая метрика, которую проверяем, это выработка на одного рабочего. Подсчитать просто: делим выполненный объем СМР в деньгах на численность основного персонала. Среднедневную численность персонала получаем следующим образом - ежедневные табели складываем и общее количество рабочих делим на количество дней, в период которых выполнен данный объем работ.
Формула для выработки на одного рабочего:
Выработка = (Объем СМР в деньгах) / (Среднедневная численность персонала)
Чтобы точнее оценить работу по выработке, инженеры ПТО ежедневно фиксируют выход сотрудников, и на основе этих данных считаем среднедневную численность.
Источники данных:
- Табели учета рабочего времени, данные сметного отдела, сводки от прорабов и ПТО.
Трудоемкость: сколько труда требует проект
Трудоемкость показывает, сколько человеко-часов затрачено на выполнение работ. Это помогает понять, насколько квалифицированные люди задействованы и с каким качеством выполняется работа.
Формула:
Трудоемкость = Объем выполненных работ / Численность рабочих
Если видим, что на одном объекте 100 м³ бетона залито усилиями 15 человек, а на другом — 8 человек, возникает вопрос: действительно ли распределение труда эффективное? Такой анализ позволяет оптимизировать трудозатраты и понять, на каких объектах работа проходит более продуктивно. На основе этих данных аналитики заполняют сводные таблицы, а данные переносятся в BI-систему для анализа по каждому объекту.
Источники данных:
- Данные табелей учета рабочего времени, сводок ПТО, нормативной документации.
Трудоемкость отражает уровень квалификации и нагрузку, требующуюся для выполнения задач.
Опыт внедрения метрик:
1. Внедрение контроля за ДДС
Компания долгое время испытывала кассовые разрывы: деньги на закупки и оплату рабочих иногда просто отсутствовали, из-за чего приходилось прибегать к кредитам и постоянно искать дополнительные средства.
1. Еженедельное отслеживание: Внедрили систему еженедельного мониторинга ДДС (движения денежных средств), где фиксировали все доходы и расходы по каждому проекту.
2. Анализ по этапам: Каждый месяц анализировали, какие работы и закупки «вытягивали» бюджет сверх запланированных показателей. Это выявило ненужные авансовые расходы и позволило начать контроль на уровне этапов.
3. Прогнозирование потока средств: На основе истории расходов начали прогнозировать возможные кассовые разрывы, что дало возможность заранее корректировать бюджеты.
Результаты
Контроль за ДДС позволил компании:
- Сократить кассовые разрывы на 30%, снизив необходимость внешнего финансирования.
- Отсеять проекты с высоким риском кассовых разрывов и дефицита средств.
- Увеличить маржу на 5% за счет сокращения непредвиденных расходов.
Теперь выбор проектов проходит через фильтр ДДС, что помогло стабилизировать финансовые потоки и улучшить управляемость.
2. Внедрение показателя выработки и трудоемкости
1. Сбор данных: Начали ежедневный учет выработки и трудоемкости по каждому объекту, фиксируя объемы работ и численность бригад.
2. Сравнительный анализ: Сравнили выработку и трудоемкости по объектам и выявили, где рабочие приносили меньше выручки и меньше объем работ. Проекты с низкой производительностью отложили, переориентировав ресурсы на более рентабельные объекты.
3. Кадровая оптимизация: На объектах с низкой выработкой заменили бригады на более квалифицированные, повысив скорость и сократив трудозатраты.
Результаты
Контроль выработки и трудоемкости позволил:
- Исключить низкорентабельные объекты и улучшить кассовые потоки.
- Сэкономить 10% бюджета за счет повышения производительности.
- Прогнозировать рентабельные проекты на этапе планирования.
Теперь компания принимает решения не только по стоимости контракта, но и по эффективности рабочих, что улучшило рентабельность и стабильность бизнеса.
Дополнительные метрики для полного контроля
Чтобы максимально держать проект под контролем, следим не только за трудозатратами и ДДС, но и вводим два дополнительных отчета.
Сводный отчет по проектам
Этот отчет собирает всю информацию по проектам: от этапов выполнения до бюджета, отслеживания рисков и контроля качества. Еженедельно фиксируют этапы выполнения и финансовые отклонения, а также контролируюм качество выполнения на каждом этапе. Сводный отчет позволяет видеть всю картину сразу и вовремя реагировать на отклонения.
Ведение развернутого учета затрат по каждому проекту в ERP-системе или бухгалтерской программе (1С). Так же можно использовать сводный дашборд для всех проектов в MS Excel, Google Sheets или специализированных системах.
Источники данных:
- Финансовый и бухгалтерский отдел, ПТО, закупочный отдел.
Сводный отчет помогает не упустить из вида общий план проекта и следить за выполнением задач по плану.
Причины и симптомы проблем:
- Задержки на определенных этапах из-за слабого контроля или непредвиденных обстоятельств.
- Переоценка объемов или сроков, которые ведут к перерасходам и срывам сроков.
Решения:
1. Проведите анализ по каждому этапу и привлеките проектного менеджера для составления более детальных планов на каждую фазу:
• Пример: На проекте реконструкции жилого комплекса задержка на этапе электромонтажных работ привела к риску срыва сроков. После анализа задержек каждый этап согласовали по методике критического пути (Critical Path Method), что помогло оперативно внести изменения, завершив работы в срок и избежав штрафов.
2. Управляйте рисками с помощью резерва на непредвиденные обстоятельства:
Пример: Компания, работающая на удаленном объекте с большим числом климатических рисков, выделила 5% бюджета на форс-мажорные обстоятельства, что помогло стабилизировать расходы на периодах остановки работ.
Отчет по юридическим и договорным обязательствам перед поставщиками и контрагентами
Чтобы избежать проблем с поставщиками и подрядчиками, фиксируем все юридические аспекты. Если условия договоров не соблюдаются, это моментально сказывается на сроках и бюджете проекта. Еженедельно сверяем данный отчет.
Источники данных:
- Бухгалтерский отдел, Юридический отдел, ПТО, закупочный отдел
Этот отчет помогает избежать срывов в поставках, конфликтов с подрядчиками и штрафов за невыполнение условий.
Причины и симптомы проблем:
- Недостаточный анализ договоров и пропуск скрытых условий или штрафов.
- Нарушение сроков выполнения из-за сторонних подрядчиков.
Решения:
1. Оптимизируйте процесс заключения договоров и исключите мелкие подряды:
Пример: В крупной компании решили заключать договора только с проверенными поставщиками и подрядчиками на условиях авансового платежа 30% и полной оплаты после приемки работ. В итоге качество и сроки работ улучшились, что привело к экономии бюджета на 8% в течение года.
Организация работы: кто и как собирает данные
Для организации сбора всей этой информации у нас есть четкая схема. Под каждый проект делаем матрицу ответственности, куда вносим всех исполнителей команды управления проектом, включая Руководителя проекта и Руководителя строительства. Ответственным за сбор данных для отчетов может выступает инженер ПТО, закрепленный за объектом, который выполняет функции менеджер строительства. Ежедневный сьем информации с площадки: сводки по выходу рабочих, выработке и трудоемкости он заносит в электронную таблицу, которая затем попадает в сводный отчет. Еженедельно данный отчет предоставляется на ознакомление. Таким образом, мы всегда в курсе всех показателей.
После формирования сводных таблиц данные переносим в BI-систему, которая позволяет видеть общую картину по каждому проекту. Через год такой работы у нас появляется достаточно данных, чтобы принимать решения на основе реальных цифр, а не догадок.
_______________________________________________________________________________________ Читайте нас в Telegram 📳 . Поддержать нажмите "Подписаться" 👇