Конвейер мероприятий при помощи Битрикс24

#Кейс #Битрикс24

Как организовать воронку для мероприятия с приглашением участников, регистрацией, проходу по QR-кодам, печатью бейджей и автоматическим добавлением в сегменты "Посетили" и "Не посетили".

За что я люблю Битрикс24, так это за возможность реализовать комплексные сценарии с подключением дополнительных инструментов и сервисов.

Сегодня пример использования в реальной компании принципов построения воронки для организации мероприятия.

Поставленная задача от клиента

В базе CRM есть контакты крупных компаний, которых мы хотим пригласить в наш шоу-рум в Санкт-Петербурге на презентацию новой модели. Мы технологичная компания и продаём технику, нам очень важен wow-эффект от организации мероприятия. Нужен индивидуальный QR-код для каждого участника, чтобы наши менеджеры могли при помощи обычного телефона считать этот код и сразу распечатать бейдж.

Что мы предложили добавить в постановку

1. с посетителями мероприятия потом должен работать отдел продаж, поэтому добавляем передачу посетителей в Продажи и зафиксировали критерии для распределения таких сделок по менеджерам
2. информация о визите должна добавляться в карточку контакта CRM после посещения мероприятия
3. также в контакт добавляется информация об интересе к тематике мероприятия и категории презентуемых товаров
4. посетителям мероприятия автоматически высылать материалы и ссылку на форму, в которой можно оставить отзыв
5. синхронизировать список мероприятий с сайтом клиента, чтобы упростить их создание и редактирование

Какие инструменты в Битрикс24 использовали

1. Универсальный список для хранения информации о мероприятиях.
2. В CRM создали отдельную воронку Мероприятия. Каждая сделка в этой воронке — это приглашение одного из участников.
3. Использовали CRM-маркетинг
   — для создания нужного сегмента контактов,
   — через генератор продаж добавили для каждого контакта сделку в воронке Мероприятия.
4. CRM-форма для регистрации участников на мероприятие.
5. Роботы и бизнес-процессы в CRM для движения сделок-приглашений по стадиям.
6. Разработали активити для генерации картинки с QR-кодом.
7. Веб-хук для получения информации о внешнем событии (посещение мероприятия) и запуска события.
8. Разработали модуль с настройками, который позволяет для каждого мероприятия из списка создавать свою конфигурацию: какие поля выводить в ответном сообщении, какие бизнес-процессы запускать и т.д.

Подробнее о работе с воронкой Мероприятия

1. Создали воронку из 5 рабочих стадий, одной положительной и одной отрицательной.

Итоговая структура воронки Мероприятия

Рабочие стадии:

— кого хотим видеть
— приглашение отправлено
— зарегистрирован
— получено подтверждение
— пришёл?

Положительная: Посетил
Отрицательная: Не посетил

2. Создали сегмент контактов существующей базы CRM по следующим критериям:

город — Санкт-Петербург, количество сотрудников в компании — более 150 человек.

3. Для сегмента запустили Генератор сделок, который автоматически создал сделки в нужной воронке.

4. Саму воронку настроили таким образом, что при попадании в неё автоматически отправляется письмо с приглашением и ссылкой на форму регистрацию.

5. Всем зарегистрированным на почту отправляется QR-код с информацией о мероприятии. А также отправляется цепочка писем, подогревающих интерес к событию. К дню мероприятия все участники находятся в стадии Пришел?

6. В день мероприятия участник, приходя на площадку, показывает QR-код. Офис-менеджер считывает информацию при помощи камеры IPhone и сразу распечатывается бейдж, а сделка сдвигается в успешную стадию Посетил.

На фото рабочий момент отладки печати этикетки

7. После завершения мероприятия всем посетителям добавляется в карточку отметка о посещении Мероприятия и интересе к представленным на нём товарам, а также отправляются материалы мероприятия и ссылка на анкету с отзывами.

8. Сделки в стадии «Посетил» копируются в воронку Продажи и для них в соответствии с условиями назначается ответственный менеджер по продажам.

9. Все кто зарегистрировался, но не пришёл, переводятся в «Не посетил», а в карточку контакта добавляется отметка об интересе к тематике мероприятия.

На выходе клиент получил готовый конвейер мероприятий

1. В одной воронке может обрабатываться сразу несколько мероприятий.
2. Если в воронку попадает новый клиент (регистрируется на мероприятие через CRM-форму), он сразу же попадает в CRM со всей необходимой информацией.
3. Контакты, побывавшие в этой воронке, получают дополнительные признаки для последующей сегментации, что позволит более точно вести с ними маркетинговую работу в дальнейшем.
4. Лиды после мероприятия не теряются, а сразу передаются в отдел продаж для последующей обработки.
5. Всем участникам автоматически осуществляется рассылка полезных материалов и ссылка на форму для сбора отзывов.

Срок реализации

— 4 встречи для согласования деталей процессов и координации работы разных отделов компании клиента (маркетинг, продажи, офис-менеджеры, работники шоу-рума).

— Разработка в пределах одного спринта (2 недели).

— 2 встречи для обучения по отделам и тестирования совместной работы.

— 6 часов небольших дополнений и улучшений непосредственно перед запуском (потребовалось больше полей в Мероприятии, дополнительные условия при распределении в отделе продаж, дополнительная ветка в бизнес-процессе приглашения и т.д).

Общее количество часов, оплаченных клиентом: 63 часа.