Обсуждение участия в IT-конференциях, подготовка дня открытых дверей, тренинг по корпоративной культуре — и это лишь часть рабочего дня Ксении. В формате личного дневника она поделилась, с чего начинается ее утро, какой техникой тайм-менеджмента пользуется и с какими вызовами справляется в рабочее время.
Читайте дневник Ксении, чтобы узнать, как эффективно планировать нагрузку в течение дня, помогать спикерам готовиться к мероприятиям и погружать новичков в корпоративную культуру.
7:30 — подъем
Я завожу два будильника: первый, чтобы проснуться и почитать, а второй через полчаса — для сигнала, что пора вставать с кровати.
Сегодня, как обычно, посвящаю 30 минут утра книге. Тут я могла бы рассказать, что читаю только профильную и бизнес-литературу, но день я предпочитаю начинать с художественных книг.
Сейчас перечитываю «Вторая жизнь Уве» Фредрика Бакмана. Для меня это зимняя книга, поэтому такой выбор. 30 минут пролетают быстро, с опозданием, но начинаю свой день (зачиталась!).
8:00 — занимаюсь утренней рутиной
Завтракаю и настраиваюсь на рабочий день. Обычно готовлю завтрак для себя и мужа. Сегодня в утреннем меню соленая рыба с Дальнего Востока, которую я привезла из поездки к родным на новогодние праздники.
Быстро принимаю душ, крашусь и сажусь за рабочий стол. Прошу Алису включить фоновую музыку, и вот офис уже дома. Ехать мне туда не надо — сегодня день на удаленке.
В офис я езжу раз в неделю или чаще, если есть очные встречи. Мне нравится гибридный формат, потому что время до работы занимает одну минуту, но иногда можно прийти в офис и пообщаться с коллегами вживую.
9:00 — разбираю задачи, составляю план на день
Рабочий день начинаю с плана, мне сложно действовать без него. Поэтому придумала использовать электронные записки, которые формирую по матрице Эйзенхауэра и методу «1-3-5».
Суть моего подхода к планированию в том, что на рабочем столе у меня установлены шесть стикеров:
- «Сделать сегодня» — задачи на день, которые разбиты на категории по методу «1-3-5» в зависимости от того, сколько времени планирую на них потратить:3 и более часов — большая задача
1 час — средняя задача
До 30 минут — маленькая задача
Когда задача выполнена, меняю начертание на «контурное», чтобы видеть прогресс, не вспоминать, что сделано, и получить мини-эндорфиновый заряд: «Я молодец, справилась».
- «Рутина» — это повторяющиеся изо дня в день задачи. Этот блок нужен, чтобы не держать дела в голове, а выгружать их на лист. Раньше я не считала рутину задачей и не выделяла на нее время, но теперь вношу рутинные дела в блок «Сделать сегодня»
- «Встречи» — я веду встречи в календаре, но заметила, что выписываю встречи на стикер и смотрю на него, а не в календарь. Поэтому появился этот блок, где я могу быстро вспомнить, когда и с кем будет встреча, о чем она
- «Хранилище» — мой любимый блок. Сюда я заношу идеи, которые мне нравятся, но сейчас нет ресурса, пользы или команды для их реализации
- «Взять в работу» — задачи, которые я должна взять в работу в течение недели. Это источник для блока «Сделать сегодня». Принцип такой же, как в матрице Эйзенхауэра: приоритизирую дела — важные и неважные, срочные и несрочные
- «Задачи на контроле» — задачи с длительным сроком реализации или те, за выполнение которых ответственна не я, но при этом участвую в проекте. Часто указываю даты или месяцы, когда нужно вернуться к этим делам
Для планирования по такой методике я пользуюсь встроенным приложением «Записки» на iOS. На Windows есть похожее приложение Simple Notes.
Удобно, что заметки прикрепляются на рабочем столе и не перекрывают другие окна. А еще можно настраивать оформление — менять цвета и шрифты.
Пока заполняю задачи на день, радуюсь, что сегодня всего пять встреч, причем коротких — будет время, чтобы поработать.
Дальше проверяю чаты, рабочие карточки в таск-трекере и почту. Раньше не выделяла время на это, думала, что успею и так. Сейчас закладываю на это 40–60 минут в день.
Попутно решаю дела по партнерству с МГТУ на конференции, отвечаю на вопрос по формату трудоустройства, записываю сотрудника Mindbox на встречу 1:1 по мотивации. Также оплачиваю работу дизайнера, которая делала нам презентацию для выступления на конференции по самоуправлению «Живая компания».
9:30 — участвую во встрече по организации мероприятия
Этой осенью Mindbox участвует в трех мероприятиях как партнер. Это конференции о развитии IT-бренда работодателя. Сегодня встречаюсь с одним из организаторов. Обсуждаем новую локацию и возможные варианты участия.
После встречи вношу статус в карточку в таск-трекере. Привычка все фиксировать по задачам сформировалась после трудоустройства в Mindbox. Так в компании проявляется принцип прозрачности. Каждый заинтересованный может отслеживать прогресс по любым задачам. Кроме того, так просто удобнее. Никогда не забудешь, что нужно сделать.
10:45 — участвую в обсуждении бота
Сейчас веду проект по созданию бота для отправки тестовых заданий кандидатам. В первую итерацию не получилось настроить его корректную работу с персональными данными специалистов.
Думаем, что лучше: создать бота с помощью кода самим или использовать российскую платформу и обойтись без разработки. Выбрали второй вариант.
Нашла похожие кейсы в Mindbox, создала задачу на согласование бюджета, поставила статус и побежала делать другие дела.
11:30 — исправляю ссылки в онбординге
Мы меняли инструмент для базы знаний и часть ссылок не обновили. Поэтому, как только приходит запрос исправить или добавить ссылку, подхватываю. Важно, чтобы у новичков не было проблем с поиском информации. Это рутинная задача, но полезная, а еще можно разгрузить мозг.