Планёрки с клиентами или партнёрами часто становятся источником хаоса: все говорят одновременно, теряются важные темы, время уходит впустую. Знакомо? Давайте разберёмся, как минимизировать бардак и провести встречу так, чтобы уйти с чётким планом действий, а не с головной болью.
Почему возникает балаган:
1️⃣ Нет чёткого плана — обсуждают всё подряд.
2️⃣ Участники плохо понимают свои роли и задачи.
3️⃣ Встречи затягиваются, и внимание рассеивается.
4️⃣ Эмоции и разногласия вытесняют логику.
Как структурировать планёрки:
1. Чёткая повестка — порядок на совещании
Заранее отправьте план встречи. Укажите темы, время на каждую, список спикеров.
Важно: цель планёрки — прийти к конкретным решениям, а не просто обсудить. Тогда в ней будет ценность.
Пример:
10:00–10:20 — Обсуждаем результаты прошлой недели.
10:20–10:40 — Презентация планов и новых гипотез на следующую неделю
10:40–11:00 — Ответы на вопросы и выводы.
2. Назначьте модератора
Кто-то должен управлять разговором: давать слово, останавливать уход в сторону, следить за таймингом.
💡 Совет: Если модератор вы — заранее проговорите правила. Например: «Стараемся не перебивать спикера, все вопросы в конце выступления каждого отдела».
3. Планёрки с четким регламентом
Каждый участник выступает в порядке своей очереди, вопросы задаются в конце. Если вопросы появляются в реальном времени, модератор следит за тем, чтобы обсуждение было конкретным.
В случае водянистого диалога важно либо прервать, либо задать уточняющий вопрос, либо передать слово другому участнику.
Если это не помогает, можно ввести правило с ограничением времени на комментарии.
4. Пишите протокол по ходу встречи
Фиксируйте ключевые выводы, задачи и ответственных. В конце подведите итог: «Итак, договорились о следующем...»
💡 Инструменты: Google Docs, Notion или даже Telegram-чат для фиксации результатов.
Лайфхак! Если ваши планерки проходят в Zoom или Google Meet, установите расширение AI Note Taker, и онлайн-помощник сам сделает запись разговора, расшифрует ее и подготовит тезисы с задачами.
Также в своей работе мы практикуем видео-запись созвонов. Это позволяет в любой момент вернуться к обсуждению и уточнить детали.
5. Подготовка — 50% успеха
Если участникам необходимо подготовить материалы, напомните им об этом заранее и попросите прислать информацию, чтобы у вас было время ознакомиться. Для планерок с сотрудниками рекомендуем внедрять презентацию, где каждый спикер вносит ключевые показатели и задачи за прошедший период и план на следующий.
Если ваши планёрки всё ещё напоминают баттл, попробуйте внедрить хотя бы пару наших советов. Сэкономите не только время, но и нервы! 💆🏼♂️
А какой у вас самый действенный способ организовать встречи? Делитесь в комментариях! 👇