Более-менее известных российских систем автоматизации закупок — полтора-два десятка. Разберемся, какие программы для закупок существуют, какие варианты для размещения корпоративных закупок можно использовать и как выбрать то решение, которое поможет вам управлять закупками.
Какое программное обеспечение для закупок выбрать?
Чтобы автоматизировать закупочную работу и взаимодействие с поставщиками, можно:
- Размещать закупки на одной из крупных федеральных площадок — их всего девять, а возможность проводить коммерческие закупки, то есть закупки вне регламентов, закрепленных в законах 44-ФЗ и 223-ФЗ (для госорганизаций и компаний с государственным участием), есть на, как минимум шести из них.
Частный случай — размещение закупки на небольших региональных электронных торговых площадках (ЭТП). Таких немного, большинство работают в крупных регионах — или площадках, которые специализируются на организации закупок для компаний в определенных отраслях (строительство, медицина, производство)
- Остановиться на покупке программы для автоматизации закупок — и либо пользоваться ей «как есть», либо дорабатывать силами вендора или самостоятельно.
Размещаем закупки на сторонней площадке
Возможность проводить закупки коммерческим организациям предоставляют большинство федеральных площадок (сейчас их девять). Кроме них есть и региональные небольшие площадки и отраслевые порталы, на которые можно перенести закупки.
Вот только играть на внешних электронных торговых площадках придется по чужим правилам. Например, вместо того чтобы работать со старыми поставщиками — искать на внешней площадке новых, принимать заявки на тендер от десятков неизвестных поставщиков или же заставлять постоянных контрагентов зарегистрироваться на площадке и платить на регулярной основе, ее владельцам за право участвовать в закупках.
Региональные небольшие площадки или специализированные отраслевые работают по тем же принципам, что и крупные игроки: правила, «зашитые» в процессы взаимодействия с поставщиками и проведения закупок, нельзя изменить — компания будет вынуждена подстраиваться под них.
Выбор в пользу размещения закупок на сторонних площадках можно сделать в случаях, когда:
Нужно привлечь к закупкам как можно больше поставщиков.
Нет специфических требований к процедурам оценки поставщиков.
Нет компетенций для развертывания и поддержания собственного софта для управления поставщиками и закупками.
Закупочные процессы максимально простые.
Выбираем для управления закупками и поставщиками собственную программу
Альтернатива сторонним (внешним) площадкам и сервисам — собственная система, купленная у вендора. Сервисы для ведения закупок могут быть как самостоятельным продуктом, так и частью более сложного решения. Во втором случае они, как правило, называются модулями. С модулей и начнем.
Программа для отдела закупок как часть системы управления цепочками поставок
Система управления цепочками поставок или SCM (Supply Chain Management) — сложное и дорогое решение, которое предназначено не только для автоматизации закупочной работы и контроль качества поставщиков, но и прогнозирование спроса, управление запасами (как минимум —контроль складских остатков), автоматизацию управления логистикой.
Управление закупками — только часть такой системы, и далеко не самая значимая, модуль, который можно, при необходимости, подключить.
Программа для помощи в закупках как часть ERP системы
ERP система (Enterprise Resource Planning) — решение для автоматизации управления бизнес-процессами на предприятиях. Включает в себя как элементы управления планированием и складскими остатками, так и части, которые помогают вести кадровый и управленческий учет, рассчитать себестоимость продукции и оценить расходы, организовать и контролировать продажи, управлять контрагентами и закупочным процессом, управлять логистикой и анализировать деятельность предприятия целиком.
Как и в SCM, в ERP управлению закупками отведена далеко не ведущая роль, как и управлению взаимодействием с поставщиками.
Общими местами для сервисов для отдела закупок, встроенных в ERP и SCM системы является второстепенность и сложность настройки модуля, а также недостаток возможностей и нехватка инструментов для полноценного управления закупочным процессом и качеством поставщиков.
Остановиться на таком решении можно, если:
Уже есть ERP или SCM — остается только «подключить» модуль для автоматизации закупок.
Нет времени на внедрение интеграционных механизмов — в случае с модулем интеграционные механизмы «вшиты» в систему.
Нужно автоматизировать только закупки — как правило, речи о том, чтобы
Требуется интеграция с другими инструментами автоматизации бизнес-процессов.
Сотрудники привыкли к работе в интерфейсе определенной системы (например, 1С).
Электронные торговые площадки для управления закупками
Собственная электронная торговая площадка (ЭТП) — это специализированное решение для управления закупками, которое включает то или иное количество готовых закупочных процедур (как тендеров, так и механизмов неконкурентных закупок).
Среди преимуществ ЭТП для управления закупками:
- Возможность получить минимальный, но достаточный функционал для автоматизации закупок в одной программе.
- Невысокая, в сравнении с ERP или SCM решениями, стоимость.
- Возможность недорогой и быстрой доработки под стандарты и регламенты компании.
- Гибкость настройки — в большинстве ЭТП возможна настройка процессов без участия разработчиков (вендора).
Среди недостатков — мало внимания уделено взаимодействия с поставщиками, скорингу и контроля качества поставщиков. Впрочем, этот недостаток характерен далеко не для всех ЭТП.
У iTender ЭТП, например, даже в базовом варианте есть инструменты для аккредитации и аттестации поставщиков:
Аккредитация — процедура оценки надежности поставщика сразу после его регистрации на площадке. Цель аккредитации — убедиться, что с поставщиком можно сотрудничать, что он надежен, располагает опытом и ресурсами для выполнения заказов, имеет право вести деятельность.
Аттестация — обязательная или опциональная проверка поставщика для допуска к закупкам, а также периодически проводимая оценка результатов сотрудничества с поставщиком.
SRM для закупок
Если ЭТП — это только закупки и совсем чуть-чуть взаимоотношения с поставщиками, то SRM (Supplier Relationship Management) — это управление всеми аспектами взаимодействия с поставщиками и бонус в виде электронной торговой площадки. Правда, только 6 из 10 самых известных систем управления взаимоотношениями с поставщиками могут похвастать встроенной электронной торговой площадкой.
В одном из рейтингов российских SRM систем за 2024 год, например, только 4 из 10 решений включают в себя еще и электронную торговую площадку.
Возможности SRM для автоматизации отдела закупок куда шире, чем у ЭТП. Если последняя сосредоточена вокруг способов проведения закупок и автоматизации тендеров, то SRM включает в себя инструменты для автоматизации планирования, оценки поставщиков, документооборота и претензионной работы, а также контроля качества контрагентов.
ЭТП (электронную торговую площадку) для управления закупками имеет смысл выбрать, если:
Вы планируете автоматизировать тендеры
У вас уже сформировалась база надежных поставщиков, и вы лишь ограниченно привлекаете к закупкам новых контрагентов
Организация закупок — и особенно тендеров — занимает большую часть времени у снабженцев
Выбирайте SRM, если:
Кроме контроля за закупками и возможностей проводить тендеры в разных форматах нужны еще и инструменты для оценки поставщиков
Вы рассчитываете на долговременное сотрудничество с большим количеством поставщиков
Вам требуется не просто автоматизация закупок, но и поддержка полного цикла закупочного процесса — от планирования до претензионной работы.
Где найти бесплатные сервисы для автоматизации закупок
Полностью бесплатного софта для управления закупками нет. Единственный вариант — облачной программы для автоматизации закупок и поиска поставщиков. Чаще такую возможность предоставляют именно облачные сервисы, тогда как вендоры, которые разрабатывают и внедряют on-premise программы (т.е. на серверах заказчика), на предоставление бесплатных временных версий соглашаются редко.
Альтернатива бесплатному пробному периоду использования системы для автоматизации снабжения и закупок — демонстрация. Практика команды «Фогсофт» показывает, что часовой демонстрации возможностей продукта, будь то электронная торговая площадка или SRM, достаточно, чтобы понять, совпадают ли возможности системы с вашими требованиями к ней.
Записаться на демонстрацию систем для автоматизации отдела закупок вы можете на сайте компании «Фогсофт».