Проблема:
Учет в стартапе — это не просто формальность, а основа для принятия стратегических решений. Без четкой системы учета финансов, товаров и эффективности компания рискует столкнуться с хаосом: перерасходом бюджета, потерями на складе, некорректным ценообразованием. Однако выбор подходящих инструментов осложняется ограниченными ресурсами стартапа — временными, финансовыми и человеческими.
Эта статья — приоткрывает довольно объемную тему учета, но при этом полезна для основателей, которые хотят настроить учет «с нуля».
Вы узнаете:
- Какое ПО выбрать для разных задач.
- Как избежать типичных ошибок при внедрении.
- Почему Excel иногда лучше дорогих систем.
Вопрос: "Компания на этапе стартапа, очень многое не отлажено. Перед ней стоит задача настроить полный учет: финансы, ТМЦ, цены, эффективность.
Предложить наиболее оптимальную форму ПО для этой цели. Распишите подробно все этапы и сроки реализации данного решения. Какие сложности могут возникнуть и как их предотвратить? Какие риски вы видите? Какие альтернативные решения можно было бы рассмотреть?"
Для решения всех задач единого ПО я еще не встречал. Обычно этим занимаются разные разработчики, и многие продукты действительно хорошие, но узкоспециализированные. Хотя если требования невысокие можно попробовать решить все с помощью Excel или Bitrix, со своими нюансами и степенью вовлеченности в процессы.
Финансы.
Можно подключиться к ПО “Нескучные финансы”, там можно настроить три главных отчетов Баланс, ДДС и ОПиУ на автоматической основе - это около 150.000 рублей в год. Правда отчеты не работают, если их не обрабатывать и действовать по изменению показателей, соответственно целям и задачам компании. По срокам тут довольно быстро - оплатил, подключил, настроил 1-2 дня и все работает хорошо.
Если ввести самостоятельно учет, берутся три шаблона: Баланс, ДДС и ОПиУ, и регулярно заполняются (раз в день/неделю/месяц, в зависимости от объема продаж). Сложности тут во времени, этим нужно заниматься регулярно. А риски возникают, когда отчетов нет.
ТМЦ.
ПО: 1С или МойСклад. 1С отлично взаимодействует с бухгалтерией, по нужным формам. МойСклад проще и неплохо встраивается в e-com систему: сайт, CRM, производство, в целом также как и 1С, но дешевле. Если делать параллельные процессы и подключить разные отделы, то за 1-2 месяца будет настроена система с ТМЦ с нуля. Но всегда будет нужна донастройка. Сроки ниже примерные.
По этапам:
- Настройка (2-3 месяца):
- настройка ПО 1-2 недели со специалистом;
- группировка товаров и добавление в ПО (название, категория, код, артикул, артикул на МП, вид, цвет, размер, количество и тд), 1 неделя для 250 SKU;
- внесение остатков товаров 1 неделя + складское размещение 1 неделя;
- внесение всех материальных ценностей 2-4 недели;
- создание правил по отгрузке товаров (например, с учетом комплекта упаковки) 1-2 недели;
- создание правил по приемке товаров 1 неделя;
- создание правил возврата товаров 1-2 дня.
2. Производство (1-2 месяца)
- создание технологических карт 2-4 недели;
- создание форм приема товаров с отдела производства 1 неделя;
- создание регламентов для списания/брака 1 неделя;
- формирование правил закупки комплектующих 1 неделя.
Сложности в систематизации ТМЦ:
- изменение правил в группировке, в правилах, в регламентах в процессе формирования системы и параллельный ввод регламентов в работу (это удлиняет процесс по времени);
- обучение персонала, нужна безошибочность работы сотрудников с ТМЦ - это влияет на бухгалтерию и фактический остаток, логистику и прочее
- ввод ПО может усложнить взаимодействие всех отделов из-за организации формализованных документов с процессами согласований, штрафами за ошибки и прочее.
Риски:
- саботаж команды к созданным правилам и игнорирование их;
- регулярные ошибки “человеческий фактор”.
Цена.
ПО по формированию цены не встречал, но скорее всего что-то есть, особенно у крупных ритейлеров (предполагаю, что есть свое ПО). Оптимально начать с калькулятора формирования цены в Excel, срок реализации 1-2 недели. В него нужно внести:
- себестоимость закупки (себестоимость производства);
- наценка прикладных расходов/на объем товаров и срок (амортизация, стоимость ПО и расходников, возможно часть расходов на кладовщика (приемщика);
- желаемая наценка до оптовой продажи (минимальная стоимость);
- желаемая наценка до розничной продажи (максимальная стоимость);
- средняя стоимость на рынке (из маркетинговых исследований;
- финальная минимальная стоимость
- финальная максимальная стоимость
- скидочная вилка для принятия решения, исходя из ABC-анализа;
- сводная таблица финансового планирования, исходя из подсчетов.
Сложность в реализации и альтернативы нужно искать, в зависимости от задач.
Риски: неэффективно работающий калькулятор, неэффективное маркетинговое исследование, неплатежеспособность ЦА.
Эффективность.
ПО: CRM-система (Bitrix) или task-менеджеры (todoist, trello и тд), тут контролируется выполнение бэклога, периоды выполнение, количество переносов, результаты выполнения, время затраченное на задачи, компетентности сотрудников.
Свод делается из отчетов руководителей групп, и заносятся данные из ПО, в Excel таблицу, потом при необходимости в power bi.
Срок реализации этих процессов 1-2 недели. Этапы: оплатить, настроить, обучить.
Сложности: в достоверности данных, могут быть не объективные, как в ПО, так и в отчетах - это все нужно будет проверять на регулярной основе.
Риски: неверная оценка эффективности и неверные принятые решения в кадровой политике
Практические советы:
Настройка учета в стартапе напоминает сборку пазла: важно подобрать инструменты, которые идеально подходят под масштаб и специфику бизнеса.
Итоговые рекомендации:
- Начните с простого. Используйте Excel для финансов и цен, пока не вырастут объемы.
- Автоматизируйте постепенно. Внедряйте 1С или «МойСклад» только после проработки бизнес-процессов.
- Учитывайте человеческий фактор. Проводите обучение и внедряйте KPI для минимизации ошибок.
- Тестируйте гипотезы. Калькулятор цен и CRM — это «живые» инструменты. Корректируйте их по мере получения данных.