С 17 февраля 2025 года работать с маркетплейсом Wildberries можно только с использованием электронного документооборота. Для многих магазинов это серьезный шаг и использование новых принципов в работе. Хотите узнать, как правильно работать с ЭДО на маркетплейсе, тогда читайте наш материал.
Основы подключения электронного документооборота
Для внесения информации в электронные накладные необходимо использовать множество реквизитов и один из них – это уникальный номер GLN, призванный фиксировать расположения компании. Он содержит тринадцать цифр. Номер используют при необходимости идентифицировать различные структурные подразделения компании (складские помещения, места продаж, точки погрузки/разгрузки продукции). Каждая компания может иметь два и больше GLN – для каждой точки отправки отдельно. Однако если по одному адресу расположены две компании, то они также будут иметь разные GLN.
Еще одним реквизитом в электронных накладных является номер GTIN. Он должен быть уникальным и применяется, чтобы идентифицировать каждую единицу товара. В некоторых случаях необходимо использовать GTIN ограниченной циркуляции. Это номер, которые самостоятельно создают для товаров субъекты хозяйствования, если они имеют регистрацию в ePASS.
Применять GTIN ограниченной циркуляции можно в таких случаях:
- Для внутреннего перемещения товара. Это значить, что номер подходит для перемещения определенного товара структурными подразделениями субъекта хозяйствования или местом его хранения, производства, эксплуатации, реализации и др. Также его можно использовать при перемещении товара между материально ответственными работниками организации.
- Если товар считается бывшим в употреблении. В этом случае использование номера ограниченной циркуляции происходит в момент реализации товара, т.е. его передачи в собственность другому субъекту хозяйствования.
- В случае отсутствия у товара обычного номера GTIN. Таким товарам можно присвоить номер ограниченной циркуляции, однако их использование может быть для передачи в пользование с целью, исключающей реализацию. Нельзя использовать GTIN ограниченной циркуляции, если товар передается по договорам поручения, комиссии или другим подобным для реализации. Все это не касается процессов, связанных с оборотом маркируемых и прослеживаемых товаров.
Как подготовить компанию к взаимодействию с электронными накладными?
Организации, которые только решили перейти на электронный документооборот, должны выполнить несколько действий в рамках подготовки работы с ЭДО. Пошагово процесс перехода будет выглядеть таким образом:
- Подключение к EDI-провайдеру. Чтобы иметь возможность отправлять электронную документацию, необходимо выбрать и зарегистрироваться в системе EDI-провайдера. Сделать это в сервисе ЭДиН можно путем нажатия на кнопку «Регистрация». Далее в открывшемся окне нужно ввести УНП, электронную почту компании и номер телефона. Для завершения нужно нажать кнопку «Зарегистрироваться».
- Присвоение GLN для компании. Получить GLN компания может в Центре систем идентификации. Следует помнить, что срок действия номера – 12 месяцев. По его окончанию Центр высылает на почту уведомление-напоминание о необходимости продления.
Организация может получить GLN двух видов:
- с возможностью выделения GTIN;
- без возможности выделения GTIN.
Выбор конкретного вида будет зависеть от того, имеет ли продукция компании ранее полученный GTIN. Например, если товарам конкретной организации уже присвоен белорусский номер, то они уже занесены в систему ePASS. Поэтому в этом случае можно просто получить GLN без возможности присвоения GTIN.
При наличии у товаров иностранных GTIN можно выполнить их регистрацию в ePASS и получить обычный GLN. Обязательно нужно проверить легальность иностранных кодов, поэтому требуется заключение договора на регистрацию в ePASS. Только после этого можно подать заявку на регистрацию товаров.
При отсутствии GTIN у товаров организации необходимо сразу заключать договор на получение GLN с правом присвоения номера GTIN.
- Присвоение GTIN для продукции. Для его получения субъект хозяйствования должен самостоятельно обратиться в ePASS. Это делают компании, которые производят или импортируют товар. Стоит учесть, что при покупке товара у белорусского производителя, номер ему может быть уже присвоен. Проверить это можно после получения доступа в личный кабинет сервиса. Если у пользователя уже есть договор на услуги системы, тогда нужно просто сделать новый запрос.
- Установка сертификата ЭЦП. Чтобы иметь возможность подписывать электронные документы, необходим сертификат электронной цифровой подписи. Она может быть уже в наличии на флешке для подписи налоговых деклараций – такой вариант также подходит. Также получить сертификат можно в регистрационном центре, а затем установить его на компьютер или ноутбук. В центре вместе с ЭЦП можно приобрести атрибутный сертификат, который позволит уполномоченным лицам подписывать документы от имени компании.
Подключайтесь и повышайте эффективность документами!
А также смотрите наш вебинар для продавцов ВБ: https://www.youtube.com/watch?v=Dthxy7pPmsM