Бережливое производство. Основные принципы для эффективной работы ресторана

Больше зарабатывать и меньше тратить — вот стратегия, которая ведет к успеху.

В условиях жесткой конкуренции и постоянного изменения потребительских предпочтений, ресторанам никуда не деться от оптимизации своих процессов. В этом им помогает lean production.

В этой статье рассмотрим основные принципы lean production или бережливого производства и предложим топ-8 советов по его внедрению, чтобы твой ресторан мог не только выжить, но и расцвести в ближайшие годы.

Что такое бережливое производство

Lean-производство — это подход к управлению бизнесом, направленный на оптимизацию всех процессов создания продукта или услуги. В основе этой концепции лежит понимание ценности продукта для конечного потребителя на каждом этапе его производства.

Глобальная цель — планомерное сокращение процессов и операций, не добавляющих ценности.

Главные задачи системы:

• обнаружение и устранение потерь (например, чрезмерные запасы или простаивание оборудования);
• оптимизация процессов (например, сокращение времени на производственную цепочку);
• повышение качества продукции (например, внедрение методик контроля на каждом этапе);
• улучшение взаимодействия в команде и вовлечение сотрудников в процесс (например, использование методов 5S для организации рабочего пространства).

Краткая история возникновения подхода: компания Toyota и инженер Тайити Оно для повышения эффективности работы завода проанализировали японский автомобильный рынок и пришли к выводу, что он отличается высокими требованиями, которые затрудняли массовое производство. Потребительские предпочтения быстро менялись — от бюджетных компактных моделей до премиальных автомобилей. Поэтому они разработали и внедрили концепцию бережливого производства.

Сегодня эта концепция применяется в самых разных отраслях, от автомобилестроения до IT-компаний.

Концепция бережливого производства

Система бережливого производства, разработанная компанией Toyota, фокусируется на устранении трех ключевых факторов потерь:

Mura (неравномерность) — любые сбои в производстве, такие как задержки поставок, нехватка данных или ресурсов, способные привести к хаосу.

Muri (перегрузка) — чрезмерная нагрузка на оборудование или сотрудников, возникающая из-за неравномерного распределения задач.

Muda (потери) — действия, потребляющие ресурсы без создания ценности для клиента.

Основные идеи

Чтобы избавиться от неравномерности, перегрузки и потерь необходимо:

1. стабилизировать процессы для устранения неравномерности и перегрузок;
2. стандартизировать правила работы;
3. устранить потери, возникающие из-за предыдущей неравномерности.

Устранение неэффективности упростит обслуживание, сократит затраты и в конечном итоге приведет к большей экономии для потребителя.

В компании Toyota внедрение бережливых принципов позволило сократить время сборки и повысить качество автомобилей. А в сфере услуг, особенно в ресторанах, применение принципов бережливого производства поможет оптимизировать процесс обслуживания: время ожидания будет меньше, а гости будут чаще возвращаться.

Во-первых, разберемся с потерями. Они делятся на два типа:

1. Потери первого типа — это действия, которые не приносят ценности потребителю, но без которых не обойтись, например, транспортировка или оформление документов.
2. Потери второго типа также не создают ценности, но их можно полностью исключить из производственного процесса, например, ожидание, задержки и брак.

Вся деятельность компании может быть разделена на операции и процессы, которые в свою очередь классифицируются на две категории: те, которые добавляют ценность продукту, и те, которые ее не добавляют. Теперь разберем конкретные примеры потерь второго типа — то, от чего можно с легкостью отказаться в своем производстве.

8 видов потерь в производстве

1. Перепроизводство. Снижение объемов непроданных товаров уменьшит затраты на их хранение.
2. Ожидание. Это не добавляет ценности продукту, а лишь замедляет его производство. Нужно как можно больше сокращать время простоя кухонного оборудования, устранять задержки и поломки.
3. Лишние запасы. Задержанные запасы сырья, компонентов и готовой продукции замораживают финансовые ресурсы, которые могли бы быть использованы для развития бизнеса.
4. Транспортировка. Оптимизация этого процесса критически важна, так как каждое перемещение создает риск задержек и повреждений, а также увеличивает общие расходы.
5. Лишние движения. Необоснованные перемещения сотрудников по кухне также отнимают время, что может привести к увеличению себестоимости продукции без повышения ее ценности.
6. Брак. Снижение количества дефектных блюд помогает сохранить финансовые, временные и трудовые ресурсы.
7. Ненужная обработка. Избыточные или неправильные процессы обработки или упаковки ведут к дополнительным затратам и потерям времени.
8. Снижение мотивации сотрудников. Игнорирование идей работников и неправильное распределение их сил негативно влияет и на ценность производимого продукта.

Во-вторых, подготовимся ко внедрению системы в свою работу. Для начала надо проанализировать все этапы работы своего заведения, от подготовки ингредиентов до обслуживания клиентов.

Важно задать себе такие вопросы: какие процессы можно оптимизировать? Где возникают потери? И как повысить ценность заведения для клиента? А помогут ответить на них 5 простых принципов.

Основные принципы бережливого производства

Несмотря на то, что внедрение этих принципов требует времени и усилий, сама идея довольно проста. Вот пять основных принципов:

1. Понять ценность продукта для клиента

Ты можешь делать кучу разных вещей, но не все из этого действительно нужно твоему гостю. Важно понять, что именно он считает ценным, и сосредоточиться на этом. Тогда ты сможешь определить, какие процессы помогают создать эту ценность, а какие — нет.

Например, в ресторане можно сфокусироваться на тех блюдах и услугах, которые наиболее востребованы среди твоих гостей, и отказаться от непопулярных позиций в меню.

2. Убрать лишнее

Чтобы оптимизировать работу, нужно детально рассмотреть каждый шаг производства. Так ты поймешь, где есть потери времени или ресурсов, и сможешь улучшить эти моменты.

Как можно сократить время ожидания? Например, оптимизировать процесс заказа ингредиентов, подготовки кухни и сервировки столов.

3. Создай плавный рабочий процесс

Представь себе, что твой производственный процесс — это река. Нужно убрать все преграды, чтобы вода текла плавно, без задержек и простоев. То есть, тебе нужно организовать работу так, чтобы все этапы шли друг за другом без перерывов.

Например, в ресторане можно автоматизировать некоторые процессы — заказывать через мобильное приложение или использовать систему управления запасами, чтобы избежать излишков продуктов.

4. Работай по запросу

Старайся выпускать продукцию только когда она нужна клиентам, и ровно столько, сколько нужно. Это поможет избежать лишних трат и ненужных действий.

Например, можно ввести гибкое меню, основанное на предпочтениях постоянных клиентов, и делать своевременный анализ спроса на определенные блюда.

5. Постоянно стремись к лучшему

Система бережливого производства работает лучше всего, если ты регулярно ищешь способы улучшить свои процессы. Разделяй улучшения на два типа:

• радикальные изменения (кайкаку), когда полностью пересматриваешь и меняешь что-то важное;
• постепенное улучшение (кайдзен), когда вносишь небольшие коррективы, но часто.

Например, можно проводить регулярные встречи с персоналом для обсуждения проблем и предложений по улучшению обслуживания, а также организовывать обучение сотрудников новым методикам работы.

Независимо от того, как хорошо идут дела, всегда можно найти способ сделать их еще лучше. Поэтому твоя команда должна постоянно анализировать результаты, искать пути для улучшения и мотивировать сотрудников.

И в-третьих, применим эти принципы в своей работе и исключим скрытые потери, о которых говорили выше, и разберемся уже наконец, как это все работает.

Внедрение lean-производства: топ-8 советов

1. Удобство работников = твои деньги

Например, неэффективная организация кухни вынуждает поваров делать лишние движения и лишний раз думать и вспоминать, что у них где лежит.

Убытки от этих перемещений следует оценивать с экономической и эргономической точки зрения. Вот и посчитай, сколько ты теряешь: измерь время, затрачиваемое на ненужные перемещения за инструментами, и умножь его на затраты труда.

Решение: оптимально разместить оборудование и следить за взаимодействием работников. Даже небольшие улучшения, например, установка контейнеров для инструментов или дополнительного оборудования, могут стать облегчением для поваров.

2. Близкое расположение продуктов = твои деньги

То же, что и с инструментами. Весь путь продукта от поступления на кухню до выхода в зал может включать ненужные перемещения, обусловленные вредными привычками и планировкой помещения.

Решение: оптимизация хранения. Например, расположи часто используемые продукты ближе к рабочим местам. Чем меньше сотрудники перемещаются за материалами, тем меньше их энергии тратится и меньше риск порчи продуктов.

3. Точность = твои деньги

Готовить «на глаз» — не подходит для бизнеса.

Решение: лучше используй систему line-check для планирования и контроля количества необходимых заготовок. Важно обучить сотрудников, чтобы они придерживались плана, иначе могут возникнуть большие потери из-за испорченной еды.

4. Эффективное меню и посуда = твои деньги

Избыточная подача блюд или использование неудобной посуды тоже приводят к потерям.

Решение: проанализируй, что действительно важно для клиентов. Например, если на кухню часто возвращаются тарелки с большим количеством недоеденной еды, то, возможно, твоим гостям не нравится это блюдо, либо порция для них слишком большая. Нужно подумать над уменьшением порции или изменением самого блюда.

5. Оптимальное количество техники = твои деньги

Представим ситуацию: одна духовка и сковородка на всю кухню. Тут неудивительно, что работники слишком долго ожидают оборудование. А гости-то тоже ждут. За это время можно было обслужить в два, а то и в три раза больше клиентов.

Решение: оптимизируй распределение ресурсов, чтобы сократить время ожидания и повысить производительность. Подумай, а окупаются ли сложные блюда, которые слишком долго готовятся? Регулярно ли обновляются запасы? Достаточно ли оборудования на кухне?

6. Использование всего, что закуплено = твои деньги

Излишки продуктов создают финансовые потери. Они портятся и их уже нельзя применить, еще и занимают лишнее место в холодильнике.

Решение: определи оптимальный уровень запасов. Здесь необходимо учитывать срок оборачиваемости и анализировать затраты на хранение. Например, для быстро портящихся товаров (салаты, рыба) устанавливать более низкие запасы, а для долгосрочных (консервы, крупы) — более высокие.

7. Качественные и свежие ингредиенты = твои деньги

Проблемы с качеством продукции приводят к потере ингредиентов и к затратам времени на исправление этих блюд.

Решение: контролируй качество и выявляй причины брака, чтобы устранить их. Нужно устраивать проверку продукции еще на этапе ее получения от поставщика и организовывать правильное хранение. Также здесь может сыграть роль недостаточный опыт персонала, тогда отправь их на обучение.

8. Вдохновленные сотрудники = твои деньги

Недостаток обратной связи от сотрудников может привести к потере их мотивации и идей.

Решение: создай комфортные рабочие условия, дай возможность для профессионального роста и нанимай квалифицированных работников для оптимизации процессов.

Бережливое производство в ресторане не требует больших затрат времени, но позволяет постепенно улучшать качество работы, если прилагать усилия к оптимизации и заботиться о команде. Далее рассмотрим с помощью каких инструментов это можно сделать.

8 инструментов бережливого производства

Существует множество инструментов для внедрения бережливого производства, но мы рассмотрим восемь самых известных.

1. Канбан — метод управления рабочими процессами, который помогает организовать задачи и контролировать запасы продуктов. Он обеспечивает эффективное распределение нагрузки между сотрудниками и уменьшает время простоя.

Пример применения: используйте обычную пробковую доску с цветными стикерами для отображения текущих задач или отслеживания заказов. Каждый цвет будет обозначать статус задачи: «в процессе», «завершено» и «в ожидании». Или для заказа — «готовится», «выдан». Когда перед глазами есть общая картина происходящего, человеку легче ориентироваться, работать и приоритизировать задачи.

2. 5S — это метод оптимизации рабочего пространства, состоящий из пяти этапов: сортировка, упорядочение, чистота, стандартизация и совершенствование.

Пример применения: в кафе можно провести день чистоты, чтобы сотрудники отсортировали кухонные принадлежности и убрали ненужные предметы. В итоге каждое рабочее место будет организовано так, чтобы каждому было удобно: все нужные инструменты под рукой. Это повысит скорость работы.

3. Кайдзен — концепция непрерывного улучшения всех бизнес-процессов, которая основывается на цикле «планируй → делай → проверяй → действуй».

Пример применения: в пиццерии можно запустить ежемесячные встречи, на которых сотрудники будут предлагать идеи по улучшению качества обслуживания или сокращению времени ожидания. Это создаст атмосферу вовлеченности и позволит каждому внести свой вклад в общие изменения.

4. VSM (Value Stream Mapping) — карта потока ценности помогает визуализировать процесс создания ценностей, анализируя материальные и информационные потоки.

Пример применения: визуализируй все этапы работы — от поставщика до заказчика — с помощью специальных символов и обозначений. Это поможет проанализировать текущее состояние, выявить потери и излишки, разработать план улучшения работы. На карте можно будет увидеть, сколько времени занимает каждый этап, и выявить узкие места, где можно сократить время ожидания.

5. JIT (Just-In-Time) — метод «точно в срок», который минимизирует запасы, производя товары только по мере их необходимости.

Пример применения: в суши-баре можно организовать систему закупок так, чтоб все ингредиенты для роллов закупались по мере необходимости. Это не только сэкономит место, но и обеспечит свежесть продуктов.

6. TPM (Total Productive Maintenance) — комплексный уход за оборудованием для поддержания и улучшения его эффективности и предотвращения простоев.

Пример применения: в ресторане можно внедрить расписание для регулярного обслуживания кухонной техники, например, печей и холодильников. Сотрудники будут следить за состоянием оборудования и записывать результаты в журнал, что поможет избежать неожиданных поломок.

7. TQM (Total Quality Management) — комплексное управление качеством направлено на постоянное улучшение качества продукции и услуг.

Пример применения: в ресторанной сети можно внедрить регулярные тренинги для персонала по стандартам обслуживания и качеству блюд, что приведет к улучшению общего клиентского опыта.

8. Хейдзунка — метод выровненного производства продукции, обеспечивающий стабильность и предсказуемость ее выпуска.

Пример применения: в кафе можно организовать приготовление десертов по графику, чтобы каждый день предлагать как популярные, так и менее востребованные блюда. Так лучше управлять запасами и закрывать запросы клиентов.

Эти инструменты помогают оптимизировать процессы, повысить эффективность и создать более ценную продукцию для клиентов.

Преимущества и недостатки подхода

Плюсы:

• Сокращение издержек: оптимизация процессов снизит расходы на производство и обслуживание.
• Повышение качества: упрощение процессов приведет к повышению качества продукции и услуг.
• Увеличение удовлетворенности клиентов: эффективное обслуживание и высококачественная продукция приведут к повышению уровня удовлетворенности гостей.
• Повышение мотивации сотрудников: вовлечение работников в процесс улучшения создаст позитивную рабочую атмосферу.

Минусы:

• Сложности внедрения: изменения требуют времени на обучение сотрудников и могут вызвать сопротивление с их стороны.
• Риск недооценки процессов: активное сокращение процессов может вдруг привести к ухудшению качества обслуживания, если упустить важное.

Что важно запомнить

Бережливое производство — мощный инструмент оптимизации работы ресторана. Главное — понимать ценности клиентов и вовлекать сотрудников в процесс. Регулярное измерение и анализ процессов помогут выявлять проблемы и внедрять улучшения. Оптимизация не должна быть разовой акцией, она должна стать одним из механизмов работы заведения.

Сегодня бережливое производство — это тренд, активно внедряемый во многих крупных компаниях. Но если ты владелец небольшого ресторана с ограниченными ресурсами, стоит осторожно подойти к его внедрению. Важно начать с базовых принципов, таких как оптимизация закупок и учет ресурсов, и постепенно переходить к более сложным процессам.

Внедрение бережливого производства требует не только изменений в процессах, но и изменения мышления. Рестораторы, которые готовы принять это, значительно улучшают показатели своего ресторана и становятся лидерами на рынке.