В современном бизнесе корпоративная культура всё чаще ориентируется на благополучие команды. Организация бесплатного питания для сотрудников – отличный пример такого подхода.
Действительно, расходы на бизнес-ланчи, кофе, доставку еды в офис могут достигать 10% от зарплаты, что ощутимо, особенно при невысоких доходах. Бесплатное питание – это проявление заботы и повышение лояльности к компании.
Если фирма решила организовать питание сотрудников за свой счет, важно правильно оформить этот процесс с точки зрения бухгалтерского учета. В этой статье мы поможем разобраться с законодательной базой, необходимыми документами и проводкой затрат.
Бесплатное питание для сотрудников: обязательно или нет?
В статье 222 Трудового кодекса РФ прописано, что работникам, занятым на вредных производствах, должно выдаваться молоко либо иные равноценные продукты. Конечно, сложно назвать это полноценным питанием. В первую очередь смысл обеспечения сотрудников молоком в поддержании организма в здоровом состоянии. Речь не идет о некоем чувстве сытости, которое предполагают обеды.
И все же работодателю важно понимать, регламентируется ли обязанность именно кормить своих сотрудников. Изучив этот вопрос и опросив клиентов Scloud которые пользуются 1С: Предприятие онлайн, мы пришли к выводу, что как таковой обязанности нет, но есть право. Кроме статьи 222 ТК РФ, существует статья 108, устанавливающая право работников на перерыв для приема пищи и отдыха. В настоящее время это практически единственный регламентированный законом промежуток времени, предназначенный для обеда.
Может ли работодатель использовать законное право на обеденный перерыв с выгодой и для сотрудников, и для компании? Да. Как вариант, предприятие может начислять работникам дополнительную денежную сумму, которая компенсировала бы расходы на питание согласно количеству отработанных дней. Другое решение — открытие небольшой столовой или кафе, где сотрудники смогут бесплатно питаться.
Оформляем бесплатное питание: необходимые документы
Организация бесплатного питания для сотрудников предполагает оформление следующей документации:
- Коллективный договор: Включите формулировку: “Работодатель обязуется предоставлять бесплатное питание.” Это защитит сотрудников от внезапного отказа от этой льготы.
- Дополнительное соглашение к трудовому договору: Добавьте ссылку на пункт о бесплатном питании в коллективном договоре.
- Приказ об организации бесплатного питания: Издайте соответствующий приказ.
- Табель учета рабочего времени: Отмечайте посещение столовой или получение денежной компенсации каждым сотрудником. Это позволит исключить из расчета отсутствующих (командировка, отпуск, больничный).
- Ежедневное меню: Разрабатывайте и утверждайте меню (подпись директора и печать). Убедитесь, что компания может обеспечить приготовление всех блюд. В идеале согласуйте меню с сотрудниками.
Бухгалтерский учет:
Далее следует разобраться с бухгалтерским учетом. Опытный бухгалтер, особенно с опытом в общепите или на предприятиях с бесплатным питанием, знает, как корректно распределить затраты по счетам.
Как провести питание сотрудников за счет фирмы
При выборе оптимальных проводок нужно ориентироваться на то, как именно будет организовано бесплатное питание для сотрудников. Например, предприятие может открыть столовую, но не нанимать профессиональных поваров, а заказывать готовые блюда у сторонних компаний. Разберем 2 варианта, как провести питание сотрудников за счет фирмы с учетом способа его организации.
Оба варианта бухгалтерского учета просты в понимании и не должны вызвать трудностей в работе. Что касается наиболее рационального способа организации бесплатного питания, то здесь не существует универсального ответа. Работодатель сам решает, что выбрать, учитывая свои материальные возможности.
Каждый из вариантов имеет свои преимущества. Заказывая обеды у предприятий общепита, можно рассчитывать на профессиональный подход опытного поставщика и, как следствие, высокое качество приготовленных блюд. Но при этом открытие собственной столовой позволит привлекать дополнительных клиентов и получать доход с продажи обедов.
Налогообложение при организации бесплатного питания
Независимо от способа организации питания бухгалтер должен корректно определить налоговую базу, учитывая новые расходы, если столовая только открылась.
НДФЛ
Если предполагать, что питание, получаемое сотрудником, по сути является доходом в натуральной форме, то НДФЛ с его стоимости должен рассчитываться пропорционально количеству порций, которое работник получил за месяц. Таким образом, НДФЛ будет определяться по каждому отдельно взятому сотруднику.
НДС
У государства и бизнеса нет единого мнения по налогу на добавленную стоимость. Например, ФНС относит бесплатные обеды к безвозмездно выдаваемым товарно-материальным ценностям. То есть НДС нужно уплачивать по определению. Но большинство компаний не согласно с данным убеждением, поскольку считает, что бесплатное питание относится к производственной деятельности, которая прописана в коллективном договоре и соглашениях. Если рассуждать таким образом, уплачивать НДС не требуется. Тем не менее налоговые эксперты все-таки рекомендуют платить НДС, чтобы избежать возможных негативных последствий и чтобы компания могла учитывать «входной» НДС с закупаемых продуктов.
Налог на прибыль
При организации бесплатного питания компания только несет расходы на закупку продовольственного сырья и не получает никакую прибыль, поскольку безвозмездно передает сотрудникам готовые обеды. Но при расчете налога на прибыль предприятие может учесть эти затраты в качестве расходов. Это возможно, если:
- обязанность работодателя предоставлять бесплатное питание прописана в вышеназванных локальных актах;
- работодатель ведет персонифицированный учет этих издержек.
Иначе база для исчисления налога может оказаться некорректной.
Рекомендации работодателям
Бесплатное питание как инвестиция в команду: заключение
Существует множество способов поддержать командный дух и повысить лояльность сотрудников. Организация бесплатного питания – один из них.
Наша статья призвана показать, что этот инструмент доступен для бизнеса и, при грамотном подходе, расходы на продукты не станут обременительными. В то же время, позитивное влияние на отношение сотрудников к работе может быть весьма ощутимым. Вполне вероятно, что бесплатное питание станет одним из положительных воспоминаний о вашей компании. Ведь практика оставлять отзывы о работодателе сейчас достаточно распространена, вы можете прочитать об этом в нашей другой статье. В любом случае, знайте, что организация бесплатного питания поможет создать позитивный имидж компании.