Тема, как говорится, на злобу дня. Вечный вопрос, который стоит перед первым лицом компании: пусть все остаётся как есть, и мы будем (мы - это сотрудники бизнеса) многое делать неудобно, долго и руками? Или потратить деньги на перевод бизнеса на бизнес-процессный подход и/или автоматизацию?
Если мы смотрим на первый пункт (ручное выполнение множества функций без четких регламентов и правил), то видим:
- Сотрудников, которые работают по схеме "так сложилось", причем это "так сложилось" обычно только в голове у исполнителей.
Например,
- Менеджер по закупкам самостоятельно определяет критерии выбора поставщиков, не ориентируясь на требования бизнеса, не ведёт базу поставщиков структурно и в учётной программе, своевременно и в удобном формате и пр.;
- Менеджер по продажам продает товар/услугу компании не пройдя курс обучения по специфике товара/услуги, предоставляя скидки на свое усмотрение, информируя клиента о ценности товара/услуги ориентируясь на свое видение, ведя отчётность в личном файле Эксель и пр.;
- Программист настраивает программу лояльности ориентируясь только на свое видение, без учёта маркетологов и пр.;
- Менеджер-аналитик руками собирает данные из разных баз, соединяя воедино хобот слона и хвост обезьяны, т.е. не сопоставимые или с трудом сопоставимые данные;
- Поток клиентов косметологического центра отслеживается руками администраторов, а не в автоматизированном ПО и пр.
Так в чем же риск для бизнеса?
Первое - риск того, что сотрудники выполняют работу абсолютно не так, как считает правильным и нужным первое лицо бизнеса исходя из стратегии (ну или хотя бы годового плана) развития бизнеса:
- Может не учитываться экономическая составляющая, корпоративные правила общения с клиентами, да и просто могут возникать ошибки из-за того, что множество процессов выполняются руками (так называемый "ручной фактор") и многое другое.
Второй риск - сильная зависимость от сотрудника. Если руководитель не знает как оперативно и без просадки бизнеса поменять сотрудника, то он явно попадает в зависимость.
Вопрос собственнику?
Так что же выбрать?
- Текущий мнимый уют, когда все идёт вроде по накатанной?
- Или создать компанию, где сотрудники будут знать, как и что они должны делать? Где четко очерчены полномочия и зоны ответственности? Где будут настроены системы не избыточного контроля и отчётности? Где будет минимизирован "ручной фактор" и ПО будут связаны между собой, давая объективную и своевременную информацию пользователям?
Если вы выбираете первый вариант, то не забывайте, что рядом с вами, буквально дверь в дверь не спит ваш конкурент, который уж точно не упустит возможность воспользоваться вашими слабостями и, на созданных вашими руками возможностях для него, переманит ваших клиентов перераспределив долю рынка в свою пользу.
Если вы выбираете второй вариант, то дорожная карта развития выглядит следующим образом:
- Углубленный экспертный аудит внутренней среды по направлениям: система целеполагания, ресурсы, организационная структура, система управления и отчётности, система бизнес-процессов, система коммуникаций, результат/продукт бизнеса, ИТ-блок и автоматизация, управление персоналом, корпоративная культура и пр.
- Аудит ближайших конкурентов, а также лидеров, задающих тренды рынка.
- Консолидация исследования и выявление первоочередных, горячих проблем для корректировки, т.е. тех, которые существенным образом влияют на результат бизнеса и/или могут нанести существенный вред компании.
- Формирование, утверждение и запуск проектов по корректировке отклонений.
Важно отметить, что все и сразу охватить не получится, но дорогу осилит идущий. Задавая тренд перехода на бизнес-процессный подход управления компанией, вы запускаете непрерывно работающий конвейер изменений, направленных на формирование и реализацию идей по становлению устойчивого бизнеса, где сотрудники четко знают свой функционал и работают на результат, где уровень автоматизации позволяет избежать множества ошибок и ускорить процесс, а также формирует в глазах клиентов компанию удобную и технологически развитую, т.е. компанию будущего дня.
Есть вопросы по экспертному аудиту внутренней среды? Хотите разобраться, что происходит в бизнесе? Есть желание построить управляемую компанию и масштабироваться? Обращайтесь: https://omikheeva.ru/consulting.
Или просто заполните форму обратной связи на сайте: https://omikheeva.ru/contacts.
Более подробно с составляющими элементами экспертного внутреннего аудита можно ознакомиться здесь.
Кстати, внутренний аудит возможен также и в формате скрытого консалтинга. Подробнее о скрытом консалтинге можете узнать здесь.