С 1 апреля 2025 года обновляются правила документооборота: компании должны учитывать новые требования к счетам-фактурам и первичным документам. Универсальный передаточный документ (УПД) позволяет сократить бумажную работу, но не все контрагенты готовы к его использованию. Разберем, как бухгалтеру грамотно организовать переход на УПД и избежать проблем с налоговой.
1. Как убедить контрагентов использовать УПД
С 2025 года компании на упрощенной системе налогообложения (УСН), которые стали плательщиками НДС, обязаны оформлять счета-фактуры. Это новый процесс для бухгалтеров, что может приводить к ошибкам и задержкам.
Чтобы упростить документооборот, договоритесь с партнерами о применении УПД. Этот документ заменяет счет-фактуру и первичку, а его использование позволяет избежать дублирования данных.
Что важно объяснить контрагентам:
- УПД объединяет счет-фактуру и накладную (или акт).
- С документами в таком формате проще работать, меньше ошибок при сверке.
- Для плательщиков НДС оформляется УПД со статусом "1", а для освобожденных от налога – со статусом "2".
Чем раньше контрагенты начнут применять УПД, тем меньше у них будет сложностей с учетом и сдачей отчетности.
2. Как адаптировать УПД под новые требования
ФНС не утвердила обязательный шаблон УПД. Многие компании используют форму, рекомендованную налоговой в 2013 году, но с учетом новых требований ее нужно доработать.
Что важно учесть:
- Если используете бумажный УПД, добавьте в него все обязательные реквизиты нового счета-фактуры.
- Электронный УПД должен соответствовать актуальному формату 5.03, который становится обязательным с 1 апреля 2025 года.
При составлении УПД важно проверить, чтобы названия товаров соответствовали договору, а все суммы и реквизиты были указаны без ошибок.
3. Как утвердить УПД в учетной политике
Форму первичных документов нужно закрепить в учетной политике компании. Например, можно добавить такой пункт:
"При отгрузке товаров вместо счета-фактуры и накладной оформляется универсальный передаточный документ, содержащий обязательные реквизиты первичного документа и счета-фактуры. По требованию покупателя допускается оформление счета-фактуры и накладной отдельно."
Также бухгалтеру стоит проконтролировать, чтобы контрагенты при переходе на УПД внесли аналогичные правки в свою учетную политику.
4. Как правильно включить УПД в договоры
Если в договорах с партнерами указаны акты или накладные как закрывающие документы, их нужно обновить. В основной договор или допсоглашение можно включить формулировку:
"Стороны договорились, что передача товаров (работ, услуг) оформляется универсальным передаточным документом, содержащим реквизиты счета-фактуры и первичного документа."
Также можно заранее приложить заполненный шаблон УПД к договору, чтобы снизить вероятность ошибок у контрагентов.
5. Как избежать ошибок при заполнении УПД
Некоторые компании отказываются от УПД из-за боязни допустить ошибки. Чтобы убедить партнеров, можно подготовить для них памятку с основными правилами заполнения:
- Название товаров должно полностью совпадать с формулировками в договоре.
- Если товары не подлежат прослеживаемости, в бумажном счете-фактуре можно не заполнять графы 12-14.
- Единицы измерения должны соответствовать классификатору Госстандарта.
- Для плательщиков НДС важно правильно указывать ставку налога: с 2025 года стали доступны ставки 5% и 7%.
Если партнеры понимают, как правильно заполнять УПД, они будут меньше сопротивляться переходу на этот формат.
6. Как бухгалтеру проверить и зарегистрировать УПД
Чтобы избежать претензий со стороны налоговой, бухгалтеру важно тщательно проверять входящие документы.
Основные моменты:
- Дата УПД (строка 1) должна совпадать с датой отгрузки.
- Наименования товаров (графы 1-1б) должны соответствовать договору.
- Количество и сумма (графы 3-4, 5-9) не должны содержать арифметических ошибок.
- Подписи и реквизиты сторон нужно сверить с договором.
После проверки УПД нужно правильно зарегистрировать в учете:
- Для покупателя: УПД со статусом "1" регистрируется в книге покупок в том квартале, когда заявлен вычет НДС.
- Для продавца: УПД вносится в книгу продаж в квартале отгрузки.
Если документ оформлен с ошибками, его придется переделывать, что может привести к задержкам и штрафам.
Вывод
Переход на новые УПД — это не только требование налоговой, но и возможность для бухгалтеров оптимизировать документооборот. Если заранее проработать все нюансы с контрагентами, изменения в 2025 году пройдут без проблем.
А ваша компания уже использует УПД? Напишите в комментариях, с какими сложностями вы столкнулись!
🔔 Подписывайтесь на "Налоговую балалайку", чтобы быть в курсе всех изменений: https://t.me/taxsivkov
💼 Хотите разобраться в налоговой оптимизации? Используйте ИСНК "Сивков НК": www.taxe2020.ru
📚 Читайте книги о налогах ИД "Евгений Сивков": https://clck.ru/37TKQY
🎭 Ознакомьтесь с художественной литературой автора: https://www.litres.ru/author/evgeniy-vladimirovich-sivkov/
🚀 Хотите освоить налоговый анализ и увеличить продажи до 10 млн рублей?
Записывайтесь на супер-курс "Налоговый аналитик с продажами на 10 миллионов": https://taxanalyst.ru
⚡ Узнайте, как подготовиться к повышению налогов в 2025 году: www.taxes2025.ru
#Бухгалтерия #Налоги #УПД #ФНС #Документы #Бизнес2025 #УСН #СчетаФактуры
