Налоговые агенты отчитываются перед налоговой по своему месту учёта, и предоставляя расчёт по форме 6-НДФЛ. Расчёт за 2024 год нужно сдать не позднее 25.02.25, используя форму/форматы/порядок, утверждённые ФНС РФ. Разберем все моменты при заполнении расчёта в «1С:Бухгалтерии 8».
Как сформировать расчет в «1С:Бухгалтерии»
Чтобы сформировать расчёт по форме 6-НДФЛ, отразите доходы физлиц за налоговый период, введите сведения о праве на налоговые вычеты. Отчёт 6-НДФЛ и предназначен для составления расчёта. Можно найти в разделах «Отчёты» — «1С-Отчетность» — «Регламентированные отчеты». В рабочем месте «1С-Отчетность» создайте экземпляр, выберите «6-НДФЛ (с 2021 г.)» и укажите организацию, для которой составляется отчёт, отметьте период, за который составляется этот отчёт. Если у организации есть территориально обособленные подразделения, то заполните расчёт отдельно по каждому и отправьте в налоговый орган по месту нахождения. А чтобы сформировать расчет по всем регистрациям в ФНС России, установите флаг «Создать для нескольких налоговых органов». Выберите налоговые органы, в которых и организация, и подразделения стоят на учете. Нажмите кнопки «Выбрать», еще «Создать». Сформируется расчет для каждой выбранной ФНС России. Проверьте его. А при ручном заполнении для головной организации и еще каждого ее подразделения создайте экземпляр расчета, заполните расчет.
Как заполнить титульный лист в «1С:Бухгалтерии»
В верхней части титульника в поле КПП укажите коды причины постановки на учёт организации (или обособленного подразделения). В поле «ИНН» — идентификационный номер налогового агента. А по умолчанию считается, что здесь и составляется первичный расчёт, а поэтому тут в полях «Номер корректировки» указывается код «0». Далее поля «Отчётный период (код)» и «Календарный год» заполняются автоматически. А для отчёта за 2024 год проставляется значение «34». В поле «Предоставляется в налоговый орган (код)» впишите здесь четырёхзначный код того налогового органа, куда тот отчёт и предполагается. Далее поле «По месту нахождения (учёта) (код)» и заполняется тут согласно Приложению № 2 к Порядку заполнения расчёта.
В поле «Налоговый агент» указывается здесь сокращённое наименование организации (полное название согласно учредительному документу). Если проводилась реорганизация (ликвидация) подразделения, то тогда в полях «Форма реорганизации (ликвидация) (код)», а еще «Лишение полномочий (закрытии) обособленного подразделения (код)», а также еще и «ИНН/КПП реорганизованной организации, лишенного полномочий, закрытого или обособленного подразделения» укажите коды и данные. Сведения (ОКАТО, ИНН, КПП, а также и код налогового органа) и указываются в справочниках «Организации» и «Подразделения». Остальные (наименование налогового агента, телефон, ФИО сотрудника, подтверждающего достоверность, а еще полноту сведений) заполняются здесь и на основании данных справочника «Организации». А если какие-то поля не заполнены и их нельзя заполнить вручную, то значит, в базу не внесены данные. Их надо добавить и нажать «Обновить». А в поле «Дата подписи» проставьте дату подписания отчёта.
Заполнение раздела 1-2 расчета по форме 6-НДФЛ
Раздел 1 содержит данные о суммах исчисленного и удержанного с начала налогового периода налога, о сумме возвращённого налога в разрезе КБК. Указываются: по строке 010 – код бюджетной классификации, по строке 020 – обобщённая сумма удержанного налога. Значения строчки 020 тут равны сумме значений строк 021-026 за отчётные периоды. Строки 021–026 здесь заполняются в зависимости от отчётного периода и положений п. 6 ст. 226 НК РФ, еще п. 9 ст. 226.1 НК РФ. С 2024 года налоговые агенты перечисляют удержанный НДФЛ не позднее 28-го числа текущего месяца, если же НДФЛ удержан с 1-22 число, не позднее последнего рабочего дня года, если с 23-31 декабря. Сумма налога рассчитывается при заполнении документов на выплату и отражается в колонке табличной части. А налог удерживается на дату выплаты при проведении платёжных документов. По строке 030 здесь указывается общая сумма возвращённого налоговыми агентами излишне удержанного НДФЛ. Значение строки 030 тут равно сумме строк 031-036 за отчётные периоды. За 2024 год тут указывается: по строке 031-036 – суммы излишне удержанного налога. Организация может и выплачивать доходы физлицам, не являющимся сотрудниками. Так у организации и возникает обязанность исчислить, удержать и перечислить НДФЛ. При регистрации доходов фиксируются суммы исчисленного, а также и удержанного НДФЛ.
В разделе 2 здесь указываются суммы полученного дохода, исчисленного, удержанного налога нарастающим итогом и с начала налогового периода. Укажите тут: ставку налога в строчке 100, код бюджетной классификации в строчке 105, количество физлиц, получивших доход в отчётном периоде, в строке 110, количество высококвалифицированных специалистов в строке 111, сумму полученного дохода в строке 120 и предоставленных налоговых вычетов в строке 130, а еще налоговую базу по налогу в строчке 131, сумму исчисленного НДФЛ в строке 140, удержанного налога с начала налогового периода в строке 160. По строкам 110-156 все данные за налоговый период включаются по дате получения дохода. Сумма удержанного налога (строка 160) может не совпадать с суммой исчисленного налога (строка 140). Здесь отдельно показывается удержанный налог по доходам прошлого года. Еще и указываются: сумма налога, не удержанная налоговым агентом, в строке 170, сумма излишне удержанного и возвращённого налога в строках 180 и 190. Обязательно нужно следить за контрольными соотношениями между строками данных разделов. А для проверки разделов можно использовать здесь отчёты «Анализ НДФЛ по месяцам», «Сводная справка 2-НДФЛ» и др.
Как заполнить приложение в «1С:Бухгалтерии»
Приложение №1 — «Справка о доходах и суммах налога физического лица» содержит общую часть, разделы 1-4, а также приложение с информацией о доходах и вычетах по месяцам налогового периода. В общей указываются номер справки (формируется автоматом), номер корректировки сведений. В разделе 1 содержатся и все данные физического лица: ИНН, ФИО, статус налогоплательщика, дата рождения, гражданство, еще данные документа, удостоверяющего его личность (через «Сотрудники» и «Физические лица»).
Раздел 2 включает общие суммы начисленного и полученного дохода, еще исчисленного, удержанного налога по ставке. Указываются суммы дохода и налоговая база, вся сумма исчисленного и удержанного налога, авансовые платежи, а также еще другие показатели. В разделе 3 приводятся данные о предоставленных налоговым агентом стандартных, социальных, а также и имущественных налоговых вычетах. А указывается тут код и сумма вычета, реквизиты уведомления налогового органа, код налогового органа, а еще уведомления. Раздел 4 содержит данные о сумме дохода, с которого агенты не удержали налог, и исчисленной сумме неудержанного налога по ставке.
Приложение к справке предоставляет сведения о доходах, начисленных и полученных физическим лицом по месяцам и еще вычетах. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты и не указываются — они приведены в разделе 3 справки. А контрольные соотношения к расчёту за налоговый период и включают сравнение всех строк раздела 2 расчёта со справкой о доходах. Количество физлиц по строчке 110 раздела 2 и должно соответствовать здесь количеству разделов 2 справок с теми же данными.
Как отправить расчет в «1С:Бухгалтерии»
Перед отправкой расчёта в налоговый орган проверьте его на все ошибки с помощью кнопки «Проверка», а также функции «Проверить контрольные соотношения». Если контрольные соотношения выполняются, ошибок нет. При их наличии тут появится детализация. Контрольные соотношения для формы 6-НДФЛ и можно проверять при печати и выгрузке, установив флаг «Проверять соотношения показателей при печати и выгрузке» в отчетах.
Организациям, подающим расчёты в налоговый орган без использования телекоммуникационных каналов связи и через программы уже сторонних производителей, нужно и подготовить файлы для передачи в электронном виде. А для организаций, подающих расчёт на бумажном носителе, нужна печатная форма. Чтобы её сформировать, нажмите «Печать». А для печати машиночитаемых форм с двухмерным штрихкодом PDF417 установите тут единый модуль печати и шаблоны машиночитаемых бланков (включены в состав конфигурации). Форму расчёта можно распечатать и без штрихкода, если в настройках и установить флажок «Разрешить печать без штрихкода PDF417». А по кнопке «Печать» будут доступны варианты: со штрихкодом и без. Во втором же выведется форма отчёта на экран для предварительного просмотра/редактирования. Отредактированный расчёт можно сохранить в виде файлов в каталоге в форматах PDF, XLS, MXL, нажав на «Сохранить».
В регламентированном отчёте есть еще и возможность выгрузить расчёт в электронном виде, согласно формату ФНС России. Перед выгрузкой нужно проверить свой отчёт на соответствие требованиям формата электронного представления. Нажмите кнопку «Проверка», выберите опцию «Проверить выгрузку». Если в данных будут ошибки, то процесс выгрузки остановится. А чтобы продолжить, исправьте их все и повторите выгрузку. Для удобства навигации по ошибкам предусмотрено служебное окно. А чтобы выгрузить отчёт для передачи и через уполномоченного оператора, нажмите кнопку «Выгрузить», укажите каталог. Имя файлу программа присвоит автоматом.
В программах от 1С с подсистемой регламентированной отчётности есть и механизм отправки расчёта в налоговый орган в электронном виде с ЭЦП, если подключёна «1С-Отчетность». Перед отправкой своего расчета нужно провести еще форматно-логический контроль заполнения через функцию «Проверить в интернете». А для отправки нажмите на кнопку «Отправить».