В мире кадрового учета первостепенное значение имеет правильное оформление документов. Обязательные приказы по кадрам — это не просто формальности, это основа стабильной и законопослушной работы любой организации. Каждое решение, задокументированное в приказе, способно влиять на судьбы сотрудников и формировать культуру внутри коллектива.
Представьте себе, что вы — кадровик, и в ваши руки попадает задача подготовить важный приказ. Как правильно оформить его, чтобы он не только соответствовал требованиям законодательства, но и способствовал поддержанию мотивации и доверия в команде? Как избежать распространенных ошибок, которые могут привести к юридическим последствиям?
В статье мы разберем ключевые аспекты обязательных приказов, чтобы каждый кадровик чувствовал себя уверенно и компетентно в вопросах оформления важных документов. Готовы подняться на новый уровень в управлении кадрами? Тогда давайте начнем!
Чтобы научиться правильно и эффективно работать с приказами и кадровыми документами, можно изучить возможности образовательной программы курса “Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3”
Что такое приказ
Приказ — это такой официальный документ, который выдает руководитель, и который обязательный для выполнения подчиненными. По сути, это распоряжение, которое он может отдать в рамках своих полномочий.
В государственных учреждениях нужно следовать определенным правилам ведения документации, включая кадры и основные дела. Вот основные документы, которые это регламентируют:
— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивные дело"
— Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта" (вместе с другими важными стандартами)
— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, который говорит о типовых управленческих документах и сроках их хранения
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, касающееся учетной документации
В частных компаниях с этим все немного проще. С 1 января 2013 года по федеральному закону, каждая организация может сама придумывать свои документы. Главное, чтобы в них были обязательные реквизиты: название, дата, описание операции и так далее. Также нужно указывать ответственных людей и их подписи.
В каждом офисе есть распоряжения от руководителя, которые надо оформлять. Обычно секретарь этим занимается. Но если к нам приходят проверяющие, они просят предоставить определенные приказы, которые обязательно должны быть в компании. Тут может быть риск, ведь часто бывает так, что руководитель издает приказы, которые противоречат закону.
Например, мне как руководителю говорили, что я должна выходить на работу в праздники без доплаты — это называлось "дежурством". Но, как мы знаем, праздничные дни должны оплачиваться в двойном размере. Проверяющий из трудовой инспекции обязательно это заметит и проверит все начисления.
Еще один момент: когда мы подписываем у начальника приказ о новом штатном расписании, его копия должна оставаться у секретаря. Это нарушает Закон о персональных данных.
Важно помнить, что приказы для генерального директора нужно всегда носить лично. Не оставляйте папки с приказами в секретариате "на подпись". Ждите, пока документы подпишут, и забирайте их сами.
Рекомендую в отделе кадров создать отдельные папки: для приказов по кадрам, отпускам, командировкам и основной деятельности. В последней будет храниться вся информация, касающаяся приказов о сотрудниках и обязательных документов.
«Делопроизводство в современной организации. Новый ГОСТ Р 7.0.97»
«Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам»
Какие папки приказов необходимо сформировать
Итак, в каждой организации важно сформировать основные папки приказов по основной и кадровой деятельности.
1. Приказы по личному составу (кадровые документы):
- о приеме на работу,
- о переводе на другую работу (перемещении),
- об увольнении.
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска.
4. Приказы по основной деятельности компании:
- о дисциплинарных взысканиях,
- о совмещении,
- о поощрении,
- об установлении надбавки к окладу,
- об изменении персональных данных работника,
- о присвоении разрядов и классности,
- об изменении условий труда,
- обязательные приказы.
Приказы следует формировать по срокам хранения. Так, приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) сохраняются на 50 или 75 лет, а приказы по отпускам и командировкам — всего 5 лет. После этого составляется акт, и приказы подлежат уничтожению.
Как уже упоминалось, кадровые приказы могут оформляться в свободной форме (при наличии обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд, эти стандарты достаточно удобны и не требуют изменений.
Об обязательных приказах по основной деятельности стоит поговорить подробнее. Эти документы обычно запрашиваются во время проверок, поэтому рекомендую их заранее подготовить и сделать копию, сохранив в отдельной папке, чтобы не пришлось искать в архиве при необходимости.
1. Приказ о подтверждении форм документов
Даже при использовании унифицированных форм документов, обязательно нужно это отразить в приказе. К этому приказу стоит приложить образцы всех форм, о которых идет речь, или разработанные в вашей компании. Также в нем можно утвердить форму трудового договора.
Студенты на занятиях часто интересуются: если после изучения материалов курса выяснилось, что договор нуждается в исправлениях, возможно ли заново подписать его с работниками?
Нет. Договор заключается единожды. Внесенные изменения фиксируются в дополнительном соглашении, а с новыми работниками можно заключить уже обновленные трудовые договоры с изменениями, утвержденными приказом.
Приказ о введении Локально-Нормативных актов
Этот приказ оформляется в день создания компании. При этом существуют предприятия, у которых Локально-Нормативные акты не разработаны.
В таком случае план действий следующий:
1. Издайте приказ о том, что через 2 месяца (или 3 месяца, если есть профсоюз) начнут действовать следующие Локально-Нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании
При необходимости можно добавить дополнительные документы, например, Положение о командировках или Положение об аттестации.
2. Позаботьтесь о том, чтобы все сотрудники были ознакомлены с этим приказом, поставив подпись, и дайте возможность ознакомиться с Актами.
3. Через два месяца подготовьте приказ о вступлении в силу этих Локально-Нормативных актов и снова соберите подписи о том, что работники ознакомлены как с данным приказом, так и с самими Актами.
Если возникнет необходимость внести изменения в эти документы, действуйте аналогично. Имейте в виду, что если Акты были введены в действие Приказом, то изменения также должны происходить путем издания Приказа, а не Распоряжения. Сейчас малым предприятиям предоставлено право не разрабатывать эти Положения и включать их содержание в Трудовой договор. Но, на мой взгляд, удобнее работать с Актами, поскольку численность компании может колебаться, и вам в итоге все равно придется их вводить.
Приказ об утверждении Штатного расписания.
Здесь все очень просто. Вы уже, скорее всего, составляли подобный приказ. Он имеет очень компактную структуру, и некоторые начинающие кадровики добавляют в него дополнительные пункты, такие как отмена предшествующего Штатного расписания и срок его действия, чтобы создать иллюзию серьезности. Однако, как мы обсуждали на наших уроках, у работодателя нет необходимости внедрять Штатное расписание по расписанию. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к приказу — Штатное расписание.
Приказ об утверждении графика отпусков.
Сообщаю, что приказ необходимо издавать не позднее чем за две недели до начала нового календарного года.
Если в организацию устраиваются новые сотрудники после его утверждения, возможно периодическое издание Приказов об утверждении дополнений к графику отпусков. Данный документ является плановым, не относится к Локально-Нормативным актам, и работодатель не имеет обязательства знакомить сотрудников с графиком отпусков.
Приказ о назначении ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.
В ряде компаний данный приказ часто игнорируется, и по умолчанию ответственной считается должность генерального директора, который также подписывает трудовые книжки. При увольнении сотрудника запись в трудовую книжку делает именно назначенное приказом ответственное лицо. Одна из самых частых ошибок в этом приказе заключается в том, что не указано, кто будет исполнять эти функции при отсутствии менеджера по персоналу в офисе.
Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.
Этот приказ является необходимостью для компании, так как по законодательству все персональные данные сотрудников должны надежно храниться и быть недоступными для посторонних. Вспомните известный диалог из фильма «Место встречи изменить нельзя», где Жиглов говорит, что его документы лежат на столе вверх дном. К сожалению, не все, кто посещает отдел персонала, имеют рабочие намерения, некоторые интересуются «новостями». Поэтому документы в отделе кадров должны храниться в запираемых шкафах или сейфах.
Из предыдущего приказа следует необходимость издания нового Приказа об организации работы по защите персональных данных сотрудников.
На первый взгляд может показаться, что нет нужды в отдельном приказе, ведь все понимают, что документы не следует оставлять в беспорядке. Однако в своей практике я сталкивалась с ситуацией, когда менеджер по продажам, общаясь по телефону, попросил у секретаря черновик, на котором сделал заметки. Затем он вошел в кабинет гендиректора для обсуждения условий сделки, и в какой-то момент перевернул лист. Это оказалась испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как видно, подобная небрежность со стороны секретаря совершенно недопустима.
Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.
Согласно действующему законодательству, мы должны вести учет военнообязанных граждан. Это значимая и ответственная работа. Учет может проводить как выделенный сотрудник, так и работник отдела кадров, которому поручены эти функции. Это и обуславливает необходимость издания соответствующего приказа.
Согласно действующему законодательству, все приказы должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть любой, однако необходимо соблюдать обязательные разделы: порядковый номер, номер приказа, дата издания и краткое название. Рекомендую добавить раздел «Примечание» для уточнения информации о конкретном сотруднике, что упростит поиск. Если вы ведете делопроизводство в программе (например, 1С), все приказы, кроме тех, что относятся к основной деятельности, будут автоматически нумероваться, и вы сможете распечатать Журнал приказов.
Иногда, приходя на новую работу, вы сталкиваетесь с ситуацией, когда кадровое делопроизводство велось нерегулярно, и вам остаются приказы с номерами 1, 2, 6, 8, 15 и так далее. Пропущенные номера отсутствуют, и восстановить их невозможно. В данном случае в журнале регистрации приказов указываем: «Приказы с № 3 по № 5 — отсутствуют».
Что делать, если два приказа имеют одинаковый номер? Можно использовать дробь с дополнительным номером, однако такие ситуации привлекают внимание проверяющих органов. Какие еще приказы мы оформляем в процессе работы?
— Приказы о дополнительных обязательствах сотрудников по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, с указанием причин и согласия работника;
— Приказы о дисциплинарных взысканиях. Часто встречаемая ошибка — это наложение денежного штрафа на работника, что запрещено законом. Как правильно оформить такие приказы? Приходите на мой курс, где мы подробно это разберем;
— Приказы о премиях;
— Приказы о работе в выходные и праздничные дни и др.
Также существуют обязательные приказы по охране труда, но это отдельная тема. Главное правило: печать на внутренних документах компании не ставится! Обратите внимание: приказ должен подписывать руководитель или уполномоченное лицо, а факсимильные подписи не допускаются.