Как сэкономить время менеджера на 96%? Автоматизация документооборота для проектного бюро

Представьте, сколько времени ваши менеджеры тратят на рутинное создание документов, вместо того, чтобы заниматься действительно важными задачами. Именно с такой проблемой столкнулось наше клиентское проектное бюро.

Проблема: Менеджеры тратили большую часть своего рабочего времени — до 60% — на создание типовой проектной документации. Они вручную правили документы, заполняли реквизиты клиентов, вносили данные о проектах. Из-за человеческого фактора возникали ошибки и опечатки, которые кратно увеличивали время на подготовку документов. Этот скучный и монотонный процесс приводил к выгоранию и снижению мотивации.

Решение: Мы внедрили автоматизированное создание типовой документации с помощью Битрикс24. Разработали 15 шаблонов наиболее часто используемых документов, включая договоры, сметы, технические задания. Внедрили автоматическое заполнение переменных внутри шаблонов — от реквизитов клиентов до данных по проекту.

Результат: Теперь менеджеры могут создавать многостраничные комплекты документов всего в один клик. Эта задача, которая раньше отнимала в среднем 2 часа на документ, теперь выполняется за 5 минут. Экономия времени составила 96%. Человеческий фактор полностью исключен, ошибки сведены к нулю. Менеджеры освобождены от монотонной работы и могут сосредоточиться на более важных задачах, таких как общение с клиентами и развитие новых проектов.

Вывод: Этот кейс показывает, как автоматизация рутинных процессов не только экономит время, но и повышает качество работы, снижает риск ошибок и улучшает мотивацию сотрудников. Мы превращаем скучную работу в продуктивное время, а ваше бюро становится более эффективным и конкурентоспособным!

В нашем телеграм-канале мы регулярно делимся полезными фишками и инструментами, заглядывайте!